Asunto: Informe de fin de gestión
En atención al oficio PDRH-1840-2009 del Proceso de
Dotación de Recursos Humanos con fecha con fecha 20 de Octubre del 2009, y en cumplimiento
con el Artículo 12 de la Ley de Control Interno, me permito rendir el informe
de gestión del periodo 01-04-2009 al 18-09-2009
en que estuve designado en el puesto de Encargado del Centro Regional
Polivalente de Santa Cruz Guanacaste.
Introducción.
En mi calidad de Encargado de ese Centro de Formación
; junto con los colaboradores que me
acompañaron nos dimos a la tarea de:
·
Promoción,
selección y ejecución de las acciones formativas establecidas en el PASER 2009 para
el Centro de Formación de Santa Cruz.
·
Acatar
y ejecutar fielmente las disposiciones administrativas y de calidad de la
Institución
·
Alcanzar
en forma progresiva el 100% de las metas
en SCFP. propuestos por el Centro de Formación.
·
Realizar
por parte del personal Técnico y a través de las diferentes modalidades con que
cuenta el Instituto, una formación Integral que le diera las herramientas
necesarias a nuestros estudiantes para que se incorporen activamente con mayores conocimientos,
habilidades y destrezas al campo laboral.
·
Suministrar
a los usuarios internos y externos, un servicio ágil y oportuno de información
sobre el quehacer institucional.
Actualmente
el Centro cuenta con el siguiente personal según la relación de puestos emanada por la Unidad de Recursos humanos.
1
Asistente administrativa
2
Encargados de Proyectos (divididos por sectores productivos)
2
Trabajadores operativos para la finca ( a uno de ellos se le recargo el control
de inventarios ); la otra persona por orden de Carlos Chacón y Rolando Morales
se trasladó para apoyar labores en el Almacén Regional de Liberia).
3
docentes de Informática.
1
docente de Tecnología de materiales
1
Encargado de Centro
I. Referencia sobre la labor sustantiva
institucional o la unidad a su cargo según corresponda al titular subordinado
El Artículo 2º, de la
Ley Orgánica del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) establece que el INA
“...tendrá como finalidad principal promover y desarrollar la capacitación y
formación profesional de los trabajadores, en todos los sectores de la
economía, para impulsar el desarrollo económico y contribuir al mejoramiento de
las condiciones de vida y de trabajo del pueblo costarricense”.
1. Deberes asignados a la Jefatura del Centro Regional
Polivalente de Santa Cruz
Según el artículo 44
del Reglamento Autónomo de Servicios del
INA, quienes cumplan funciones
de jefatura o supervisión, estarán sujetos a los deberes propios de su
condición, entre los cuales estarán:
a. Supervisar las labores de los servidores
sometidos a su jerarquía, tanto en el aspecto técnico como en el
administrativo.
b. Informar periódicamente a su superior
inmediato sobre la marcha de la unidad y en
forma inmediata cuando ocurra un hecho extraordinario o que requiera
pronta atención.
c. Cuidar de la disciplina y asistencia de
los servidores bajo su responsabilidad, informando al Proceso de Soporte
Administrativo de la Unidad de Recursos Humanos, de las ausencias e
irregularidades graves que en tales materias se presenten.
d. Velar porque todos los servidores lleven al día sus
labores, tomando las medidas
pertinentes para corregir los atrasos injustificados.
e. Velar porque los servidores se presenten
a laborar vestidos correctamente.
f. Dictar las disposiciones necesarias para
el trabajo de su unidad y someterlas a la
aprobación del respectivo superior.
g. Atender con prontitud las observaciones
y quejas planteadas por los subalternos.
h. Calificar anualmente a sus subalternos
de conformidad con el Reglamento vigente.
i. Velar por el cuido y mantenimiento de
los bienes a su cargo.
j. Velar porque los subalternos a su cargo
cumplan con las disposiciones de este
Reglamento.
Con base en el Reglamento, cabe destacar
que se cumplió con los deberes propios de las funciones de jefatura del Centro
Regional Polivalente de Santa Cruz, ya que a pesar de que han existido
múltiples dificultades entre las que se puede mencionar la constante ausencia
por incapacidad de algunos funcionarios, falta de mobiliario adecuado y otras
carencias para desempeñar el trabajo, se ha realizado un esfuerzo importante
para lograr los resultados alcanzados en un período que no alcanzó los 6 meses,
debido a incapacidad por accidente y traslado de mi persona a otro puesto.
II. Cambios habidos en el entorno durante su
gestión incluyendo los principales cargos en el ordenamiento jurídico que
afectan el quehacer institucional o de la Unidad según corresponda
El informe final de gestión, tiene
como fundamento jurídico:
·
El
artículo 11 de la Constitución Política.
·
Ley
de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos.
·
Ley
General de Control Interno.
·
Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República.
·
Ley
de Aprendizaje.
·
Ley
Orgánica del Instituto Nacional de Aprendizaje
·
Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la
Función Pública.
Cabe destacar los principales cambios
habidos en el ordenamiento jurídico que afectan el ámbito institucional en el
período que abarca la labor en la Jefatura del Centro Regional polivalente se
refieren a la modificación de la Ley General de Control Interno, Ley 8292 del
31 de julio de 2002, publicada en el Diario Oficial La Gaceta 169 del 04 de
setiembre de 2002. Esta ley implanta o
modifica a nivel de la Administración Pública los planes estratégicos, plazos
de prescripción de procedimientos administrativos, evaluación de resultados,
rendición de cuentas y otros aspectos como el sistema de valoración de riesgo.
También es importante mencionar la
intervención que sufre la Dirección Regional Chorotega, donde la Encargada
(Carmen Solano M) es separada de su cargo, haciéndose cargo de esta el Señor
Rolando Morales Aguilera.
III. Acciones emprendidas para establecer, mantener,
perfeccionar y evaluar el sistema de control interno, al menos durante el
último año.
Las acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y
evaluar el sistema de control interno, en materia del cumplimiento de control
interno se ejecutaron las siguientes actividades.
- Conformación
de una comisión regional del la cual eran integrante activa de la misma.
- Capacitación
recibida en la Ley de control interno, la cual llegó a los funcionarios
de toda la Regional.
- Participación
activa de todos los Encargados de los Centros en las reuniones
relacionadas con el tema de control interno.
- Evaluación
y Seguimiento a lo ejecutado y pendiente del plan de acciones de mejora
de la Unidad Regional.
- Implantación
de procedimientos e instrucciones de trabajo y formularios establecidos
por el sistema de calidad. Unificar e
Implementar los controles en las actividades sustantivas del
Centro.
- Es de
informar que a nivel particular, se establecieron algunas medidas de
control con el fin de cumplir lo indicado en el Reglamento Autónomo de
Trabajo, en el artículo 44 inciso c, esto debido a que el centro no
cuenta con servicio de comedor y los funcionarios salen de las
instalaciones en el tiempo de café y almuerzo y había antecedentes de que
no se cumplía lo establecido en lo referente a los tiempos de tomar
alimentos, para esto se contaba con la colaboración de la seguridad
presente en la casetilla de entrada (en la regional por ejemplo se dictó
algo similar con el oficio URCH-RH-0229-2009).
- También
se dictaron algunas medidas de control en lo referente a salvaguardar los
bienes institucionales como era el hecho de revisión de bolsos, reporte
de equipos y revisión minuciosa de vehículos; aunque esto no les gustara a
los funcionarios debido a que eran medidas que nunca se habían
implementado en este centro.
- Importante
es de mencionar que el servicio de teléfono tenía un costo muy elevado y
por ello y tomando en consideración que a pesar de las recomendaciones de
uso adecuado de éste el importe seguía siendo alto, una vez que se
instaló una central telefónica, se le asignó a cada funcionario un código
lo cual hizo que la facturación telefónica bajara a un 40% de lo que se
estaba gastando. Cada vez que un funcionario llegaba al centro se le
asignaba un código con el cual podría realizar las llamadas necesarias.
El plan era de mostrarle los reportes mensuales a los funcionario en las reuniones
mensuales.
Administración de recursos
financieros asignados durante su gestión.
En relación con el
Presupuesto es de mencionar que el centro de costo de Santa Cruz, durante el
período, contó con los recursos financieros necesarios para tanto para los
gastos operativos, como para el desarrollo de las acciones formativas propuestas.
De mencionar, que este
presupuesto ha sido insuficiente para cumplir con todos los gastos necesarios.
Por lo que la Regional Siempre ha manejado cuentas, como es el caso de
Instrucción Técnica con la que ha pagado todos los Servicios de Instrucción de
todos los Centros de Formación incluyendo los de éste Centro.
En cuanto a la cuenta
de viáticos, las veces que se necesitó fue
reforzada por la Regional, esto porque una gran mayoría de docentes son
asignados de la regional o los núcleos.
Así como también en la
cuenta de 601 de becas ya que cada año se ha incrementado la cantidad de
estudiantes becados. Con relación a este punto es necesario tomar en cuenta que
la población estudiantil sigue creciendo y se hace necesario contar con una
trabajadora Social permanente los cinco días a la semana para que se puedan
atender todas las solicitudes de Beca y dar una respuesta de apoyo económica
ágil y oportuna a nuestros estudiantes de mayor lejanía y de muy escasos
recursos económicos.
Principales logros alcanzados
Entre los logros durante mi gestión puedo indicar que
el cumplimiento de las metas se logró en un 100%. (hay que considerar que ya el
año había empezado cuando fui designado y también que no cumplí todo el año en
el puesto).
*
Como un detalle específico observamos los
resultados obtenidos en el año 2009.
|
|
Programado
|
|
SCFP programados Abril 09
|
296
|
|
SCFP programados Setiembre 09
|
333
|
|
SCFP nuevos
|
37
|
Como se puede observar la
cantidad acciones formativas se incrementó considerablemente lo que se
justifica en varios aspectos:
a)
La gran demanda de capacitación que presenta
esta Unidad Regional, conlleva la necesidad de crear nuevas acciones a lo largo
del año para lo cual muchas veces se deben gestionar recursos ante los Núcleos Tecnológicos y otras
instancias, con la finalidad de poder satisfacer la demanda.
b)
Las buenas relaciones que se mantuvieron con
los representantes de Núcleos, hizo posible la adjudicación de nuevos docentes
y por ende de nuevos programas o acciones formativas.
Otras
acciones realizadas
·
El
día 4 de Abril se realizó una primera reunión con los personeros de Inversiones
Camarias S A y se detectó que no estaban cumpliendo el contrato firmado con la
institución, principalmente en hacer la realización del trabajo tal como se
establece en el Procedimiento de Gestión de Calidad denominado P URM PSG 03,
específicamente lo referido al punto 6 y también las cláusulas quinta, sexta y
sétima; por lo que se giraron las instrucciones necesarias para aplicarlas o
bien corregir la situación. Es de mencionar que esta acción desencadenó en un
malestar por parte de los personeros de la empresa, sin embargo es de mencionar
que al final, se pudieron corregir.
·
Se elaboró listado de
requerimiento de equipos en las cuentas 5.
·
Se logró reducir el
listado de SCFP sin procesar y sin liquidar a prácticamente cero (0), sin
embargo aquí es de mencionar que se tuvo que apoyar la labor de los encargados
de proyecto, en vista que las personas encargadas de esta labor en el Centro de
Santa cruz les cuesta dominar los sistemas y procedimientos, eso a pesar de que
se han enviado a capacitación.
·
Se puso en orden los
contratos de instrucción técnica que estaban a cargo de este centro; específicamente
el contrato con CLÑIP de Cartagena (ya finalizó) y con la ULICORI el cual está
vigente. Ese orden se refería a matrícula, supervisiones, cortes de matrícula
para pago de adelantos, etc; lo anterior debido a que antes de abril no se
manejaba ordenadamente.
·
Se elaboró el presupuesto
del año 2010, según los lineamientos y disponibilidad brindado por la Unidad
Regional Chorotega.
·
Se trató de ordenar hasta
donde se pudo lo referente al pago de viáticos, ya que habían docentes que salían
o entraban en días no hábiles y cobraban conceptos que no correspondían, como
almuerzos o cenas y dormidas los domingos. Por ello se quitó la segunda firma
con tal de tener un mejor control de los gastos aprobados.
·
Se inició el proceso para
la contratación de docentes en el área de inglés, en vista que por una
situación de renuncia no se pudo cumplir con las cooperativas del cantón para
abrir un programa de capacitación en esa área, por ello, a través del Proceso de Recursos humanos de
Liberia se inicio la contratación que
desembocó según me enteré en la apertura de un programa de Inglés en
Coopeguanacaste R L.
1. Estados
de los proyectos más relevantes al
inicio de su gestión y de los pendientes de concluir
Para el año 2009
estaban programados a desarrollar dos proyectos de mejoramiento en la
infraestructura del CRPSC, sin embargo a uno de ellos , por un mal
procedimiento del área de Licitaciones Regional, no se pudo realizar en el
tiempo en que estuve al frente del centro, esto porque se siguió con el proceso a pesar de ninguna
de las ofertas presentadas se debía considerar para el estudio. En el caso de los otros proyectos, éstos no
llegaron siquiera a convocarse, por lo que es importante tomar en consideración
lo indicado en el punto de sugerencias para desarrollar esos proyectos tan
necesarios para mejorar las condiciones de infraestructura del CRPSC.
2. Sugerencias
para la buena marcha de la institución o de la Unidad a su cargo.
·
Velar por el cumplimiento de lo dispuesto en
los contratos con la Seguridad y Vigilancia así como con la empresa que brinda
la limpieza en las instalaciones del Centro Regional Polivalente de Santa Cruz.
·
Simplificar el uso del vehículo asignado al
CRPSC, ya que el hecho de tener la autorización de parte de la Unidad Regional,
hace que el trámite de asignación sea engorroso ya que hay que trasladarse 120
kms (ida y vuelta) a Liberia para traer la boleta de uso del vehículo.
·
Para que en un futuro cercano se pueda ampliar
las Instalaciones y poder contar con los talleres necesarios para atender
oportunamente las necesidades de capacitación manifestada por nuestro usuarios.
·
Hacer las modificaciones necesarias para que se
le “meta” dinero a las cuentas de proyectos y se puedan ejecutar proyectos
prioritarios para el Centro como lo son:
Mejoramiento y adaptación de los baños y servicios, Instalación de un Sistema Hidroneumático en
las instalaciones, pintura total del CRPSC,
cerrado con malla y tapia del centro.
·
Coordinar con la Municipalidad de Santa Cruz,
con el fin de pavimentar o adoquinar la calle de acceso al Centro (desde el
SILOR hasta la entrada del INA).
·
Es importante realizar alguna estrategia para
que los Instructores no tengan que ir a la Regional a realizar la liquidación
de Viáticos, ya que eso les demanda perder todo el día y deben suspender
lecciones.
3. Observaciones
sobre otros asuntos de actualidad que a criterio del funcionario la instancia
correspondiente deberá aprovechar
·
Aprovechar los conocimientos, la experiencia y el
compromiso del Recurso Humano con que se cuenta en la Institución para
hacer que la razón de ser de nuestra Institución se fortalezca cada día
más.
·
Fortalecer los canales de comunicación para los
demandantes de los servicios de capacitación y formación profesional. con el
objetivo de lograr un mejor servicio a nuestros clientes internos y externos.
·
Mayor apoyo de las Unidades de Recursos
Humanos, y jefaturas para la implementación de medidas que tengan que ver con
el control interno y cumplimiento de los dispuesto en el Reglamento Autónomo de
Trabajo (en mi gestión en vez de apoyo recibí críticas).
·
Aprovechar las organizaciones públicas y
privadas demandantes de servicios de capacitación y formación profesional en
los diferentes sectores económicos.
·
La experiencia y el compromiso del recurso
humano.
·
Aprovechamiento máximo de la capacidad
instalada, no sólo en el área de Informática, sino en Inglés, Electricidad,
Aire acondicionado para así aprovechar los laboratorios instalados.
·
Fortalecer las competencias del equipo humano
con el objetivo de lograr un mejor servicio a nuestros clientes internos y
externos.
·
Tomar las medidas correctivas necesarias con el
propósito de tener una mejora continua de aquellos aspectos que falta por fortalecer como es la entrega
de información a los entes públicos y privados, la coordinación oportuna con
los entes públicos y privados a quienes van dirigidos los servicios de
capacitación y formación profesional (Promoción de los SCFP).
·
Fortalecer el trabajo en equipo, aprovechando
las fortalezas que cada compañero tiene y fortaleciendo sus debilidades para el
logro de los objetivos y metas del Centro Regional Polivalente de Santa Cruz y
por ende de la Unidad Regional.
·
Seguir con la propuesta de realizar reuniones
mensuales para la planificación de labores, solucionar situaciones presentadas
y mejorar la comunicación entre los compañeros.
4. Estado
actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión
le hubiera girado la Contraloría General de la República, algún otro órgano de
control externo o la Auditoría Interna.
Sobre las
recomendaciones tanto de la Contraloría como de la Auditoría Interna, éstas se
han acatado en un 100%. No quedan pendientes.
Cordialmente,
Henry Rodríguez Espinoza MSc
Núcleo Agropecuario
Ci/ Lic. Timoteo Fallas
García, Encargado Proceso de Dotación
