31 de enero del 2006

AL-150-2006

Lic. Róger Carvajal Bonilla

Presidente Ejecutivo

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Estimado señor:

ASUNTO: INFORME FINAL DE GESTION COMO ASESORA LEGAL DEL INSTITUTO

Conforme con lo dispuesto en el artículo 12 inciso e de la  Ley de Control Interno No. 8292 me permito rendir el informe correspondiente a mi gestión como Asesora Legal que va desde el 16 de julio de 2004 al 31 de enero del 2006.

Se toma como base para la elaboración de este informe la resolución R-CO-61 de la Contraloría General de la República, publicada en el Diario Oficial La Gaceta No. 131 del 7 de julio del 2005 y el oficio PDRH-2202-05 de la Unidad de Recursos Humanos de este Instituto.

1- LABOR SUSTANTIVA DE LA ASESORIA LEGAL

Esta es una unidad de apoyo administrativo, subordinada directamente de la Presidencia Ejecutiva. Tiene dentro de sus funciones principales el asesorar en materia jurídica a las autoridades superiores del Instituto y a las demás dependencias administrativas.  Es la encargada de realizar estudios, asesorías y servicios profesionales en materia legal.

El ámbito de acción de esta unidad es sumamente amplio,  y cubre a una gran cantidad de usuarios internos y externos, lo cual  hace que cuente con una gran demanda de trámites propiamente y de asesorías constantes.

Dentro de las principales funciones asignadas están:

1-    Velar porque las actuaciones de la Administración  de cualquier forma que se materialicen, se ajusten al ordenamiento jurídico.

2-    Atención de todo tipo de juicios y acciones que se tramitan en diferentes instancias judiciales.

3-    Gestionar cobros administrativos por pérdida de bienes.

4-    Elaboración de convenios interinstitucionales y con particulares.

5-    Elaboración de normativa interna, tales como reglamentos, manuales, etc.

6-    Realizar procedimientos sanciona torios a funcionarios o empresas

2- CAMBIOS DEL ENTORNO

En lo que corresponde a esta Unidad es de gran relevancia la innovación en materia normativa y jurisprudencia ya que incide de manera directa en la actuación de la Asesoría.

Así, por ejemplo, se tiene la promulgación de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley No.8422 del 6 de octubre del 2004 y su Reglamento.

Ley 8422 del 6 de octubre del 2004, reforma al art. 22 de la Ley de Contratación Administrativa,

Decreto No.31658-H del 1 de marzo del  2004, que modifica el Reglamento General de Contratación Administrativa.

Resolución  de  las 10 hrs del 5 de noviembre del 2004 de la Contraloría General de la República, Gaceta 221 del 11 de noviembre del 2004,   relacionada con la razonabilidad de precios en contratación administrativa.

Resolución No. R-CO-09 de las 12 hrs del 8 de febrero del 2005, de la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta 34 de 17 febrero del 2005, que modifica los límites económicos para la determinación del tipo de concurso  y recursos.

Resolución R-CO-10 de las 15 hrs del 9 de febrero del 2005 la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta 34 de 17 febrero del 2005, que modifica los límites para refrendo de contratos.

Los criterios jurisprudenciales emitidos por la Contraloría General de la República, Tribunales de Justicia, Procuraduría General de la República, son elementos del entorno que orientan en gran medida la actividad que despliega esta Unidad.

La Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, obligó a efectuar modificaciones a carteles de compra de suministros, del programa de contratación de servicios de capacitación y formación profesional y también del sistema de capacitación mediante instrucción técnica. Fue necesario además, considerarla en cada uno de los dictámenes legales de licitaciones y pliegos y en los refrendos requeridos.

Originó también, la atención de numerosas consultas telefónicas y escritas y la aplicación de nuevas conductas sancionables y plazos de prescripción de la responsabilidad del funcionario. Incidió directamente en los procedimientos disciplinarios y de cobro administrativo.

Las resoluciones emitidas por la Contraloría General de la República y las modificaciones a los límites económicos para la determinación del tipo de procedimiento, tipo de recurso aplicable y refrendo, afectan  nuestra actividad en razón de que son criterios esenciales aplicables y que deben ser valorados en cada uno de los casos sometidos a nuestro conocimiento, relacionados con contrataciones en el sector público.

3. ESTADO DE LA AUTOEVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y ACCIONES EMPRENDIDAS

La Asesoría Legal estableció una serie de acciones tendientes al fortalecimiento del control interno las cuales se han ido ejecutado en los plazos establecidos.

Mediante oficio AL-1913-2005 se remitió el informe correspondiente a la Gerencia General, en el cual se denota una conducta activa y organizada de esta Unidad, quedando aún varias actividades por ejecutar, las cuales se encuentran en plazo.

Dentro de las actividades de control se ha logrado establecer formularios y documentos estandarizados que permitan un trabajo más ágil y un ambiente de control.

Se han efectuado considerables esfuerzos por obtener un adecuado uso del Sistema de Asesoría Legal (SAL), se ha procurado adaptar el Sistema, en la medida de lo posible, a la realidad de esta  oficina, todo en estricta coordinación con la Unidad de Informática  y Telemática.

Se han hecho gestiones relacionadas con el requerimiento de estudios sobre cargas de trabajo y salud ocupacional de esta Unidad, con la finalidad de tener una base técnica para poder determinar factores que repercuten en el óptimo rendimiento laboral de esta dependencia administrativa.

Algunos procedimientos internos que regulan los trámites más usuales de esta Asesoría, se han documentado bajo el sistema de gestión de calidad a través de procedimientos e instrucciones, los cuales se han divulgado e implementado.

La Asesoría ha sido vigilante en la custodia de la información que procesan sus funcionarios a través del respaldos informáticos y ha efectuado gestiones en coordinación con el archivo institucional para dar solución al problema de manejo documental y archivo de documentos y expedientes.

Debido a la gran demanda de consultas verbales se estableció un rol de consultas para los abogados y se implementó un documento de control de estos requerimientos, para valorar a corto plazo el tiempo invertido en ello y el tipo de consulta y usuario que la requiere a fin de que a futuro esta información pueda servir para la toma de decisiones sobre el particular.       

En materia de convenios institucionales se está trabajando en un manual que los regule, se ha coordinado con las diferentes unidades gestionantes a fin de estandarizar, en la medida de lo posible, los documentos en que se plasman los convenios y los procedimientos. Se estableció desde el año pasado una numeración y clasificación de convenios como una medida de mayor control.

La Asesoría Legal ha establecido también controles adicionales en lo que corresponde a la tramitación de dictámenes legales, refrendos y atención de recomendaciones de auditoría.

Esta Unidad también ha procurado mantener actualizada la base de datos normativa relacionado con el quehacer institucional y que se encuentra en la Intranet, facilitando, de esta forma, una herramienta ágil de fácil acceso. En este mismo sentido se  ha creado normativa relevante a nivel Institucional tal y como lo es el Reglamento de Venta de Bienes y Servicio del Instituto Nacional de Aprendizaje, que es de suma importancia y abre nuevas posibilidades de acción y proyección institucional. Se efectuaron modificaciones al reglamento de contratación de servicios de instrucción técnica. Se encuentran elaborados  proyectos de Reglamento para el funcionamiento de la Junta Directiva, Comités de Enlaces, Uso de uniformes, kilometraje, uso de medios informáticos, rendimiento de cauciones, se elaboró una propuesta de Código de Ética para el cumplimiento de lineamientos sobre control interno, entre otros, que procuran actualizar la normativa institucional.

El levantamiento de una base de datos  actualizada en materia de cobro judicial, es un logro relevante de esta Unidad, y de gran importancia en este momento en donde dichos asuntos están siendo trasladados al Proceso de Inspección y Cobros.

Se hicieron ingentes esfuerzos en materia de capacitación al personal, estableciéndose una serie de cursos de actualización jurídica en las áreas más importantes tales como Derecho Constitucional, Administrativo, Laboral, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito, entre otros, impartidos por la Universidad Estatal a Distancia, Contraloría General de la República, Procuraduría General de la República, etc., lo cual redunda en la calidad del servicio prestado.

Se fomentó el acercamiento entre el personal administrativo y técnico, coordinando directamente con el Gestor Tecnológico a fin de implementar a partir de este año un plan para designar técnicos,  ofrecerles capacitación y asesoría directa en lo referente a la emisión de dictámenes técnicos y una labor mucho más coordinada con el personal administrativo, entre ellos el abogado responsable del trámite, a fin de obtener una mayor optimización de los recursos humanos y materiales de este Instituto, y reducir los tiempos de los diferentes trámites.

4.CUMPLIMIENTO DE METAS  Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Esta Asesoría ha alcanzado altos porcentajes de las metas propuestas, no obstante por la particularidad  y diversidad de trámites que a diario se demandan se ha procurado buscar un sistema de evaluación que refleje de manera real su actividad y sobre el cual, sin embargo, se imponen adecuaciones periódicas.

El manejo presupuestario según se desprende de los diferentes informes mensuales remitidos por la Unidad de Recursos Financieros, son satisfactorios. Se ha procurado un eficiente y adecuado uso de todos los recursos asignados.

De esta forma,  se evidencia del presente informe, una posición activa, siempre en procura de la optimización de recursos  institucionales de esta Unidad, y con el objeto de alcanzar los mejores resultados tendientes a que el actuar de este Instituto se dé dentro el bloque de legalidad.

Atentamente,

Licda. Marilú Aguilar González

Asesora Legal

Cc  Unidad de Recursos Humanos

            UTEFOR, se anexa además  formato electrónico