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La
Gaceta Nº
161 — Jueves 23 de agosto del 2007
INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
REGLAMENTO DE
PROVEEDORES
DEL INSTITUTO
NACIONAL DE APRENDIZAJE
CAPÍTULO l
Disposiciones
generales
Artículo
1º—Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto establecer los
procedimientos, requisitos de ingreso, uso y organización del Registro de
Proveedores del Instituto Nacional de Aprendizaje, con base en lo dispuesto
en el artículo 46 de la Ley de Contratación Administrativa.
Artículo
2º—Definición y ámbito de aplicación.
Definición: El Registro de Proveedores
es un instrumento donde se inscribirán todas las personas físicas y jurídicas
que desean participar en los procesos de contratación administrativa de la
institución.
Ámbito
de aplicación:
El Registro de Proveedores es un instrumento de consulta obligatoria, en el
que se inscribirán las personas físicas y jurídicas que desean participar en
los procesos de contratación administrativa que corresponda, de manera que se
encuentren debidamente acreditados y evaluados en forma integral y particular
para un determinado tipo de concurso, en cuanto a su historial, sanciones,
capacidad técnica, financiera, jurídica y cualquier otra que resulte
indispensable para una adecuada selección del contratista y del interés
público.
CAPÍTULO
II
Artículo
3º—Organización del Registro de Proveedores. El Registro de
Proveedores está organizado de manera física, mediante expedientes
individuales para cada proveedor, debidamente numerado con el código de
identificación correspondiente a cada uno y respaldados en un sistema
automatizado de datos.
Artículo
4º—Información del Registro. El Registro estará compuesto por los
datos aportados por los proveedores. La información contenida en el Registro
de Proveedores es de libre acceso, puede consultarse de manera personal,
telefónica o electrónica en las oficinas del Proceso de Programación y
Control de Operaciones.
No
se entregará la base de datos completa a ninguna empresa privada, pero la
Administración podrá celebrar acuerdos de intercambio de información con
otras entidades de sector público.
Artículo
5º—Datos contenidos en el Registro. El Registro de Proveedores
contendrá dos tipos de datos, los datos generales del proveedor y los datos
de los bienes y/ o servicios ofrecidos.
Los
datos que el proveedor debe acreditar son: nombre, razón o denominación
social, cédula física o jurídica según corresponda, número de teléfono,
número de fax, expresamente autorizado como medio para notificaciones,
dirección física y dirección electrónica, apartado postal, representantes,
propiedad de acciones, medio para recibir notificaciones, indicación de si es
PYMES y su categoría, fecha de inscripción, estado del proveedor, país de
origen y algún otro dato que la Administración considere oportuno y necesario
solicitar.
Los
datos de los bienes y/o servicios ofrecidos serán: una descripción detallada
de los bienes o servicios que ofrece cada proveedor, en relación con las
agrupaciones de bienes y servicios definidas en la institución. El interesado
deberá demostrar la afinidad de su giro comercial con el bien o servicio que
pretende ofrecer, a través de contrataciones que haya celebrado ya sea con el
sector público o con el sector privado, mediante documento escrito de la
empresa o institución a la que le brindó el servicio, firmado por la persona
competente de la institución a la que se le brindó el servicio.
La
Administración no asumirá ninguna responsabilidad por la exactitud o
veracidad de la información que se le suministre, de frente al propio
solicitante o terceros, ni con respecto al uso de patentes, marcas, derechos
de uso y distribución de bienes o servicios, de modo que se asume que el
solicitante cuenta con los requisitos legales en el país o en el extranjero
para inscribirse en las categorías correspondientes.
MODIFICACIÓN
ARTÍCULO 5 DEL REGLAMENTO DE PROVEEDORES DEL INA
En
la sesión Nº 4366 celebrada el 11 noviembre de 2008, la Junta Directiva,
acordó aprobar la modificación al artículo 5 del Reglamento de Proveedores
del INA, según consta en el acta de esa sesión, artículo VII, para que en
adelante diga así:
Artículo 5º—
Datos
contenidos en el Registro
El
Registro de Proveedores contendrá dos tipos de datos, los datos generales del
proveedor y los datos de los bienes y/ o servicios ofrecidos.
Los
datos que el proveedor debe acreditar son: nombre, razón o denominación
social, cédula física o jurídica según corresponda, número de teléfono,
número de fax, expresamente autorizado como medio para notificaciones,
dirección física y dirección electrónica, apartado postal, representantes,
propiedad de acciones, medio para recibir notificaciones, indicación de si es
PYMES y su categoría, fecha de inscripción, estado del proveedor, país de
origen y algún otro dato que la Administración considere oportuno y necesario
solicitar.
Los
datos de los bienes y/o servicios ofrecidos serán: una descripción detallada
de los bienes o servicios que ofrece cada proveedor, en relación con las
agrupaciones de bienes y servicios definidas en la institución.
Asimismo,
el interesado deberá demostrar la afinidad de su giro comercial con el bien o
servicio que pretende ofrecer, a través de contrataciones que haya celebrado
ya sea con el sector público o con el sector privado. Para ello deberá
acreditar mediante documento escrito de la empresa o institución a la que le
brindó el servicio, firmado por la persona competente de la institución a la
que se le brindó el servicio. Salvo que por interés general, conveniencia u
oportunidad de la administración, ésta podrá aceptar otras formas idóneas de
demostrar la afinidad de su giro comercial con el bien o servicio que
pretende ofrecer, siempre que se acredite que ha realizado contrataciones con
el sector público o con el sector privado.
La
Administración no asumirá ninguna responsabilidad por la exactitud o
veracidad de la información que se le suministre, de frente al propio
solicitante o terceros, ni con respecto al uso de patentes, marcas, derechos
de uso y distribución de bienes o servicios, de modo que se asume que el
solicitante cuenta con los requisitos legales en el país o en el extranjero
para inscribirse en las categorías correspondientes.
San José,
14 de enero del 2009.—Lic. Ana Luz Mata Solís, Jefa Unidad de Recursos
Materiales.—1 vez.—(Solicitud Nº 32564).—C-25520.—(5200).
La gaceta 21 de 30 de enero de 2009
Artículo
6º—La actualización de la información. La información tanto del
proveedor como del bien o servicio que ofrece, contenida en el registro debe
coincidir con la estipulada en las ofertas, mientras no varíe la situación
declarada, el proveedor no tiene necesidad de actualizar información, pero si
uno o más datos del proveedor varían, éste debe comunicarlo a la
administración del Registro para su corrección. El comunicado puede ser
mediante nota o por cualquier medio electrónico que la institución ponga a
disposición para tal efecto.
CAPÍTULO
III
Artículo
7º—Procedimiento de inscripción. En cualquier tiempo, las personas
físicas o jurídicas interesadas en formar parte del Registro de Proveedores
podrán solicitar su incorporación. La Administración le proporcionará la
documentación a completar mediante vía física (entrega personal), o por medio
de los sistemas electrónicos disponibles. Debe presentar la documentación
requerida completa, con todos los datos solicitados, en las oficinas centrales
o en las Unidades Regionales.
Artículo
8º—Invitación. La Unidad de Recursos Materiales, invitará a formar
parte del Registro de Proveedores, por lo menos una vez al año. Para ello
deberá mediar publicación preferiblemente durante el primer mes de cada año,
en el Diario Oficial La Gaceta y en dos diarios de circulación
nacional, así como mediante los sistemas electrónicos disponibles.
Para
la incorporación al registro de proveedores la Administración podrá invitar
de manera particular o masiva cuando así lo requiera.
Artículo
9º—Requisitos. Para integrar el Registro de Proveedores las personas
físicas o jurídicas interesadas, estarán en la obligación de presentar ante
la Unidad de Recursos Materiales y específicamente ante el Proceso de
Programación y Control de Operaciones ubicado en la Sede Francisco J. Orlich, o en la dependencia correspondiente en cualquier
Unidad Regional:
a)
Formulario de inscripción (aportado por el Instituto Nacional de Aprendizaje)
completo y firmado.
b)
Aportar original de certificación con no más de un mes de expedida de la
propiedad de las acciones con vista en los libros de acciones de los
accionistas según el Registro Nacional.
c)
Fotocopia certificada del pasaporte o de la cédula de persona física o
jurídica y según la naturaleza del proveedor original de certificación de
inscripción a colegios profesionales y otros.
d)
Aportar certificación del representante legal, poderes que ostenta y nombre
del agente residente.
e)
Aportar declaraciones juradas contempladas en el artículo 65 del Reglamento
General de Contratación Administrativa y certificación de levantamiento de
incompatibilidades cuando este se haya dado. Indicar la nacionalidad y
calidad en que se actúa.
f)
Indicar el nombre de las personas que podrán someter ofertas a nombre de su
empresa.
g)
Indicar la dirección geográfica exacta: número de calle y avenida, puntos de
referencia, y demás señas como se indica en el formulario.
h)
Indicar el número de teléfono, fax, correo electrónico, apartado postal.
i)
Aportar copia certifica de contratos con talleres de servicio, mantenimiento
y reparación del equipo que distribuye, cuando sea necesario.
j)
Indicar los bienes o servicios que está en disposición de ofrecer al
Instituto Nacional de Aprendizaje de acuerdo con las categorías que defina la
Institución.
k)
Aportar certificación de contrataciones que haya celebrado en el sector
público o privado que demuestre su afinidad con el bien o servicio a ofrecer.
l)
Comunicar por escrito a la Unidad de Recursos Materiales cualquier cambio en
la información indicada en los incisos anteriores.
m)
Especificar claramente la zona o zonas geográficas que está dispuesto a
cubrir sus ofertas, o la prioridad de las mismas.
n)
Aportar certificación expedida por el Ministerio de Economía que demuestre su
categoría e indicación de PYMES cuando aplique.
Artículo
10.—Verificación y calificación previa.
Verificación: La solicitud de
inscripción debe ser presentada a la Unidad de Recursos Materiales en la Sede
Francisco J. Orlich o en la dependencia
correspondiente de cualquier Unidad Regional. De presentarse en una Unidad
Regional, esta la remitirá al Proceso de Programación y Control de
Operaciones para su incorporación y respectiva respuesta, el plazo de
respuesta es de 5 días hábiles a partir de la fecha de recepción en este
Proceso.
En
un plazo de diez días hábiles contados a partir de la recepción de la
solicitud la Unidad de Recursos Materiales deberá emitir la resolución
correspondiente y comunicar por escrito la resolución emitida al interesado.
En caso de que exista un incumplimiento o inconsistencia procederá a
comunicar por escrito a la parte interesada otorgándole un plazo máximo de
cinco días hábiles para que subsane y le prevendrá que de no subsanarse los
puntos indicados, la solicitud se rechazará sin más trámite.
Si
el inconveniente o defecto es subsanado dentro del plazo señalado, la Unidad
de Recursos Materiales tendrá un plazo de cinco días hábiles para emitir la
resolución respectiva aprobando o rechazando la inscripción al registro. Si
la prevención no es atendida dentro del plazo se dictará dentro de los cinco
días hábiles siguientes a su vencimiento la resolución rechazando la
solicitud.
En
la resolución que apruebe la inscripción se indicará el código con que el
proveedor quedó registrado y ésta puede ser comunicada mediante los medios
electrónicos disponibles, a partir de esta acción el proveedor queda activo
para su participación según proceda. Contra la resolución de rechazo de la
inscripción serán oponibles los recursos que se indican en este Reglamento.
No
obstante lo anterior, cualquier proveedor al que le sea rechazada su
inscripción, podrá presentar nuevamente su solicitud a la Unidad de Recursos
Materiales para su estudio respectivo.
Calificación
Previa: En
los casos que resulte más conveniente la administración podrá tener registros
precalificados para ciertos bienes o servicios.
En
los registros precalificados se evaluarán aspectos como: experiencia
manifiesta y comprobada, puntualidad en la entrega tanto en tiempo como en
detalle del bien o servicio adquirido, calidad de respaldo de las garantías,
disponibilidad de repuestos y talleres de mantenimiento cuando así se
requiera, y dispondrá si mantiene o no al proveedor en su registro.
El
procedimiento para esta calificación previa será el siguiente:
1)
La Administración definirá paulatinamente sus áreas de interés.
2)
Se elaborará una ficha técnica con los requerimientos que debe reunir la
empresa y/o suministro o servicio.
3)
Se comunicará a las empresas que ya consten en el Registro como potenciales
oferentes del bien o servicio.
4)
Se les otorgará un plazo que no podrá ser menor a 10 ni mayor a 30 días
hábiles para conseguir y aportar los requisitos de idoneidad.
5)
La Administración definirá la inscripción en el plazo establecido en este
artículo.
6)
Una vez determinada la lista de elegibles se prodecerá
a dar de baja a los que no hayan cumplido con los requisitos, salvo que se
trate de los llamados “casos especiales” determinados en este artículo.
La
Administración usará de modo complementario el Registro de Proveedores
anterior en aquellos casos donde las circunstancias concurrentes lo ameriten,
como medida de protección de la más amplia oportunidad de participación.
Casos
especiales:
Cuando las circunstancias de mercado como la exclusividad o unicidad generen
inopia en campos estratégicos para la Administración, se admitirá la oferta
de empresas invitadas que no se hayan inscrito en el registro y que no se
haya podido conseguir que lo hagan.
Artículo
11.—Proveedor inactivo. Se tendrá como proveedor inactivo aquel que
aunque haya registrado sus datos incurra en uno o varios de los puntos
siguientes:
-
Habiendo sido invitado a participar en procedimientos de contratación
administrativa, no lo hiciere en tres ocasiones sin mediar justa causa, en el
término de tres años, contados a partir de la primera invitación.
-
Aquel que se negare a actualizar la información del Registro cuando la
Administración así lo haya pedido. Dicha condición de inactivo operara en
forma automática.
La
consecuencia de ser tenido como inactivo es que la Administración no lo
tomará en cuenta en el rol respectivo mientras dure tal condición.
En
cualquier tiempo el proveedor inactivo podrá solicitar el cambio de su
condición y en tal caso ocupará en el registro el lugar que por rol
corresponda.
CAPÍTULO
IV
Vigencia
y exclusión
Artículo
12.—Vigencia de la inscripción. La inscripción en el Registro, tendrá
una vigencia de veinticuatro meses. La Administración deberá prevenir al
proveedor del vencimiento de su inscripción, un mes antes de que ello ocurra.
Si durante ese plazo el proveedor manifiesta su interés de mantenerse en el
Registro e indica que la información registrada se encuentra actualizada,
automáticamente se le tendrá como proveedor activo por un período igual, en
caso contrario será excluido del registro.
Artículo
13.—Exclusión del registro. Serán causales de exclusión del registro
las siguientes:
a)
La muerte de la persona física o la extinción de la persona jurídica.
b)
La manifestación expresa por escrito del proveedor inscrito.
c)
Los que hayan sido inhabilitados de conformidad con el artículo 100 de la Ley
de Contratación Administrativa.
d)
Por carencia de interés de la Administración de continuar contratando
determinado bien o servicio.
e)
Por la no sujeción del proveedor a los estándares de calidad que indicare la
Administración mediante reglamentos o normas técnicas emanadas de los órganos
competentes.
f)
Por vencimiento o expiración del plazo de inscripción, u otras que se
determinen en la normativa interna.
Artículo
14.—Procedimiento para la exclusión. Salvo cuando la exclusión se
fundamente en la manifestación expresa y por escrito del interesado, muerte o
extinción, de la persona jurídica en las demás ocasiones se deberá levantar
una información administrativa.
Para
tal efecto la Unidad de Recursos Materiales trasladará a la Asesoría Legal la
información que posea y ésta notificará al interesado la intención de
excluirlo del Registro y en el mismo acto indicará la prueba existente y le
concederá un plazo de cinco días hábiles para que formule los descargos y
ofrezca prueba que estime pertinente. La resolución deberá ser dictada por la
Unidad de Recursos Materiales.
CAPÍTULO
V
Recursos
Artículo
15.—Recursos. La impugnación de las resoluciones contempladas en este
Reglamento estará sujeta a las siguientes disposiciones:
15.1.
Contra dichas resoluciones serán oponibles los recursos ordinarios de
revocatoria y de apelación los cuales se interpondrán ante la unidad que
emite la resolución dentro del término de cinco días hábiles posteriores a
aquel en que le sea notificado el acto final.
15.2.
Será potestativo usar ambos recursos o uno solo de ellos pero será
inadmisible el que se interponga pasado el término anterior.
15.3.
Los recursos interpuestos serán conocidos, el de revocatoria por la Unidad de
Recursos Materiales y el de apelación por la Subgerencia Administrativa.
15.4.
El órgano que resuelva en primera instancia dispone de ocho días hábiles para
conocer del recurso contados a partir del día siguiente de su presentación, y
la Subgerencia Administrativa resolverá la apelación dentro de los ocho días
hábiles posteriores al recibo del expediente.
CAPÍTULO
VI
Utilización
del Registro de Proveedores
Artículo
16.—Proceso de adquisiciones. Tanto el Proceso de Adquisiciones
central como las regionales deberán utilizar el Registro de Proveedores
único, administrado por el Proceso de Programación y Control de Operaciones,
el cual estará en su sistema computadorizado a la que tendrá acceso cualquier
interesado. Cuando se trate de una compra regional, se dará prioridad a los
proveedores de la zona en que se ejecute y se seguirá el mismo orden en el
rol que se aplica en la región central.
*Artículo
17.—Uso y rotación del Registro. La Administración utilizará el
Registro de Proveedores en estricto orden cronológico, conforme la fecha de
presentación de la solicitud, cuando ésta haya sido admitida para trámite,
una vez aceptada su inscripción. Para garantizar la transparencia en el
manejo del citado Registro, la Administración está obligada a permitir a
cualquier interesado el constante acceso a la información, preferiblemente
por los medios electrónicos. La Administración dictará las medidas para
garantizar una adecuada rotación de los potenciales oferentes, al momento de
girar las invitaciones.
La
administración se reserva la potestad de utilizar el registro de proveedores
en orden cronológico según los diferentes trámites de compra y podrá recurrir
también a un máximo de tres proveedores adicionales inscritos en el mismo
registro de proveedores.
Los
tres proveedores adicionales deberán cumplir al menos una de las siguientes
condiciones:
•
Ser Proveedores que inmediatamente hayan participado en trámites anteriores.
•
Ser Proveedores que por sus características distribuyan bienes
especializados.
•
Ser Proveedores señalados por una justificación técnica como convenientes de
ser invitados.
Para
ello, tomará en cuenta, entre otros aspectos, la recurrencia de la compra;
evaluación de la ejecución contractual; cantidad de oferentes registrados
para el bien o servicio y proyección de consumo para el resto del período
presupuestario.
Para
las compras directas que así lo requieran, se invitará a los proveedores
utilizando el mismo procedimiento de selección establecido en el párrafo
anterior.
En
el caso de las Unidades Regionales, éstas darán prioridad a los oferentes de
su zona y podrán extenderse a nivel nacional o internacional cuando así se
requiera.
CAPÍTULO
VII
Disposiciones
finales
Artículo
18.—Normativa supletoria. En todo aquello no previsto en el presente
Reglamento se aplicará la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento
a la Ley de Contratación Administrativa y la Ley General de la Administración
Pública.
Artículo
19.—Vigencia. Este Reglamento entrará a regir al día siguiente de su
publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
*Artículo
20.—Transitorio único. En la aplicación del artículo 17 de este Reglamento
tómese en consideración lo indicado en el transitorio III del decreto 33758-H
del 2 de mayo del 2007 que indica lo siguiente “durante el plazo de vigencia
de esta disposición transitoria, en los casos de licitaciones abreviadas y de
contrataciones directas de escasa cuantía, la Administración, deberá admitir
las ofertas que presenten en tiempo los proveedores no invitados al concurso,
para lo cual éstos deberán lograr su inscripción en el registro antes de la
apertura de ofertas, en caso de que no se encuentren previamente inscritos”.
San
José, 1º de julio de 2007.—Lic. Ana Luz Mata Solís, Proveedora
Institucional.—1 vez.—(Solicitud Nº 32543).—C-130475.—(69370).
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