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REGLAMENTO
DE FONDO ROTATIVO DE CAJA CHICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
En la sesión Nº 4463 celebrada el 15 de noviembre de
2010 la Junta Directiva acordó aprobar las modificaciones al Reglamento de
Fondos Rotativos de Caja Chica del INA, según consta en el acta de esa sesión
en el Artículo XI y el acuerdo N° 180-2010-JD, para que en adelante disponga
lo siguiente:
Considerando:
1º—Que mediante el oficio GG-848-2010, del 29 de
octubre de 2010, la Gerencia General, remite para conocimiento y eventual
aprobación de Junta Directiva, la propuesta de “Reglamento de Fondos
Rotativos de Caja Chica del Instituto Nacional de Aprendizaje”.
2º—Que en informes de Auditoría Interna N°
45-2009, 56-2009, 35-2010 y 43-2010, se emiten algunas recomendaciones, cuyos
objetivos se centran en:
a) La modificación del Reglamento de Fondos
Rotativos de Trabajo, Caja Chica y Viáticos del INA, con el fin de subsanar
las deficiencias encontradas.
b) Regular el pago de transporte de taxi.
c) Analizar el Reglamento citado, para que no se contra ponga a la
Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
d) Realizar ajustes necesarios para que le pago con tarjeta sea
congruente con la normativa interna.
3º—Que de acuerdo con la experiencia, las
recomendaciones técnicas y los usuarios surge la necesidad de separar la
normativa en dos instrumentos independientes: “Reglamento para Fondos
Rotativos de trabajo del INA” y “Reglamento de Fondos Rotativos de Caja
Chica del INA”.
4º—Que la Asesoría Legal, mediante oficio AL-1545-2010,
extiende la respectiva constancia de legalidad para el citado Reglamento.
5º—Que el presente Reglamento consta de V Capítulos y
25 Artículos, que fueron analizados y discutidos por los integrantes de la
Junta Directiva.
6º—Que el señor Arturo Gutiérrez Ballard,
Asesor, Subgerencia Administrativa, expone ante los miembros de Junta
Directiva la propuesta del Reglamento en cita.
7º—Que en los señores directores y directoras conocen y
discuten la propuesta de Reglamento, y luego de realizar las observaciones y
consideraciones correspondientes manifiestan su anuencia.
8º—Que el señor Arturo Gutiérrez, recopiló y consignó
en la versión definitiva del Reglamento, las observaciones y sugerencias
planteadas en el seno de la discusión, por parte de los señores miembros de
Junta Directiva.
9º—Que de conformidad con el art. 7 inciso d, de la ley
N° 6868, y al haberse sometido el presente Reglamento al conocimiento de la
Junta Directiva, se acuerda. Por tanto,
ACUERDAN:
1º—Aprobar el “Reglamento Fondo Rotativos de Caja Chica
del Instituto Nacional de Aprendizaje”; de conformidad con la propuesta
realizada mediante el oficio GG-848-2010, del 29 de setiembre de 2010,
suscrito por la señora Gerente General, lo expuesto por el Licenciado Arturo
Gutiérrez Ballard y las observaciones de los
miembros de la Junta Directiva, para que disponga lo siguiente:
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Ámbito de Aplicación. El presente
Reglamento regula la creación y funcionamiento de los Fondos Rotativos de
Caja Chica existentes y los que en el futuro se establezcan en la
Institución.
Artículo 2º—Abreviaturas y definiciones. Para
los efectos del presente Reglamento se entenderá por:
1. Abreviaturas:
a) INA: El Instituto Nacional de
Aprendizaje.
b) URF: Unidad de Recursos Financieros.
c) PT: Proceso de Tesorería.
d) SIREMA: Sistema de Recursos Materiales.
2. Definiciones
a) Adelanto: Es la entrega o desembolso de
dinero en efectivo proveniente del Fondo de Caja Chica, cuya naturaleza es
pública y se considerará una modalidad de contratación directa dentro de los
límites establecidos para estos efectos.
b) Faltante: Es la suma no cubierta por el adelanto, después
de realizada la actividad o evento para la cual fue
autorizado.
c) Fondo Rotativo Trabajo: En adelante denominado fondo de
trabajo. Son los recursos financieros que se asignan a unidades
organizacionales del INA para cubrir sus gastos de operación y que se manejan
por medio de varias cuentas corrientes, los fondos de trabajo serán
constituidos por: los saldos de las cuentas corrientes respectivas, cheques y
pagos electrónicos emitidos, liquidados y no liquidados.
d) Fondo Rotativo de Caja Chica: Son los recursos
financieros que se asignan a las unidades organizativas del INA, tomados del
respectivo fondo de trabajo, los cuales son utilizados en las compras para
gastos menores, urgentes e indispensables, cuya ejecución es de carácter
excepcional de conformidad con el artículo 2, inciso e) de la Ley de
Contratación Administrativa y artículo 133 de su Reglamento. Así como gastos
por concepto de viáticos y transporte.
El fondo rotativo de caja chica estará constituido por dinero en
efectivo, los fondos incluidos en cuentas de ahorro y la documentación física
o electrónica que respalde los movimientos de dinero.
e) Fragmentación ilícita: La fragmentación se reputa ilícita
cuando, contándose en un mismo momento dentro del presupuesto ordinario con
los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades
administrativas concretas, se realiza más de una contratación para el mismo
objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo, de acuerdo
con el artículo 13 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
f) Gastos menores: Son todos aquellos gastos cuyo
monto no exceda el límite máximo fijado para caja chica por la
Administración.
g) Gastos por Transporte: Debe entenderse aquella suma de
dinero reconocida a las personas funcionarias; cuando éstos deban desplazarse
en forma transitoria desde su centro de trabajo a algún lugar del territorio
nacional, con el propósito de cumplir con las funciones de su cargo.
h) Pagos electrónicos: Envío electrónico de dinero de una
cuenta bancaria a una cuenta cliente.
i) Período de gira: es el tiempo planificado en el
cual el funcionario pueda realizar giras para atender una o varias
actividades.
j) Persona encargada del Fondo Rotativo de Caja Chica:
Persona funcionaria de la Tesorería que tiene la responsabilidad de
administrar y custodiar su respectivo Fondo Rotativo de Caja Chica.
k) Precio normal de mercado: Precio que alcanza un bien en
función de su oferta y su demanda en el mercado.
l) Unidad Solicitante: Corresponde a aquellas
dependencias que tienen un código presupuestario asignado, y, en el caso de
las Unidades Regionales incluye al Proceso de Servicio al Usuario.
m) Retención: Grava los ingresos, continuos o eventuales, de
fuente costarricense, percibidos o devengados por personas físicas o
jurídicas domiciliadas en el país; así como cualquier otro ingreso o
beneficio de fuente costarricense no exceptuado por ley.
n) Servicios técnicos o profesionales: Los servicios
profesionales o técnicos deberán ser de carácter excepcional, temporal,
urgente e indispensable. Siempre y cuando no corresponda a los casos
previstos en el artículo 64 de la Ley de Contratación Administrativa, el
artículo 163 de su Reglamento y aquellos que pueden ser suplidos por la
Unidad de Recursos Humanos de conformidad con el artículo 24 de la Ley Nº
6868.
o) Sobrante: Es la suma remanente, después de realizada la
actividad o evento para la cual fue autorizado el adelanto.
p) Tarjeta de compras institucionales: Se entenderá como
pagos electrónicos, cuyos fondos se tomarán del Fondo Rotativo de Caja Chica.
q) Tesorería: Proceso de Tesorería de la URF y sus funciones
regionalizadas en el Proceso Financiero Contable de las Unidades Regionales.
r) Urgencia: Se entenderá como urgente todos aquellos
hechos o actos producidos por el hombre o la naturaleza de manera
repentina que afecten el desarrollo normal de las operaciones de la
institución.
s) Viático: Es aquella suma de dinero destinada a la
atención de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores,
efectivamente realizados, que el INA reconoce a las personas funcionarias
cuando estas deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo
con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo.
Artículo 3º—Casos en los que procede pagar con
fondos rotativos de caja chica. Los fondos de Caja Chica se utilizarán
para realizar adelantos de dinero efectivo, viáticos a cubrir y pagos
electrónicos, en los siguientes casos:
a) Gastos de transporte, alimentación y
permanencia en el territorio nacional (viáticos) de conformidad con el
artículo 4 y 5 de este Reglamento.
b) Adquisición de materiales, suministros, mobiliario, equipo,
herramientas y servicios, únicamente justificada para gastos menores,
urgentes e indispensables, cuya ejecución es de carácter excepcional,
quedando a criterio y bajo la responsabilidad de la persona funcionaria
que autoriza el adelanto de caja chica, la procedencia de acuerdo a las
particularidades de cada caso, de acuerdo con los procedimientos establecidos
al efecto.
Artículo 4°—Procedencia del pago de viáticos.
Para determinar la procedencia del pago de viáticos se considerarán los
siguientes aspectos:
a) A las personas funcionarias cuya sede de
trabajo esté ubicada dentro del Área Metropolitana de San José se les
reconocerá viáticos únicamente si la gira se desarrolla fuera de ese ámbito
territorial.
b) En lo que corresponde a las Unidades Regionales, no cabe el
reconocimiento de viáticos a las personas funcionarias destacadas en dichas
unidades, cuando éstos deban desplazarse a cumplir funciones del cargo,
dentro del cantón en que se encuentre ubicada su sede de trabajo.
c) El reconocimiento de viáticos en situaciones especiales que a
criterio razonado de la Jefatura de la Unidad Solicitante impliquen el
desplazamiento de las personas funcionarias de su lugar permanente de trabajo
dentro de la Limitación Territorial correspondiente.
d) El INA cancelará a la persona funcionaria viáticos cuando se
desplacen de su lugar permanente de trabajo a una distancia de diez
kilómetros.
e) En caso de que el servidor se desplace a un lugar cercano a su
domicilio legal se reconocerá únicamente el pago de transporte. En este
sentido debe interpretarse la procedencia del pago únicamente en distancias
iguales o superiores a diez Kilómetros.
f) Se reconocerá el pago de viáticos a las personas
funcionarias que disfrutando del beneficio de zonaje
deban desplazarse a cumplir labores de su cargo fuera de lugar en que
disfrutan de ese beneficio, excepto que se trate de un lugar cercano al
centro de labores y existan facilidades de transporte, caso en el cual se
reconocerá únicamente gastos de transporte, todo conforme con lo indicado en
el inciso c) de este articulo.
g) Si la gira fuere superior a un mes calendario se suspenderá el
pago del beneficio de zonaje, debiéndose pagar
nuevamente en el momento en que la persona funcionaria finalice su gira
cuando retorne al lugar donde disfrutaba del zonaje.
h) No se reconocerá el pago de viáticos durante los días sábado,
domingo y feriados establecidos por la ley, a aquellas personas funcionarias
que estuvieren destacadas en lugar donde existan facilidades de transporte
que les permitan desplazarse de ese lugar de trabajo a su domicilio legal. En
casos excepcionales, el Jefe Inmediato de la persona funcionaria que disfruta
del pago de viáticos, podrá autorizar el reconocimiento de los gastos de hospedaje,
alimentación y transporte durante los días sábado, domingo y feriados
establecidos por ley, cuando las circunstancias así lo requieran.
Artículo 5°—Gastos de transporte.
a) Pago de Servicio de Taxi
El pago por
servicios de taxi, se reconocerá únicamente en casos justificados,
excepcionales y urgentes, con la respectiva autorización y criterio de la
persona Encargada de la Unidad Solicitante, en los siguientes supuestos:
a.1) Cuando resulte más conveniente a
la Institución pues el ahorro en tiempo o el resguardo de equipo
institucional, es más significativo que el exceso de la tarifa entre el taxi
y el medio de transporte colectivo.
a.2) Cuando se requiera iniciar una gira en un horario
donde no haya servicio de transporte colectivo.
a.3) Cuando al término de una gira ya no se preste el
servicio de transporte colectivo o por razones de seguridad de las personas
funcionarias. Las horas y zonas serán reguladas por medio de procedimiento.
Se
autorizará el gasto de taxis oficiales debidamente autorizados por el órgano
de regulación competente.
No obstante, en
zonas rurales donde no exista la posibilidad de servicio en taxi oficial, se
autorizará el pago en vehículos particulares que presten ese servicio,
aportando el comprobante que contenga la información requerida por los
procedimientos establecidos al efecto.
b) Pago de servicio de transporte colectivo
Cuando la
persona funcionaria necesite utilizar los servicios de transporte público
colectivo debidamente autorizado por el órgano de regulación competente, el
reconocimiento de ese pago se hará de acuerdo con la tarifa autorizada por el
organismo regulador correspondiente.
c) Pago de otros servicios de transporte
Se
reconocerá el pago de otros servicios de transporte que no sean los
habituales, cuando las circunstancias lo ameriten, tales como: transporte de
carga, acuático, aéreo, biomecánico y semovientes.
Para estos
efectos, el o los usuarios del servicio de transporte deberán presentar la
justificación y el comprobante que para tal efecto dispongan los
procedimientos establecidos por la URF.
d) Uso racional del servicio de transporte
Los usuarios
del servicio de transporte deberán coordinar la ruta más conveniente.
En el caso que
dos o más funcionarios tengan la necesidad de desplazarse a destinos que
pudieren ser contemplados en la ruta más larga, deberán utilizar el mismo
servicio cuando las circunstancias de tiempo y lugar lo permitan, bajo los
principios de lógica, razonabilidad y conveniencia.
Lo anterior con
el fin de garantizar el uso eficiente de los recursos públicos. En este caso
el funcionario que tenga como destino la ruta más larga será el responsable
del servicio.
El correcto y
racional uso del transporte, queda bajo la responsabilidad de la persona
funcionaria solicitante y de la persona funcionaria encargada de la Unidad
Solicitante o quien ésta designe.
e) Liquidación de Servicios de Transporte
Los
servicios de transporte deberán ser previamente autorizados por la
jefatura inmediata, salvo los casos de urgencia y necesidad autorizados
posteriormente por ésta.
La liquidación de
los gastos por servicio de transporte, deberán seguir los procedimientos,
instrucciones y los formularios establecidos al efecto por la URF.
Para todos los
casos, la URF se regirá por las tarifas establecidas por la Autoridad
Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP) y no se reconocerán tiempos de
espera.
CAPÍTULO II
Asignación de fondos rotativos de caja chica
Artículo 6º—Creación. La SGA aprobará la
creación de Fondos Rotativos de Caja Chica para las unidades solicitantes,
previo estudio técnico de la URF, el cual al menos deberá contemplar:
a) El objetivo que cumplirá el Fondo Rotativo de
Caja Chica.
b) El volumen aproximado de transacciones que se realizarán en el
nuevo fondo.
c) El funcionario responsable del Fondo Rotativo de Caja Chica.
d) La ubicación del nuevo Fondo Rotativo de Caja Chica, junto con
una constancia de que cuenta con la infraestructura y seguridad para operar
en forma eficiente.
e) Un estudio sobre el costo en que incurrirá el Instituto con el
establecimiento del nuevo Fondo.
Artículo 7º—Montos de los fondos rotativos de caja
chica.
a) Límite de gasto anual para Caja Chica no
excederá el 5% del gasto efectivo del presupuesto institucional vigente,
estimado por la URF.
b) El monto de cada Caja Chica lo establecerá la URF, de acuerdo
con el comportamiento del gasto real efectivo de cada unidad solicitante.
c) Los recursos necesarios para la operación de la Caja Chica serán
suplidos por el Fondo de Trabajo correspondiente, ante quien se harán los
reintegros respectivos.
d) La caja chica de la Sede Central será administrada por el PT de
acuerdo con lo estipulado en el Manual de Organización del INA, cuyo monto
será autorizado por la URF.
e) La Administración actualizará cada año el monto del adelanto de
Caja Chica. Como parámetro utilizará el monto establecido por la Contraloría
General de la República para compra directa, no pudiendo excederse en un 3%
del mismo. Esta actualización será aprobada y comunicada por la Gerencia General
o la Subgerencia Administrativa.
f) La suma máxima a autorizar por concepto de viáticos en el
país, será el equivalente de una semana hábil de viáticos totales con base en
la tarifa diaria más alta establecida en el Reglamento de Gastos de Viaje y
Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de
la República. De necesitarse un monto mayor deberá utilizarse el Fondo de
Trabajo.
g) En aquellos casos donde aplique la retención del impuesto sobre
la renta, será responsabilidad de la persona funcionaria que realice la
compra, retener las sumas correspondientes y reportarlas en la liquidación
que respalda la compra de bienes y servicios.
h) Las Tesorerías serán las responsables de verificar la correcta
aplicación del inciso anterior y realizar los reportes correspondientes cada
mes ante el Ministerio de Hacienda.
i) El Administrador del Fondo Rotativo de Caja Chica
solicitará el reintegro del fondo de acuerdo con los procedimientos
establecidos al afecto.
Artículo 8°—Monto para compradores de caja chica.
La persona Encargada de la unidad regional podrá autorizar por escrito ante
las Tesorerías a una persona funcionaria para que funja como compradora con
fondos de caja chica, para casos excepcionales, urgentes e indispensables.
Para tal fin, se podrán hacer hasta tres adelantos según el monto autorizado
en el inciso e) del numeral 7 de este Reglamento.
Artículo 9º—Cierre. El cierre de un Fondo
Rotativo de Caja Chica será responsabilidad exclusiva de la URF, quien deberá
elaborar un informe escrito debidamente fundamentado con indicaciones claras
de las razones que justifican el cierre.
CAPÍTULO III
Operación y control de los fondos rotativos de
caja chica
Artículo 10.—Requisitos para autorizar adelantos.
Los requisitos para autorizar adelantos serán los siguientes:
a) La persona que autoriza deberá estar
debidamente inscrita en el Registro de firmas de la URF o habilitado vía
sistema informático, según los procedimientos establecidos al efecto.
b) Previo a la autorización del adelanto la persona que autoriza
deberá verificar el cumplimiento de los siguientes aspectos:
b.1) Que no existe fragmentación
ilícita.
b.2) Que no se dispone con el bien o servicio dentro de
la Unidad solicitante o una dependencia de la misma unidad organizativa que
pueda suplir la necesidad, sin que esta sufra ningún menoscabo para hacerle
frente a sus necesidades planificadas.
b.3) Comprobar que existe el contenido presupuestario
necesario para cubrir la erogación.
b.4) Verificar que el precio es el normal del mercado y
conveniente para la Institución de acuerdo con el artículo 11 del presente
Reglamento.
c) La persona funcionaria solicitante previo al
recibo del desembolso, deberá autorizar el rebajo automático de su salario en
caso de no liquidar el adelanto correspondiente.
d) Velar por el cumplimiento del presente reglamento y sus
procedimientos.
Artículo 11.—Determinación del precio normal de
mercado. La determinación del precio normal de mercado es responsabilidad
de la persona funcionaria que solicita el adelanto, quien deberá verificar
que el precio del bien o servicio es razonable. Para esto utilizará el SIREMA
u otros medios, de acuerdo con lo indicado en los procedimientos e
instrucciones establecidos.
Artículo 12.—Entrega del dinero, desembolsos o
adelantos. Las condiciones para la entrega del dinero en efectivo,
dependerá de su objeto según los siguientes casos:
a) El dinero se entregará antes de la compra de
los bienes y servicios indicados en el artículo 3° inciso b) de este
Reglamento, salvo justificación expresa que contenga las excepciones
autorizadas y razonadas por la persona Encargada de la Unidad Solicitante o
las personas autorizadas al efecto.
b) El dinero en efectivo correspondiente a adelantos de viáticos
establecidos en el artículo 3 inciso a), podrán entregarse hasta dos días
antes del período de gira o cancelarse a cubrir, atendiendo los casos
indicados en el artículo 4° y 5° del presente Reglamento.
c) Los adelantos de caja chica y adelantos de viáticos no podrán
utilizarse para un fin distinto del solicitado. De existir un remanente
deberá ser reintegrado y no podrá emplearse para otros fines.
d) Ningún adelanto podrá girarse si el anterior no está debidamente
liquidado, salvo los casos indicados en el Artículo 8° del presente
Reglamento.
e) Tampoco se girará adelanto cuando la solicitud de desembolso no
reúna los requisitos establecidos en el Artículo 10° del presente Reglamento.
f) La responsabilidad por el incumplimiento de los incisos d)
y e) recaerá en la persona funcionaria solicitante y en la persona
funcionaria Encargada de entregar el adelanto.
Artículo 13.—Plazo para liquidación de adelantos de
caja chica o viáticos a cubrir. Todo adelanto para gasto o cobro de
viático a cubrir, deberá ser liquidado en un plazo no mayor de siete días
hábiles a partir del día hábil siguiente al recibo del dinero o a la
finalización del evento o del período de gira, por parte de la persona
funcionaria solicitante.
En caso de presentarse algún faltante o sobrante,
deberán ser tratados de acuerdo con los procedimientos establecidos al
efecto.
Artículo 14.—Liquidaciones Extemporáneas. Las
Tesorerías comunicarán a la Unidad de Recursos Humanos sobre las
liquidaciones que se presenten extemporáneamente.
La Unidad de Recursos Humanos se encargará de verificar
si los atrasos fueron generados por incapacidad médica de la persona
funcionaria o licencia por fallecimiento de familiar. En los demás casos
iniciará el procedimiento disciplinario correspondiente.
Artículo 15.—Plazo para liquidar adelantos no
utilizados. En caso de que no utilice el adelanto, la persona funcionaria
solicitante, deberá devolver el dinero al Fondo Rotativo de Caja Chica en un
plazo de un día hábil siguiente contado a partir del momento de la cancelación
de la compra o del periodo de gira, justificando expresamente las razones que
impidieron el uso de los fondos por parte de la persona Encargada de la
Unidad Solicitante.
Artículo 16.—Prohibiciones. Se prohíbe el uso de
Fondos Rotativos de Caja Chica en los siguientes casos:
a) Cambio de cheques o dinero con el Fondo
Rotativo de Caja Chica.
b) Compra de bienes y servicios de los cuales existan
contrataciones por demanda, salvo justificación expresa del solicitante donde
se acredite que los motivos que originaron la necesidad no son planificables o el contrato no lo incluya.
c) Utilización del servicio de transporte a cargo de la Institución
para transportar personas ajenas a la Institución, salvo autorización de la
persona Encargada de la Unidad Solicitante, establecido en el artículo 5 del
presente Reglamento.
Artículo 17.—Manejo de fondos. El Fondo Rotativo
de Caja Chica debe estar bajo la custodia de una sola persona. En caso
de ausencia de la misma, las personas Encargadas de las Tesorerías deberán
asignar una persona funcionaria para ejercer la suplencia, previo arqueo de
este Fondo, de acuerdo con el procedimientos establecido al efecto.
Artículo 18.—Arqueos y Cierres de Cajas. Las
personas funcionarias responsables del fondo Rotativo de Caja Chica deberán
realizar diariamente un cierre de caja para detectar inconsistencias.
En caso de detectar alguna de éstas, deberá emitir un informe a la jefatura
inmediata, de acuerdo con los procedimientos establecidos, sin perjuicio de
las medidas disciplinarias que correspondan si se demuestra la existencia de
una administración irregular de los Fondos.
Para los arqueos, la jefatura de la Unidad Regional o
la jefatura de la URF designará una persona funcionaria calificada para
realizar las verificaciones o arqueos sorpresivos totales a los fondos
rotativos de caja chica al menos una vez al mes.
Artículo 19.—Registro contable. Es
responsabilidad del Proceso Financiero Contable de cada Unidad Regional y del
Proceso de Contabilidad de la URF en la Sede Central, llevar y mantener
actualizados los registros contables de la operación de los Fondos Rotativos
de caja chica.
CAPÍTULO IV
Responsabilidades y Sanciones
Artículo 20.—Responsabilidad de las personas
funcionarias. Todas las personas funcionarias que soliciten, autoricen,
revisen documentos o manejen dinero relacionado con el Fondo Rotativo de Caja
Chica, serán responsables de acuerdo con la función que desempeñen y con los
siguientes deberes:
a) La persona funcionaria Encargada de la Unidad
Solicitante que autoriza el adelanto de los Fondos Rotativos de Caja Chica
debe garantizar que se cumpla con lo estipulado en los artículos 10° incisos
a), b) y c), 13°, 15° y 16° incisos b) y c) del presente Reglamento.
b) La persona funcionaria solicitante de los adelantos de caja
chica debe cumplir con lo estipulado en los artículos 11°, 12° incisos c) d)
e) y f), 13° y 15° del presente Reglamento.
c) La persona funcionaria encargada del manejo del Fondo Rotativo
de Caja Chica, deberá garantizar que se cumpla con los requisitos para la
entrega de adelantos estipulados en el numeral 10 incisos a), b) y c) de este
Reglamento, así como los artículos 11, 12, 14, 15, 16 inciso a) y 18 de ese
mismo cuerpo normativo.
d) El funcionario que autorice de manera improcedente el pago de un
suministro, servicio o viático por medio de Caja Chica, será responsable en
forma solidaria con el servidor que lo solicitó. Ambos deberán reintegrar la
suma desembolsada por el INA dentro del día hábil siguiente a la detección
del hecho por parte de las Tesorerías o de la Auditoría Interna, sin
perjuicio de las medidas disciplinarias que correspondan por tal actitud.
En cumplimiento de lo que establece el artículo 13° de
este reglamento, en caso de no liquidarse el adelanto, la Administración podrá
deducir del salario de la persona funcionaria solicitante el monto
correspondiente al adelanto, previa autorización del funcionario solicitante
y respetando los principios de protección al salario establecidos en el
Código de Trabajo.
Artículo 21.—Incumplimiento y trámite disciplinario.
Se considerará falta grave cualquier incumplimiento de las obligaciones
establecidas en el artículo 20 del presente Reglamento.
Con el fin de garantizar el debido proceso a los
funcionarios con presuntos incumplimientos, se deberá tramitar un
procedimiento disciplinario de acuerdo con lo establecido en el Reglamento
Autónomo de Servicios del INA, Estatuto del Servicio Civil, Código de Trabajo
y la Ley General de Administración Pública y demás normativa vigente en la
materia.
CAPÍTULO V
Disposiciones varias
Artículo 22.—Procedimientos. El presente
Reglamento será complementado con un Procedimiento de Fondos Rotativos
de Caja Chica, el cual estará a cargo de la URF y deberá implementarse en el
plazo de seis meses a partir de la publicación del presente Reglamento en el
Diario Oficial. El procedimiento deberá ser aprobado por GNSA y publicado en
los medios internos establecidos al efecto por la URF.
Artículo 23.—Normas supletorias. Para todo
aquello no previsto en el presente reglamento se aplicarán
supletoriamente la Ley de Administración Financiera de la República y
Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley General de la Administración
Pública, el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios
Públicos de la Contraloría General de la República, el Reglamento de la
Contratación Administrativa y demás normativa que resulte, así como a los
lineamientos que emita el INA.
Artículo 24.—Derogatoria. Derogar el Reglamento
de Fondos Rotativos de Trabajo, Caja Chica y Viáticos del Instituto Nacional
de Aprendizaje publicado en La Gaceta 102 del 29 de mayo de 2007.
Artículo 25.—Vigencia. El presente Reglamento
entrará en vigencia seis meses después de su publicación en el Diario Oficial
La Gaceta.
Disposiciones Transitorias
Transitorio 1º—Los adelantos de caja chica otorgados de
forma anterior a la vigencia de este Reglamento, se regirán hasta su
fenecimiento por el Reglamento anterior publicado en La Gaceta 102 del
29 de mayo de 2007.
Transitorio 2º.—La Gestión de Normalización y
Servicios de Apoyo deberá gestionar y supervisar las adaptaciones o
modificaciones necesarias a los sistemas informáticos utilizados para la
ejecución del presente reglamento en el plazo de seis meses contados a partir
de la publicación del presente Reglamento.
6 de diciembre del 2010.—Unidad de Compras Institucionales.—Lic. Ana Luz Mata Solís, Jefa.—1 vez.—O.
C. Nº 206-71.—Solicitud Nº 32582.—C-466650.—(IN2010104658).
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