INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
REGLAMENTO DE
FONDOS ROTATIVOS DE TRABAJO,
CAJA CHICA Y VIÁTICOS DEL INSTITUTO
NACIONAL DE APRENDIZAJE
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Ámbito de Aplicación. El presente Reglamento
regula la creación y funcionamiento de los Fondos Rotativos de Trabajo, Caja
Chica y Viáticos existentes y los que en el futuro se establezcan en la
Institución.
Además regulará
supletoriamente lo relacionado con el pago de viáticos para servidores del
INA, debiendo entenderse que esta materia rigen las
disposiciones del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para
Funcionarios Públicos dictado por la Contraloría General de la República.
Artículo 2º—Definiciones.
Para los efectos del presente Reglamento se entenderá por:
a. INA: El Instituto
Nacional de Aprendizaje.
b. Fondo Rotativo de Trabajo:
En adelante denominado “Fondo de Trabajo”. Son los recursos financieros que
se asignan a las unidades organizacionales del INA para cubrir sus gastos de
operación y que se manejan por medio de una cuenta corriente. Los Fondos de
Trabajo estarán constituidos por: los saldos de las cuentas corriente
respectivas, cheques emitidos no liquidados y cheques liquidados. Para los
gastos que se generen en este Fondo deberá aplicarse lo dispuesto por la Ley
y Reglamento de Contratación Administrativa y el Reglamento de Suministros.
c. Fondo Rotativo de Caja
Chica: En adelante denominado “Caja Chica”. Son los recursos financieros
en efectivo que se asignan a las unidades organizacionales del INA, tomados
del respectivo Fondo de Trabajo, con el fin de cubrir gastos de operación
cuyo valor no exceda el límite establecido en el artículo 7 de este
Reglamento. Sus desembolsos se realizan por medio de adelantos de dinero en
efectivo y pagos electrónicos. El fondo de Caja Chica estará
constituido por dinero en efectivo, comprobantes de compras realizadas o
gastos incurridos, vales por adelanto de dinero no liquidados y fórmulas de
Solicitud de Reintegros pendientes. Esta materia esta
excluida del ámbito de aplicación de la Ley de Contratación Administrativa,
de conformidad con el artículo 2, inciso e) de ese mismo cuerpo legal.
d. Unidad Organizacional:
Cada una de las unidades que conforman la estructura orgánica formal del INA
que se representan en el organigrama.
e. Tesorería: Proceso de
Tesorería de la Unidad de Recursos Financieros y sus funciones
desconcentradas en el Proceso Financiero Contable de las
Unidades Regionales.
f. Encargado del Fondo
Rotativo de Trabajo: Funcionario de la Tesorería que tiene la
responsabilidad de administrar y custodiar su respectivo Fondo de Trabajo y
que además controla el Fondo de Caja Chica, cuya operación recaerá en un
funcionario distinto, que se denominará cajero.
g. Suministros de Difícil
Adquisición: Son todos aquellos bienes cuya adquisición se torne difícil
por situaciones tales como:
1. Dependencia de un proveedor
exclusivo;
2. Imposibilidad de acceso a
varios proveedores por razones de lejanía entre centros de población;
3. Oferta muy limitada del
bien;
4. Existencia del bien
únicamente en una zona específica del país.
h. Suministros de Alto
Riesgo: Aquellos bienes que por su naturaleza tóxica, riesgosa o
peligrosa para el ser humano no pueden ser almacenados y deben ser adquiridos
y utilizados en forma inmediata.
i. Suministros Perecederos:
Aquellos insumos que pierden sus cualidades de uso o de aprovechamiento en un
corto lapso, tales como: alimentos que requieran refrigeración, medicamentos,
químicos, agroquímicos y otros que los factores ambientales o de manejo
puedan deteriorarlos.
j. Fraccionamiento:
Vicio administrativo que consiste en adquirir por medio de mecanismos de
adquisición ágiles y autorizados para montos limitados, un mismo suministro o
servicio objeto de contratación, mediante la entrega sucesiva de partes
suministradas por un mismo proveedor o varios proveedores, con la intención
de evadir con ello los procedimientos de contratación administrativa
vigentes.
k. Justificación expresa:
Razonamiento escrito emitido por el responsable de autorizar los trámites de
uso de los Fondos Rotativos para justificar la solicitud del monto o para
aclarar cualquier situación de carácter excepcional.
l. Viático: Es aquella
suma de dinero destinada a la atención de gastos de hospedaje, alimentación y
otros gastos menores, efectivamente realizados, que el INA reconoce a sus
servidores cuando estos deban desplazarse en forma transitoria de su centro
de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo.
m. Pagos electrónicos:
Envío electrónico de dinero de una cuenta bancaria a una cuenta cliente.
n. Retención: Grava los ingresos, contínuos
o eventuales, de fuente costarricense, percibidos o devengados por personas
físicas o jurídicas domiciliadas en el país; así como cualquier otro ingreso
o beneficio de fuente costarricense no exceptuado por ley.
Artículo 3º—Utilización de los fondos de trabajo. Los Fondos
de trabajo se utilizan para cubrir los gastos de operación autorizados en el
Presupuesto Institucional en que incurran las unidades organizacionales,
tales como: pago de los suministros y servicios que se adquieran, de
conformidad con el Reglamento del Sistema de Suministros; erogaciones para el
pago de becas a alumnos; pagos de caseras, becas a funcionarios en el
interior del país, premios o reconocimientos; y otros gastos que los
respectivos procedimientos autoricen, de acuerdo con los reglamentos
específicos correspondientes.
Cada Fondo
Rotativo operará mediante una cuenta corriente en algún Banco del Sistema
Bancario Nacional.
Artículo 4º—Utilización
de los fondos de caja chica. La Caja Chica se utilizará para realizar
adelantos de dinero efectivo y pagos electrónicos, para
reconocer los conceptos que se ajustan a las siguientes estipulaciones:
a) Gastos de traslado,
alimentación y permanencia en el territorio nacional.
b) Erogaciones por compra
de materiales, suministros, mobiliario, equipo, herramientas y servicios para
la buena marcha de las dependencias institucionales.
c) Pagos de becas a
alumnos, pago de caseras, becas a funcionarios en el interior del país.
Todos los
anteriores conceptos respetando los montos establecidos en el artículo 7 del
presente reglamento.
Artículo 4 bis.—Procedencia del pago de
viáticos. Para determinar la procedencia del pago de viáticos debe
estarse a lo dispuesto por el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte
para Funcionarios Públicos dictado por la Contraloría General de la República
en lo que corresponde a limitación territorial, y a los siguientes supuestos:
a) A los funcionarios cuya sede
de trabajo esté ubicada dentro del Área Metropolitana de San José se les
reconocerá viáticos únicamente si la gira se desarrolla fuera de ese ámbito
territorial.
b) El INA cancelará al
funcionario viáticos cuando se desplacen de su lugar permanente de trabajo a
una distancia de diez kilómetros. De manera excepcional,
se cancelaran viáticos, en aquellas situaciones especiales que a criterio
razonado de la Gerencia, impliquen el desplazamiento del personal de su lugar
permanente de trabajo al Área Metropolitana.
c) Se reconocerá el pago de
viático a los funcionarios que disfrutando del beneficio de zonaje deban desplazarse a cumplir labores de su cargo
fuera de lugar en que disfrutan de ese beneficio, excepto que se trate de un
lugar cercano al centro de labores y existan facilidades de transporte, caso
en el cual se reconocerá únicamente gastos de transporte, todo conforme con
lo indicado en el inciso b) de este artículo.
d) En caso de que el servidor
se desplace a un lugar cercano a su domicilio legal se reconocerá únicamente
el pago de transporte. En este sentido debe interpretarse la procedencia del
pago únicamente en distancias iguales o superiores a 10 Kilómetros.
e) Si la gira fuere superior a
un mes calendario se suspenderá el pago del beneficio de zonaje,
debiéndose pagar nuevamente en el momento en que el funcionario finalice su
gira cuando retorne al lugar donde disfrutaba del zonaje.
f) No se reconocerá el pago de
viáticos durante los días sábado, domingo y feriados establecidos por la ley,
a aquellos funcionarios que estuvieren destacados en lugar donde existan
facilidades de transporte que les permitan desplazarse de ese lugar de trabajo
a su domicilio legal.
En casos
excepcionales, el Jefe Inmediato del funcionario que disfruta del pago de
viáticos, podrá autorizar el reconocimiento de los gastos de hospedaje,
alimentación y transporte durante los días sábado, domingo y feriados establecidos
por ley, cuando las circunstancias así lo requieran.
REFORMA AL ARTÍCULO 4 BIS
INCISO B, DEL REGLAMENTO
DE FONDOS
ROTATIVOS DE TRABAJO, CAJA CHICA
Y VIÁTICOS DEL
INSTITUTO NACIONAL
DE APRENDIZAJE
Aprobada en sesión
de Junta Directiva Nº 4332 celebrada el 24 de marzo 2008, mediante acuerdo de
Junta Directiva Nº 058-2008-JD.
Artículo 4 bis.—Procedencia del pago de viáticos. Para determinar
la procedencia del pago de viáticos debe estarse a lo dispuesto por el
Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos
dictado por la Contraloría General de la República en lo que corresponde a
limitación territorial, y a los siguientes supuestos: b) El INA cancelará al
funcionario viáticos cuando se desplacen de su lugar permanente de trabajo a
una distancia de diez kilómetros. De manera excepcional, se cancelaran
viáticos, en aquellas situaciones especiales que a criterio razonado de la
Gerencia, impliquen el desplazamiento del personal de su lugar permanente de
trabajo al Área Metropolitana.
La Gerencia podrá
delegar esta potestad en las jefaturas que a su criterio puedan ejercer esta
función, mediante un acto razonado.
San José, 16 de
mayo del 2008.—Unidad de Recursos Materiales.—Lic. Ana Luz Mata Solís, Jefa.—1 vez.—(Solicitud Nº 32557).—C-10820.—(45923).
La Gaceta 103 del
29/05/2008
CAPÍTULO II
Asignación de fondos de trabajo y de caja chica
Artículo 5º—Creación. La Subgerencia Administrativa aprobará
la creación de Fondos de Trabajo y de Caja Chica para las unidades
organizacionales cuando lo solicite la Unidad de Recursos Financieros. Para
tal efecto se requerirá un estudio anticipado donde se indique al menos:
a. El objetivo que cumplirá el
Fondo Rotativo solicitado.
b. El volumen aproximado de
transacciones que se realizarán en el nuevo fondo.
c. El funcionario responsable
del Fondo.
d. La ubicación del nuevo
Fondo, junto con una constancia de que cuenta con la infraestructura y
recursos mínimos para operar en forma eficiente.
e. Un estudio sobre el costo en
que incurrirá el Instituto con el establecimiento del nuevo Fondo.
Artículo 6º—Montos de los fondos de trabajo. La asignación
del monto de cada Fondo de Trabajo lo establecerá la Unidad de Recursos
Financieros de la Institución, de acuerdo con el comportamiento del gasto
real de las respectivas unidades organizacionales. La rotación del mismo para
el reintegro de las sumas asignadas se hará periódicamente de acuerdo con la
necesidad de reponer los adelantos y cancelaciones girados. Los Fondos de
Trabajo estarán enmarcados dentro de los límites establecidos en el
Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la Institución, desglosado por
unidad presupuestaria.
Artículo 7º—Montos
de los fondos de caja chica.
a) El gasto global de la Institución
por Caja Chica no excederá el 5% del gasto efectivo del presupuesto
institucional vigente, estimado por la Unidad de Recursos Financieros.
b) El monto de cada Caja Chica
lo establecerá la Unidad de Recursos Financieros, de acuerdo con el comportamiento
del gasto real efectivo de cada unidad organizacional.
c) Los recursos necesarios para
la operación de la Caja Chica serán suplidos por el Fondo de Trabajo
correspondiente, ante quien se harán los reintegros respectivos.
d) La Unidad de Recursos Financieros
contará con una Caja Chica autorizada por la Subgerencia Administrativa.
e) La Administración
actualizará cada año el monto del vale de Caja
Chica. Como parámetro utilizará el monto establecido por la Contraloría
General de la República para compra directa, no pudiendo excederse en un 5%
del mismo. Esta actualización será aprobada y comunicada por la Gerencia
General o la Subgerencia Administrativa.
f) La suma máxima a autorizar
por concepto de viáticos en el país, será el equivalente de una
semana hábil de viáticos totales con base en la tarifa diaria más alta
establecida en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para
Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República. De
necesitarse un monto mayor deberá utilizarse el Fondo de Trabajo.
g) En aquellos casos
donde aplique la retención del impuesto sobre la renta, será responsabilidad
del funcionario que realice la compra, retener las sumas correspondientes y
reportarlas en la liquidación que respalda la compra de bienes y servicios.
h) La Unidad de Recursos
Financieros será la responsable de verificar la correcta aplicación del
inciso anterior y realizar los reportes correspondientes cada mes ante el
Ministerio de Hacienda.
Artículo 8°—Monto para compradores de caja chica. El
Encargado de la unidad organizativa podrá autorizar a un funcionario de los
procesos de adquisiciones para que funja como comprador con fondos de caja
chica con el fin de agilizar las gestiones de compra. Para tal fin, se podrán
hacer adelantos hasta el equivalente de cinco veces el monto autorizado en el
inciso e) del numeral 7 de este Reglamento.
Artículo 9º—Cierre.
El cierre de un Fondo de Trabajo o de Caja Chica será responsabilidad
exclusiva de la Unidad de Recursos Financieros, quien deberá elaborar un
informe escrito debidamente fundamentado con indicación clara de las razones
que justifican el cierre.
CAPÍTULO III
Operación y control de los fondos rotativos
Artículo 10.—Requisitos de validez.
La operación de los Fondos de Trabajo y de Caja Chica está sujeta al correcto
cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Firma y nombre del
funcionario debidamente autorizado en las fórmulas respectivas. Dicho
servidor deberá verificar que se cumple con los requisitos establecidos en
este Reglamento y los procedimientos correspondientes, así como de que no hay
fraccionamiento y que no se dispone del bien o servicio. Además, en el caso
de los Fondos de Caja Chica, debe verificar que el precio es el normal del
mercado y conveniente para la Institución.
b) Las erogaciones de los
Fondos de Trabajo se realizarán utilizando el documento denominado “Orden de
Compra” o “Orden de confección de cheque”, según lo establezcan los
procedimientos de contratación administrativa.
c) Los diversos formularios que
se utilicen en la operación de los Fondos de Trabajo y de Caja Chica, deben
ser escritos a máquina o en los medios electrónicos disponibles en la
institución y no deben presentar tachaduras, borrones, rupturas o
alteraciones de cualquier naturaleza que hagan dudar de su legitimidad.
Tampoco deben presentar agregados o modificaciones posteriores. Cualquier
enmienda debe hacerse mediante justificación expresa o al reverso del
documento y debe ser suscrita por los funcionarios autorizados para
aprobarlos.
d) El Vale de Caja Chica deberá
ser presentado para el aval presupuestario dentro de los cinco días hábiles
posteriores a su emisión.
Artículo 11.—Autorización. Las
solicitudes de compra o Vales de Caja Chica deberán ser firmados por el
Encargado de la unidad organizacional o en su defecto por alguno de los dos
funcionarios por él autorizados para tal fin. Para efectos de validez, dicha
firma deberá ser confrontada con el registro de firmas que custodian la
Unidad de Recursos Financieros, el proceso financiero contable de las
Unidades Regionales o los Procesos de Gestión Administrativa de los Núcleos
de Formación y Servicios Tecnológicos, según corresponda.
Artículo 12.—Aval Presupuestario. Antes de hacerse efectivo,
todo Vale de Caja Chica o solicitud de compra de bienes o servicios deberá
tener el aval del Proceso de Control Presupuestario de la Unidad de Recursos
Financieros o del Proceso Financiero Contable de la Unidad Regional o del
Encargado de la Gestión Administrativa del Núcleo de Formación y Servicios
Tecnológicos, según corresponda, con el fin de garantizar la existencia de
contenido presupuestario. De no cumplirse con este requisito previo el gasto
que se origine no será cancelado.
Artículo 13.—Desembolsos.
a) Los adelantos de Caja Chica
se otorgarán antes de la compra de los bienes y servicios indicados en
el artículo 4 del presente Reglamento, salvo las excepciones que
autorizara el Encargado de la Unidad Organizacional con justificación expresa.
b) Los pagos con recursos de
los Fondos de Trabajo se harán con posterioridad a la recepción a
satisfacción del bien o servicio; no obstante se podrán hacer adelantos con
estos fondos en caso de viáticos que excedan el monto establecido en el
artículo 7 de este Reglamento y de adelantos a instructores para la compra de
suministros perecederos, de difícil adquisición o de alto riesgo, así como
para gastos debidamente justificados por el encargado de la unidad
organizacional.
c) Los adelantos no podrán utilizarse
para un fin distinto del solicitado. De existir un remanente deberá ser
reintegrado y no podrá emplearse para otros fines.
d) El anticipo para el pago de
viático se girará de la siguiente manera:
d.1. Ningún anticipo
podrá girarse si el anterior no esta debidamente
liquidado.
d.2. Para tramitar la
solicitud de viático deben presentar ante el Proceso de Tesorería de la Sede
Central, o ante el Proceso Financiero contable de la Unidad Regional la
fórmula de Solicitud de Viáticos.
Artículo 14.—Plazo para liquidar
adelantos de adquisiciones. Todo adelanto para gasto será liquidado en un
plazo no mayor de cinco días hábiles posteriores al recibo del dinero o a la
finalización del evento. La Tesorería respectiva comunicará a la Unidad de
Recursos Humanos en un plazo no mayor de 5 días hábiles sobre las
liquidaciones que se presenten extemporáneamente, para que dicha Unidad
levante el procedimiento disciplinario correspondiente. En caso de que no se
realice la compra que originó el adelanto, el dinero deberá ser devuelto al
Fondo respectivo en forma inmediata justificando expresamente las razones que
impidieron la adquisición del suministro o servicio.
Artículo 15.—Plazo para liquidar adelantos de viáticos. Los
adelantos para gastos de traslado, alimentación y permanencia se podrán
entregar hasta dos días hábiles antes del viaje y deberán ser liquidados
durante el plazo señalado por el “Reglamento de Gastos de Viaje y de
Transporte para Funcionarios Públicos” emitido por la Contraloría General de la
República. En caso de que no se produzca la gira que originó el adelanto, el
dinero deberá ser devuelto al Fondo respectivo justificando expresamente las
razones que impidieron su utilización. Si algún funcionario no presenta la
liquidación en tiempo, la Tesorería respectiva lo comunicará a la Unidad de
Recursos Humanos en un plazo no mayor de 5 días hábiles para que dicha Unidad
levante el procedimiento disciplinario y gestione los reintegros que
correspondan.
Artículo 16.—Imposibilidad de nuevos adelantos. No se girará
adelanto alguno al funcionario que tuviese pendiente la liquidación de un
adelanto anterior, salvo los casos indicados en el artículo 8º. Tampoco se
girará adelanto cuando la solicitud de desembolso no reúna los requisitos
establecidos en los artículos 10, 11 y 12 del presente Reglamento. La
responsabilidad sobre el incumplimiento de este artículo recaerá en dicho
funcionario y en el Encargado del Fondo respectivo.
Artículo 17.—Prohibiciones sobre cheques. Es prohibido cambiar
cheques personales con los Fondos de Trabajo o de Caja Chica.
Artículo 18.—Manejo de fondos. El Fondo de Caja Chica de
Trabajo debe estar bajo la custodia de una sola persona, respectivamente. En
caso de ausencia de alguno de los Encargados de ambos Fondos, los jefes de
las unidades organizativas deberán asignar un funcionario para ejercer la
suplencia, previo arqueo de esos Fondos.
Artículo 19.—Arqueos. Las Tesorerías respectivas efectuarán
verificaciones o arqueos sorpresivos totales a la Caja Chica o al Fondo de Trabajo
al menos una vez al mes.
El responsable de
la Caja Chica realizará diariamente un arqueo para el cierre de caja y en
caso de detectar alguna inconsistencia emitirá un informe a la Tesorería
correspondiente.
En caso de
faltantes o sobrantes deberá cumplirse con el procedimiento que la Unidad de
Recursos Financieros tenga previsto para tal fin, sin perjuicio de las
medidas disciplinarias que correspondan si se demuestra la existencia de una
administración irregular de los Fondos.
Artículo 20.—Registro contable. Es responsabilidad del Proceso
Financiero Contable de cada Unidad Regional y de la Unidad de
Recursos Financieros en la Sede Central, llevar y mantener actualizados los
registros contables de la operación de los Fondos Rotativos.
Artículo 21.—Control de Auditoría. La Auditoría Interna está
facultada para efectuar las verificaciones o arqueos sorpresivos totales en
cualquiera de los Fondos existentes, o los que en el futuro se establezcan en
el INA.
CAPÍTULO IV
Sanciones
Artículo 22.—Responsabilidad de los
funcionarios. Todos los funcionarios que soliciten, tramiten, autoricen y
revisen documentos o manejen dinero relacionado con los Fondos, serán
responsables según sea la función que desempeñen, aparte del cumplimiento
obligatorio de los siguientes deberes:
a) El funcionario que autoriza
la utilización de los Fondos debe garantizar que se cumpla con lo estipulado
en el inciso a) del artículo 10 del presente Reglamento.
b) El Encargado del manejo de
cada uno de los fondos debe garantizar que se cumpla con los requisitos de
validez estipulados en el inciso c) del numeral 10º de este Reglamento, así
como los artículos 11, 12, 14 y 15 de ese mismo cuerpo normativo. Además
deberá mantener un control actualizado de adelantos pendientes de liquidar y
estará obligado a reportar, dentro de los siguientes dos días hábiles y por
escrito a la Tesorería respectiva, cualquier inconsistencia que se presente.
En caso de no hacerlo será responsable por tal omisión.
c) El funcionario que hace uso
de los dineros asignados por Caja Chica o Fondos de Trabajo será responsable
que el bien o servicio se adquiera satisfactoriamente, además de que el
precio sea el normal del mercado y conveniente para la Institución.
d) El funcionario que autorice
de manera improcedente el pago de un suministro, servicio o viático por medio
de Caja Chica, será responsable en forma solidaria con el servidor que lo
solicitó. Ambos deberán reintegrar la suma desembolsada por el INA dentro del
día hábil siguiente a la detección del hecho por parte de las Unidades
Administrativas o de la Auditoría Interna, sin perjuicio de las medidas
disciplinarias que correspondan por tal actitud.
Artículo 23.—Incumplimiento y trámite
disciplinario. El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones
contenidas en el presente Reglamento se comunicará a la Unidad de Recursos
Humanos en un plazo no mayor de cinco días hábiles desde que la
Administración tuvo conocimiento del hecho, para la aplicación de las medidas
disciplinarias correspondientes de conformidad con los artículos 47 al 50 del
Reglamento Autónomo de Servicios del INA.
CAPÍTULO V
Disposiciones varias
Artículo 24.—Manual de procedimientos.
El presente Reglamento será complementado con un Manual de Procedimientos de
Fondos Rotativos, Caja Chica y Viáticos, el cual deberá implementarse en un
plazo no mayor a un mes luego de la publicación del presente Reglamento en el
Diario Oficial y será emitido por la Subgerencia Administrativa.
Artículo 25.—Derogatoria. Derogar el Reglamento para el Pago
de Viáticos de Servidores del Instituto Nacional de Aprendizaje, aprobado en
sesión de la Junta Directiva número 2091 del 7 de marzo de 1984 y sus
reformas.
Artículo 26.—Vigencia. Las presentes reformas entrarán a regir
a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
Transitorio 1º—Los viáticos otorgados conforme con el Reglamento
para el pago de viáticos de servidores del Instituto Nacional de Aprendizaje
se regirán conforme a esa normativa hasta su fenecimiento.
San José, 22 de mayo del 2007.—Unidad de
Recursos Materiales.—Lic. Ana Luz Mata Solís,
Jefa.—1 vez.—(Solicitud Nº 32539).—C-202695.—(43321
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