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INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO
NACIONAL DE APRENDIZAJE
PRESENTACIÓN
Necesidad de actualizar el marco normativo que regula la labor
de la Auditoría Interna del INA. De acuerdo
con la evolución continua que se ha venido dando en el marco normativo que
regula las materias de control interno y de auditoría, cuyo accionar se
orienta hoy día hacia un cambio de paradigma en el cumplimiento de nuestro
deber, considerando nuevos modelos, estándares y mejores prácticas para
resolver temas que por larga data han estado en la palestra y para los cuales
hoy se ha modificado la visión en un mundo celeradamente
cambiante, como son la rendición de cuentas, la transparencia y la calidad; o
temas nuevos por el devenir tecnológico como el uso de tecnologías de
información y de comunicaciones.
VINCULANCIA
El presente Reglamento será de aplicación obligatoria para la
Auditoría Interna del INA en su labor. Prevalecerá sobre cualquier disposición
que en contrario emita la misma Auditoría Interna y la Administración del
INA, cuando se refieran a las labores que debe desempeñar la Auditoría
Interna.
Cuando se trate de normativa de la Institución que regule otros
aspectos administrativos a que deba someterse la Auditoría Interna como
órgano institucional, prevalecerá lo dispuesto en aquellas.
INCUMPLIMIENTOS
El incumplimiento injustificado dará lugar a lo dispuesto en el
Capítulo V de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.
DISPONIBILIDAD DEL REGLAMENTO
Este Reglamento se encontrará disponible en la INTRANET del INA
y a futuro en la página web de la Auditoría Interna del INA.
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Ámbito de aplicación.
El presente Reglamento regula el cumplimiento de las funciones y
actividades de la Auditoría Interna del Instituto Nacional de Aprendizaje
considerando las funciones administrativas esenciales de planificación,
organización, dirección, coordinación, control y seguimiento de los servicios
de Auditoría y servicios preventivos para los cuales está facultada.
Artículo 2º—Definición de términos.
Para los efectos del presente Reglamento, se entenderán los
siguientes términos en el sentido que se indica a continuación:
a. INA: Instituto Nacional de Aprendizaje.
b. Administración Superior: Está constituida por la Junta
Directiva, Presidencia Ejecutiva, Gerencia y los titulares subordinados de
toda la estructura organizacional del INA, encargados de ejecutar su
actividad tanto interna como externa.
c. Contraloría General u órgano contralor: Contraloría
General de la República.
d. Manual de Normas de Control Interno: Manual de Normas
generales de control interno para la Contraloría General de la República y
las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.
e. Manual de Normas Técnicas de Auditoría: Manual sobre
normas técnicas de Auditoría para la Contraloría General de la República y
las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.
f. Manual para el ejercicio: Manual de normas para el
ejercicio de la Auditoría Interna en el sector público.
g. Manual de normas generales de auditoría: Manual de
normas emitido por la Contraloría General mediante Resolución R-CO-94-2006.
h. NEPAI: Normas para el ejercicio profesional de la
Auditoría Interna, emitidas por el Instituto de Auditores Internos de los
Estados Unidos de América (Institute of Internal Auditors).
i. Ley General de Control Interno: Ley General de Control
Interno Nº 8292 del 4 de setiembre del 2002.
j. Lineamiento: Lineamientos para la descripción de las
funciones y requisitos de los cargos de Auditor y Subauditor
Internos, emitidos por la Contraloría General de la República.
k. Manual de Procedimientos: Manual de Procedimientos de
Trabajo de la Auditoría Interna del INA.
En relación con los términos de la materia de auditoría y
control interno no incorporados explícitamente en este artículo, se aplicarán
los conceptos que haya definido o defina a futuro la Contraloría General de
la República en sus manuales y lineamientos.
Artículo 3º—Concepto de la actividad de Auditoría Interna.
La Auditoría Interna debe funcionar como una actividad
independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad razonable al
INA, en la medida en que valida y mejora sus operaciones.
Artículo 4º—Valor agregado.
El valor agregado de la Auditoría se mide en términos de su
contribución a que se alcancen los objetivos institucionales del INA,
mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y
mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los
procesos de dirección institucionales.
Artículo 5º—Garantía de ley.
Dentro del INA, la Auditoría Interna proporciona a la ciudadanía
una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la
administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las
prácticas sanas.
Artículo 6º—Relación interna.
La relación interna de la Auditoría Interna del INA está
definida como uno de los componentes orgánicos del sistema de control interno
establecido en el INA.
Artículo 7º—Relación externa.
La Auditoría Interna del INA forma parte del Sistema de
Fiscalización Superior de la Hacienda Pública a que se refiere la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República.
Artículo 8º—Unicidad.
En el INA existirá una sola Unidad de Auditoría Interna, que se
regulará de acuerdo con las disposiciones de la Ley General de Control
Interno Nº 8292 y de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República en lo concerniente al accionar de las auditorías internas y al
funcionamiento del Sistema Nacional de Fiscalización de la Hacienda Pública,
y en conformidad con otras disposiciones legales aplicables por su ámbito de
competencia. A lo interno, en el ejercicio de sus funciones, se regulará por
la normativa emitida por la Contraloría General de la República en los
manuales de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual
de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el sector público, y
por las disposiciones, normas y otros preceptos, en cuanto le sean
aplicables, emitidos o que en el futuro emita la Contraloría General, en el
ámbito de su competencia.
El detalle de la normativa vigente y aplicable para la Auditoría
Interna del INA es el siguiente:
Leyes y sus Reglamentos
1. Constitución Política de la República de Costa Rica. Publicada
el 7 de noviembre de 1949.
2. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley
Nº 7428 del 26 de agosto de 1994 (La Gaceta Nº 210 del 4 de noviembre
de 1994)
Ultimas Reformas: Ley Nº 8422 del 6 de octubre del 2004. (La
Gaceta Nº 212 del 29 de octubre del 2004) Ley Nº 8292 del 18 de julio del
2002. (La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del 2002) Ley Nº 8131 del
18 de setiembre del 2001. (La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre del
2001).
3. Ley Orgánica del INA, Ley Nº 6868.
4. Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la
función pública, Ley 8422.
5. Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494 del 2 de mayo
de 1995, publicada en La Gaceta Nº 110 del 8 de junio de 1995.
6. Reforma Parcial de la Ley de Contratación Administrativa Nº
7494. Ley Nº 8511 del 16 de mayo del 2006, La Gaceta Nº 128 del 4 de
julio del 2006.
7. Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos.
Ley Nº 8131.
8. Ley General de Control Interno. Ley 8292 (La Gaceta Nº
169 del 4 de setiembre del 2002).
9. Ley General de la Administración Pública, Ley Nº 6227.
10. Reglamento a la Ley Orgánica del INA.
11. Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, publicado en La Gaceta Nº
82 del 29 de abril del 2005.
12. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto
Ejecutivo Nº 33411-H publicado en La Gaceta Nº 128 del 4 de julio del
2006.
13. Ley General de Archivos Nacionales.
14. Reglamento a la Ley de Archivos.
15. Otras leyes y reglamentos que sean atinentes a la labor de
Auditoría Interna en el sector público o atinentes a la actividad
institucional, misional o administrativa del INA y su regulación.
Manuales
1. Manual de normas generales de control interno para la
Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su
fiscalización.
Publicado en La Gaceta Nº 107 del 5 de junio, 2002
(Incluye las modificaciones publicadas en La Gaceta Nº 248 del 24 de
diciembre, 2003) Versión 2004 (Ley 8292).
2. Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en
el sector público. La Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del 2004.
3. Manual de normas generales de auditoría para el sector
público (M-2-2006-CO-DFOE). Aprobado mediante Resolución del Despacho de la
Contralora General de la República, Nº R-CO-94-2006 del 17 de noviembre,
2006. Publicada en La Gaceta Nº 236 del 8 de diciembre, 2006.
4. Manual de Normas Técnicas para la Gestión y Control de las
Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE). Publicado en el Diario Oficial
La Gaceta Nº 119 del 21 de junio de 2007.
5. Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno relativas al
Control de Obras Públicas Complemento Nº 1 para la Contraloría General de la
República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización relativas al
Control de Obras Públicas. La Gaceta Nº 4 del 7 de enero de 1986.
6. Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno Relativas al
Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos. Alcance Nº 7 a La Gaceta Nº
24 del 2 de febrero de 1996.
7. Manual sobre Normas Técnicas que deben observar las Unidades
de Auditoría Interna en la Legalización de Libros. Alcance Nº 7 a La
Gaceta Nº 24 del 2 de febrero de 1996.
8. Manual técnico para el desarrollo de proyectos de obra
pública. Circular DCOP1-98 (Julio 1998).
9. Otros manuales que emita la Contraloría General de la
República relacionados con el control interno y la Auditoría Interna.
Directrices y Lineamientos
1. Sobre Autoevaluación del sistema de control interno y
fiscalización de la Contraloría General sobre cumplimiento de la normativa
vigente 02053- 2004, a los entes y órganos sujetos a la fiscalización.
2. Sobre el establecimiento y funcionamiento del Sistema
Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) Directrices
generales, Nº D-3- 2005-CO-DFOE, R-CO-64-2005, publicadas en La Gaceta Nº
134 del 12 de julio, 2005.
3. Parámetros de implementación de las Directrices Generales
para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración
del Riesgo Institucional (SEVRI). DFOE-68 (1741).
4. Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a
observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, Funcionarios de
la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores
Públicos en General. D-2-2004-CO.
5. Directrices para el fortalecimiento del control en la gestión
pública. D-03-2004-CO-DDI, La Gaceta Nº 248 del 20 de diciembre del
2004.
6. Sobre el Informe de Gestión según lo dispuesto en el inciso
e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno: Directrices que deben
observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su
gestión (publicadas en La Gaceta Nº 131 del 7 julio del 2005).
7. Sobre el Informe de Gestión, obligatoriedad de cumplir con
las Directrices, dirigido a los Auditores Internos, sobre la que deben
observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su
gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General
de Control Interno. Oficio Nº 06540 (DFOE-185) del 18 de julio del 2005.
8. Sobre el Informe de Gestión según lo dispuesto en el inciso
e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno, dirigido a la
Administración activa, sobre indicaciones referentes a las Directrices que
deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su
gestión. Oficio Nº 05539 (DFOE-184) del 18 de julio del 2005.
9. Sobre el Informe anual sobre el estado de cumplimiento de las
disposiciones. Remisión del informe anual sobre el estado de cumplimiento de
las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República.
DFOE-99 (3067).
10. Obligación de atender las potestades de acceso a la
información. Comunicado de advertencia sobre la obligación de atender las
potestades de acceso a la información de las auditorías internas. Alcance Nº
57 a La Gaceta Nº 217 del 5 de noviembre, 2004.
11. Otras directrices que a futuro emita la Contraloría General
de la República en materia de fiscalización, control interno y Auditoría
Interna.
Resoluciones emitidas por la Contraloría General de la República,
de acatamiento obligatorio:
1. R-CO-91-2006 Lineamientos Nombramiento Auditores Internos
2. R-CO-92-2006 Lineamientos artículo 15 LOCGR1
3. R-CO-93-2006 Directrices generales relativas al Reglamento de
Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público.
4. R-CO-15-2007 Directrices para la autoevaluación anual de
calidad de las Auditorías Internas del Sector Público (D-2-2007-CO-DFOE).
5. Circular 3339 (DFOE-77) Herramientas de aplicación
obligatoria para la autoevaluación anual de calidad de las Auditorías
Internas del Sector Público.
6. Las resoluciones que emita a futuro la Contraloría General de
la República en el ámbito de sus competencias como ente rector del Sistema
Nacional de Fiscalización Superior de la Hacienda Pública.
Normativa que rige el ejercicio profesional de los auditores
internos en el sector público:
1. Principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables
al Sector Público Costarricense. Decreto Ejecutivo Nº 27244-H publicado en La
Gaceta Nº 168 del 28 de agosto de 1998.
2. Normas Internacionales para el ejercicio de la Auditoría
Interna. NEPAI.
3. Consejos para la práctica de las normas internacionales
NEPAI.
4. Guía de NEPAI y consejos para la práctica vigentes desde
2004.
5. Normas internacionales de la información financiera.
6. Ley del Colegio de Contadores Públicos.
7. Código de Ética del Colegio de Contadores Públicos.
8. Normas Internacionales de Auditoría.
9. Normas Contables Internacionales para el Sector Público
(Publicadas por el Colegio de Contadores Públicos en su página Web).
10. Compendio de NIFFs.
11. Estándares Internacionales de control interno y tecnologías
de información.
12. Estándares de calidad de las Auditorías Internas.
13. Otra normativa o estándares aplicables o que se conozcan y sirvan
para mejorar la dirección y el control de gestión de la fiscalización.
Reglamentación Interna del INA
1. Reglamento de Junta Directiva.
2. Reglamento de gastos de viaje en el interior y exterior para
funcionarios públicos emitido por la Contraloría General de la República.
3. Reglamento de Zonaje para
funcionarios del INA.
4. Reglamento para alquiler de vehículos de funcionarios
(kilometraje).
5. Reglamento para Adecuaciones Curriculares a Participantes con
necesidades Educativas Especiales en la Formación Profesional.
6. Reglamento de Contratación de Instrucción Técnica.
7. Reglamento de Contratación de Llave en Mano.
8. Reglamento de Acreditación.
9. Reglamento de Fondos de Trabajo y Caja Chica del INA.
10. Reglamento de Control de Bienes e Inventarios.
11. Reglamento de Suministros.
12. Reglamento de Desconcentración en favor de las Unidades
Regionales.
13. Reglamento de Cauciones para funcionarios del INA.
14. Reglamento de uso, control y mantenimiento de vehículos.
15. Reglamento de sodas institucionales.
16. Reglamento para otorgar uniformes a los estudiantes.
17. Reglamento de becas y ayudas a participantes en acciones de
formación y capacitación.
18. Reglamento de capacitación de funcionarios.
19. Reglamento de Comités de Enlace y de Cúpula.
20. Reglamento de uso y control de teléfonos celulares.
21. Reglamento de Cobro Administrativo y Judicial del Tributo de
la Ley Nº 6868.
22. Otra Reglamentación existente para el universo fiscalizable
o que se promulgue para esas áreas.
Artículo 9º—Ámbito de acción de la Auditoría Interna del INA.
El ámbito de acción está conformado por toda la estructura y
funciones definidas por Ley para el Instituto Nacional de Aprendizaje y por
todos los entes y órganos públicos y privados sujetos a la competencia
institucional de la Auditoría Interna como componente del Sistema de
Fiscalización Superior de la Hacienda Pública. El Auditor está en la
obligación de mantener actualizado, en el instrumento que corresponda y que
se defina al efecto, los órganos y entes sujetos al ámbito de acción de la
Auditoría Interna, con fundamento en lo estipulado en el artículo Nº 22
inciso a) de la Ley General de Control Interno.
CAPÍTULO II
De la independencia y objetividad
en el cumplimiento de las funciones
Artículo 10.—Independencia funcional y de criterio.
Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus
atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del
jerarca y de los demás órganos de la administración activa.
Artículo 11.—Impedimentos asociados a los deberes y
prohibiciones.
Los funcionarios de la Auditoría Interna, de conformidad con la
naturaleza de su función deben tener presente los impedimentos asociados a
los deberes y prohibiciones contemplados en la Ley General de Control Interno
y demás impedimentos del personal de la Auditoría Interna contemplados en el
ordenamiento como serían otras leyes y los reglamentos internos del
Instituto.
El Auditor Interno y su personal no deben ser parte de grupos de
trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa.
Cuando así lo solicite la Junta Directiva, se debe tener en cuenta que su
participación será exclusivamente en su función de asesor, en asuntos de su
competencia y no podrá ser con carácter permanente.
Artículo 12.—Establecimiento de medidas que garanticen
objetividad.
Es obligación del Auditor Interno establecer medidas formales
para controlar y administrar situaciones de impedimento que pudieran
presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro (de
hecho o en apariencia) la objetividad e independencia de la Auditoría
Interna.
Artículo 13.—Uniformidad de criterios.
El Auditor Interno aplicará criterios uniformes en el ejercicio
de las competencias y en las relaciones con los sujetos pasivos.
Artículo 14.—Prohibiciones.
El Auditor Interno, el Subauditor
Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, tendrán las
siguientes prohibiciones:
a. Realizar funciones y actuaciones de administración activa,
salvo las necesarias para cumplir su competencia.
b. Formar parte de un órgano director de un procedimiento
administrativo.
c. Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en
asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes,
descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado,
o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista
impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio
ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea
fuera de la jornada laboral.
d. Participar en actividades político-electorales, salvo la
emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales.
e. Revelar información sobre las auditorías o los estudios
especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine
una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de
los funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta Ley.
f. Emitir declaraciones, juicios o expresiones que por su
naturaleza, lesionen la imagen del INA.
g. Percibir compensaciones salariales distintas de las reguladas
en el servicio público, otorgadas por el cumplimiento de su deber como
funcionarios públicos dentro o fuera del país.
h. Desempeñar simultáneamente dos cargos públicos al tenor de lo
dispuesto en el artículo Nº 17 de la Ley Contra la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito Nº 8422.
i. Ejercer alguna de las incompatibilidades que menciona el
artículo Nº 18 de la Ley Nº 8422, salvo lo establecido en el artículo Nº 19
de la misma Ley.
j. Participar en grupos o comisiones que ejerzan función propia
de la administración activa.
Artículo 15.—Requisitos de actitud para que los funcionarios
de la Auditoría Interna guarden objetividad en sus relaciones con los
auditados.
Los funcionarios de la Auditoría Interna, además de lo
establecido en el Estatuto del Servicio Civil, el Reglamento Autónomo de
Servicios, el Código de Trabajo y las demás leyes específicas, debe cumplir
con las siguientes normas:
• Actitud independiente y objetiva en la ejecución de los estudios
de auditoría y en la preparación de los informes correspondientes.
• Abstenerse de dar declaraciones o emitir juicios o expresiones
que por su naturaleza lesionen la imagen de algún funcionario del INA.
• No aceptar beneficios de cualquier naturaleza de personas
tanto del INA como de terceros relacionados, que estén siendo o puedan ser
objeto de evaluación.
• Guardar rigurosa reserva y discreción sobre el contenido de
mensajes, documentos oficiales o cualquier clase de información que por la
índole de sus funciones llegue a ser de su conocimiento.
• Comunicar, cuando sea necesario y por los medios establecidos,
la existencia de algún impedimento o cualquier tipo de relación que
comprometa su objetividad o le ocasione un conflicto de intereses, en la
realización de algún estudio o el cumplimiento de tareas específicas.
CAPÍTULO III
De la ubicación y estructura organizativa
Artículo 16.—Ubicación en la estructura institucional.
La Auditoría Interna del INA es un órgano asesor de alto nivel
que depende orgánicamente de la Junta Directiva del INA.
Artículo 17.—Dependencia orgánica y funcional del personal de
Auditoría.
Los funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las
disposiciones administrativas aplicables al resto del personal del INA; sin
embargo, el nombramiento, traslado, la suspensión, remoción, concesión de
licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización
del Auditor Interno; todo de acuerdo con el marco jurídico que rige para el
INA y según se establece en los artículos 24 y 28 de la Ley General de
Control Interno.
Artículo 18.—Estructura orgánica interna.
La Auditoría se organizará y funcionará conforme lo disponga el
Auditor Interno, de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y
directrices que emita la Contraloría General de la República. Es
responsabilidad del Auditor Interno disponer para su unidad una estructura
organizativa concordante con la razón de ser y la normativa que regula al
INA, a efecto de garantizar el cumplimiento eficaz, eficiente y económico de
los recursos asignados, así como la efectividad en el cumplimiento de sus
obligaciones legales y técnicas.
Artículo 19.—Modificaciones a la estructura orgánica de la
Auditoría Interna.
Las modificaciones a la estructura orgánica interna de la
Auditoría requerirán de la aprobación expresa del Auditor Interno y
requerirán de un acuerdo de la Junta Directiva del INA, motivado.
Artículo 20.—Estructura mínima.
La estructura orgánica mínima con que deberá contar la Auditoría
Interna del INA estará conformada por la Dirección de Auditoría (Auditor
Interno y Subauditor Interno), los procesos de
Fiscalización de Recursos Financieros, Administrativos y de Apoyo y el de
Fiscalización del Planeamiento y Ejecución de la Formación y Capacitación, el
Área de Tecnologías de Información y los niveles de asesoría y comités que se
considere conveniente conformar, sean éstos permanentes o temporales, para
tareas específicas.
Artículo 21.—Protección al personal de la Auditoría Interna.
Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento
de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda, la
Institución dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los
costos para atender ese proceso hasta su resolución final, de acuerdo con lo
dispuesto en la Ley General de Control Interno.
Artículo 22.—Asignación de recursos.
La Junta Directiva del INA deberá asignar los recursos humanos,
materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para
que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión. Para efectos
presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una categoría programática;
para la asignación
y disposición de sus recursos, se tomarán en cuenta el criterio
del Auditor Interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría
General de la República. La Auditoría Interna ejecutará su presupuesto,
conforme lo determinen sus necesidades para cumplir su plan de trabajo.
CAPÍTULO IV
De los puestos de Auditor y Subauditor
Internos
SECCIÓN I
Regulaciones relativas a los cargos y funciones
Artículo 23.—Requisitos del cargo de Auditor y Subauditor Internos.
El INA deberá considerar en sus respectivos manuales de cargos y
clases, la descripción de los requisitos correspondientes para cada uno de
los cargos, de conformidad con el lineamiento emitido por la Contraloría
General de la República y los que emita a futuro. Tales requisitos deberán
contemplar como básico la incorporación al Colegio Profesional de Contadores
Públicos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley Orgánica
del INA y el conocimiento de las disposiciones legales que rigen en general a
la Administración Pública Costarricense y específicamente las que conciernen
al INA.
Artículo 24.—Nombramiento.
Los nombramientos de Auditor y Subauditor
Internos serán por tiempo indefinido, y los hará la Junta Directiva del INA.
Tales nombramientos se realizarán por concurso público promovido por el INA.
Artículo 25.—Proceso de selección de candidatos para optar
por el cargo de Auditor o Subauditor Internos.
El INA definirá un Reglamento específico para este proceso que
deberá cumplir con las formalidades dispuestas por Ley para tales efectos. En
dicha reglamentación se establecerá un procedimiento mediante el cual se
asegurará el cumplimiento del artículo Nº 31 de la Ley General de Control
Interno en todos sus extremos, así como los lineamientos emitidos por la
Contraloría General en cuanto a la idoneidad y cumplimiento del perfil para
el desempeño de los puestos de Auditor y Subauditor
Internos.
Artículo 26.—Remociones.
La conclusión de la relación de servicio, por justa causa, del
Auditor y el Subauditor Internos, deberá ser
conforme al artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y deberán cumplirse todas las formalidades del procedimiento y
garantizar oportunidad suficiente de defensa en su favor, y demás requisitos
del debido proceso. Asimismo deberá cumplirse con los lineamientos emitidos
por la Contraloría General de la República y los que emita a futuro.
Artículo 27.—Establecimiento de las funciones para los cargos
de Auditor y Subauditor Internos.
Las funciones de los cargos de Auditor y Subauditor
Internos deben estar definidas en el Manual Descriptivo de Clases y Cargos
del Instituto Nacional de Aprendizaje de conformidad con lo resuelto por la
Contraloría General de la República sobre el particular.
Artículo 28.—Normativa técnica aplicable por parte del
Auditor y Subauditor Internos en el ejercicio de su
función.
El Auditor y el Subauditor Internos,
en el ejercicio de su cargo, deberán actuar de conformidad con las
disposiciones de la Ley General de Control Interno Nº 8292 y la Ley Orgánica
de la Contraloría General de la República como regulaciones técnicas
funcionales para la función auditora en el Sector Público, asimismo, deberán
actuar a la luz de las demás leyes, reglamentos y disposiciones aplicables al
sector público y aquéllas que emita la Contraloría General de la República.
En cuanto a las normas de la profesión de Auditoría se
utilizarán supletoriamente las normas de auditoría acogidas por el Colegio de
Contadores Públicos de Costa Rica y las normas para el ejercicio profesional
de la Auditoría Interna acogidas por el Instituto de Auditores Internos de
Costa Rica (NEPAI). En su actuación como jefaturas, aplicarán las normas
contenidas en el Reglamento Autónomo de Servicios del INA, entre otra
normativa aplicable en el ámbito laboral y de educación.
Artículo 29.—Dependencia orgánica y funcional del Auditor y Subauditor Internos.
El Auditor y el Subauditor internos
del INA dependerán orgánicamente de la Junta Directiva, quien los nombrará y
establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables
a dichos funcionarios. Tales regulaciones de tipo administrativo no deberán
afectar negativamente la actividad de Auditoría Interna, la independencia
funcional y de criterio del Auditor y el Subauditor
Interno y su personal; en caso de duda, la Contraloría General dispondrá lo
correspondiente.
Artículo 30.—Jornada laboral para los puestos de Auditor y Subauditor.
Los funcionarios nombrados en los puestos de Auditor y Subauditor tendrán una jornada de tiempo completo, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo Nº 30 de la Ley General de
Control Interno.
Artículo 31.—Obligación de presentar declaración jurada de
bienes.
El Auditor y Subauditor Internos
deberán cumplir con el requisito establecido en el artículo Nº 21 de la Ley
contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito Nº 8422, de presentar
declaración jurada de bienes en forma anual.
SECCIÓN II
Definición de relaciones y coordinaciones internas y externas
para el ejercicio de la Auditoría Interna
Artículo 32.—Relaciones y coordinaciones.
Las relaciones de la Auditoría Interna del INA con la Junta
Directiva del INA, los titulares subordinados del INA y otras instancias
internas para efectos de la fiscalización, los servicios de auditoría y
preventivos, serán definidas por el Auditor Interno, acorde con la normativa
que las rige. Dicha definición se realizará atendiendo principios de lógica,
razonabilidad y oportunidad. También deberá definirse el plazo en el cual
debe suministrarse lo requerido, considerando además, el grado de complejidad
y la urgencia que represente la información.
Artículo 33.—Coordinaciones con instancias externas.
Las coordinaciones para resolver diversos casos con instancias
externas, instituciones de control, comisiones legislativas, Ministerio
Público, Procuraduría General, denunciantes y otras pertinentes serán
definidas en los procedimientos de trabajo de la Auditoría Interna según su
naturaleza, sin menoscabo de lo que al efecto se establezca a lo interno del
INA en su reglamentación o lo que dicten las normas para el ejercicio
profesional de la Auditoría Interna, los lineamientos de la Contraloría y las
disposiciones legales vigentes y aplicables en cada caso.
SECCIÓN III
Relaciones de la Auditoría Interna y sus funcionarios con otras
unidades u órganos internos o externos en el ejercicio de sus funciones
Artículo 34.—Relaciones de los funcionarios de la Auditoría
con órganos internos y externos.
Las relaciones de los funcionarios de la Auditoría Interna con
los órganos internos y externos del ámbito de su competencia institucional,
en su calidad de auditados, se llevarán a cabo de conformidad con esos
procedimientos de trabajo y en el más absoluto respeto de los valores éticos,
humanos y del ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Artículo 35.—Intercambio de información con la Contraloría
General de la República.
En el marco de sus competencias, el Auditor Interno está facultado
para proveer e intercambiar información con la Contraloría General de la
República, así como con los entes y órganos de control que le corresponda
atender, sin perjuicio de la coordinación interna que al respecto deba darse
en el INA y sin que implique limitación para la efectiva actuación de la
Auditoría Interna.
Artículo 36.—Obligación de la Asesoría Legal de atender
eficientemente los asuntos de la Auditoría Interna.
La Asesoría Legal del Instituto debe brindar el oportuno y
efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que requiera la Auditoría
Interna, a fin de establecer adecuadamente su ámbito de acción y atender sus
necesidades de orden jurídico, conforme lo estipula el artículo 33, inciso c)
de la Ley General de Control Interno.
Artículo 37.—Coordinación interna en la Auditoría para la
atención y valoración de las denuncias.
Se establecerá un procedimiento o instructivo, basado en las
disposiciones legales y normativa aplicable, que oriente los pasos a seguir
respecto de admisibilidad de denuncias. Las denuncias atendidas por la
Auditoría Interna en el ejercicio de sus competencias, se instruirán bajo la
ordenación de los principios de informalidad, oficiosidad, celeridad y
eficacia.
En dicho instructivo han de considerarse, al menos, los
siguientes aspectos:
1. Definición del tipo de denuncias que son competencia de la
Auditoría Interna y que son susceptibles de ser admitidas para estudio.
2. Definición de un plazo razonable para determinar la
admisibilidad de una denuncia y de las características del acto mediante el
cual se dicta una resolución sobre esa admisibilidad o rechazo, el cual
deberá ser comunicado al denunciante que hubiera señalado lugar para oír
notificaciones.
3. Definición de la forma en que será comunicada esa resolución al
denunciante.
4. Definición de los requisitos mínimos de admisibilidad de las
denuncias.
5. Definición de los factores a considerar para valorar la
conducta del presunto responsable, entre los cuales, como mínimo se tendrán
los siguientes:
a. La efectiva lesión a los intereses económicos de la
Administración Pública y la cuantía de los daños y perjuicios irrogados.
b. El éxito obtenido en el logro de los resultados no deseados
por el ordenamiento jurídico o en el enriquecimiento o favorecimiento del
autor de la infracción o de terceros, así como el empeño puesto en
procurarlos.
c. El impacto negativo en el servicio público.
d. La reincidencia en alguna de las faltas tipificadas en el
artículo 38 de la Ley de la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito y, dentro
de los cuatro años anteriores.
e. El rango y las funciones del servidor; se entiende que, a
mayor jerarquía y complejidad de estas, mayor será la obligación de apreciar
la legalidad, oportunidad y conveniencia de los actos que se dictan,
autorizan o ejecutan.
6. Indicación de que no se dará trámite a las denuncias que sean
presentadas en forma anónima.
7. En casos excepcionales, tal como lo dispone la Ley de
Corrupción y Enriquecimiento Ilícito y su Reglamento, podrá abrirse de oficio
una investigación preliminar, cuando con ésta se reciban elementos de prueba
que den mérito para ello. En caso contrario, el Auditor Interno dispondrá su
archivo sin más trámite.
8. Definición de la potestad del Auditor Interno de rechazar
denuncias en cualquier momento, incluso desde su presentación y mediante
resolución motivada, cuando se presenten las siguientes situaciones:
a. Las denuncias que no sean de su competencia, en cuyo caso
deberán canalizarlas a las instancias competentes de conformidad con la Ley
de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites
administrativos (Ley Nº 8220 del 4 del marzo del 2002).
b. Las denuncias que sean manifiestamente improcedentes o
infundadas.
c. Las denuncias reiterativas que contengan aspectos que hayan
sido atendidos, en cuyo caso se comunicará al interesado lo ya resuelto.
d. Las denuncias que se refieran únicamente a intereses
particulares del ciudadano, con relación a conductas u omisiones de la
Administración que les resulten lesivas de alguna forma, y para cuya solución
exista un procedimiento específico contemplado en el ordenamiento jurídico
vigente.
e. Las gestiones que, bajo el formato de denuncia, sean
presentadas con la única finalidad de ejercer la defensa personal sobre
situaciones cuya discusión corresponda a otras sedes, ya sean administrativas
o judiciales.
SECCIÓN IV
Dirección y control de gestión de la Auditoría Interna
Artículo 38.—Gestión de supervisión.
El Auditor Interno deberá incluir dentro de los procedimientos
de trabajo los lineamientos de supervisión y será responsable de su
efectividad. Para ello debe propiciar que los esfuerzos de todos los niveles
jerárquicos dentro de la Auditoría Interna se dirijan al cumplimiento de los
objetivos.
Artículo 39.—Responsabilidad por los resultados y la calidad
de éstos.
La responsabilidad por el logro de los objetivos de calidad los
hallazgos, resultados, informes o revisiones estará en función de la
participación que cada funcionario profesional haya tenido en el transcurso
de un estudio de auditoría o servicio preventivo, y estará también asociado
al nivel de la función que desempeña en el equipo de trabajo o en la
coordinación, orientación o revisión del trabajo, así como de las tareas y
procedimientos de auditoría asignados, todo de conformidad con las disposiciones
legales aplicables a esta materia. En lo no regulado aquí, será aplicable la
normativa de derecho público correspondiente, en especial la de carácter
administrativo y laboral.
Artículo 40.—Gestión de archivos, documentos y sistemas de
información que soportan el trabajo de la Auditoría Interna del INA.
Corresponderá al Auditor Interno dictar las políticas para la
adecuada conservación y disposición de la información. Se definirán por
escrito las instrucciones relacionadas con el manejo de los archivos y de los
fiujos de documentos hacia lo interno y externo de
la Auditoría, así como la custodia de la información y documentación. En
relación con el manejo, funcionamiento y mantenimiento de los sistemas de
información que se disponga, se aplicarán las normas de control vigentes.
CAPÍTULO V
Aspectos de funcionamiento de la Auditoría Interna
Artículo 41.—Competencias.
Compete a la Auditoría Interna, primordialmente lo siguiente:
a. Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en
relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional,
incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar.
Asimismo, efectuar semestralmente auditorías o estudios especiales sobre
fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto estos se
originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia
institucional.
b. Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del
sistema de control interno de su competencia institucional, informar de ello
y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.
c. Verificar que la administración activa tome las medidas de
control interno señaladas en esta Ley, en los casos de desconcentración de
competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros;
asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles
críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales
servicios.
d. Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual
depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las
posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de
su conocimiento.
e. Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de
contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia
institucional y otros libros que, a criterio del Auditor Interno, sean
necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
f. Preparar los planes de trabajo, por lo menos de conformidad
con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República.
g. Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo
y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la
Contraloría General de la República y de los despachos de contadores
públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin
perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las
circunstancias lo ameriten.
h. Mantener debidamente actualizado el Reglamento de
organización y funcionamiento de la Auditoría Interna.
i. Las demás competencias que contemplen la normativa legal,
reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el
artículo 34 de la Ley General de Control Interno.
Artículo 42.—Participación del Auditor Interno o Subauditor Interno en las sesiones de Junta Directiva.
La participación del Auditor Interno en las sesiones de la Junta
Directiva del INA se da cuando previamente se requiera su participación por
asuntos de su competencia y cuando se le convoque para asumir su
responsabilidad de asesor, según la normativa y criterios establecidos por la
Contraloría General de la República. Asimismo, cuando el Auditor Interno lo
considere pertinente en virtud de los asuntos que tenga en estudio, siempre y
cuando esta práctica no sea de carácter permanente, en resguardo de la
independencia y objetividad de la Auditoría Interna.
Artículo 43.—Deberes.
El Auditor Interno, el Subauditor
Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, tendrán las
siguientes obligaciones:
a. Cumplir las competencias asignadas por ley, como funcionarios
públicos y como profesionales en contaduría pública o en la especialidad de
su competencia.
b. Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la
República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de
control o fiscalización legalmente atribuidas.
c. Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los
recursos asignados presupuestariamente.
d. No revelar a terceros que no tengan relación directa con los
asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los
estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre
aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o
eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a la
Ley General de Control Interno.
e. Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a
la que tengan acceso.
f. Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la
Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la
Auditoría Interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se
aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República.
g. Facilitar y entregar la información que les solicite la
Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el
inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con
dicha información.
h. Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.
CAPÍTULO VI
Objetivo, impacto, enfoque y potestades
Artículo 44.—Objetivo de la función de Auditoría.
El objetivo fundamental de la función de Auditoría es brindar un
servicio constructivo y de protección a la Administración, con el propósito
de coadyuvar en el desempeño eficaz, eficiente, económico, legal y
transparente de la administración en el logro de los objetivos y metas
institucionales.
Además debe proporcionar una garantía razonable de que la
actuación del jerarca y la del resto de la Administración se ejecute conforme
al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.
Artículo 45.—Impacto de la función auditora en el contexto
institucional.
El Auditor Interno debe procurar que la función de la Auditoría
Interna propicie en las autoridades competentes un impacto positivo en la
gestión y rendición de cuentas institucional, de manera que, por sí misma la
Administración pueda:
• Conocer y detectar situaciones que requieren medidas
correctivas.
• Favorecer la optimización del nivel de confiabilidad de la
información.
• Prevenir fallas de control en los sistemas contables,
presupuestarios, administrativos, operativos y de otra naturaleza.
• Evitar actos de corrupción y mejorar la efectividad de los
procesos que se desarrollan en el ámbito institucional.
Artículo 46.—Enfoque de la actividad de Auditoría.
La Auditoría Interna debe ejercer su actividad de auditoría con
un enfoque estratégico, sistémico, integral y de mejoramiento continuo de su
gestión bajo la ponderación de criterios relacionados con la materialidad
(importancia financiera), riesgo, impacto social y auditabilidad.
Artículo 47.—Potestades.
El Auditor Interno, el Subauditor
Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna tendrán, las
siguientes potestades:
a. Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los
archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y
órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados,
únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los
entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso
a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor
Interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las
transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas
electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u
otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los
recursos que se requieran.
b. Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que
administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su
competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo
razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su
competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que
respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y
órganos de su competencia institucional.
c. Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la
colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de
la Auditoría Interna.
d. Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento
de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico
aplicable.
CAPÍTULO VII
De los servicios de la Auditoría Interna
Artículo 48.—Servicios de Auditoría.
Los servicios de auditoría son los referidos a los distintos
tipos de auditoría, a saber: auditoría financiera, auditoría operativa y
auditoría de carácter especial. Estos servicios también son objeto de
planificación anual, destinándose recursos para garantizar su cumplimiento.
Artículo 49.—Servicios preventivos.
Los servicios preventivos incluyen la asesoría, advertencia y
autorización de libros. Estos servicios también son objeto de planificación
anual, destinándose recursos para garantizar su cumplimiento.
Artículo 50.—Asesoría.
El Auditor Interno o el Subauditor
Interno en ausencia del primero, debe asesorar oportunamente al jerarca en
materia de su competencia. Dicha asesoría se brindará sin perjuicio de las
asesorías que en esa materia, a criterio del Auditor, correspondan a otros
niveles de la organización, con el propósito de fortalecer el sistema de
control interno institucional.
Artículo 51.—Advertencia.
La Auditoría Interna debe advertir a los órganos pasivos que
fiscaliza, incluyendo al jerarca, sobre las posibles consecuencias de
determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
Artículo 52.—Autorización de libros.
La Auditoría Interna fiscalizará periódicamente la efectividad
del manejo, autorización y control de libros o registros relevantes y
necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
CAPÍTULO VIII
De la comunicación de resultados de los diferentes servicios de
la Auditoría, la resolución de confiictos y el
tratamiento de indicios de presuntos ilícitos
Artículo 53.—Confidencialidad de la información o asuntos
tratados en los informes.
No se debe revelar a terceros que no tengan relación directa con
los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los
estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre
aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o
eventualmente penal de los funcionarios del INA.
Artículo 54.—Comunicación de resultados de los estudios de
Auditoría.
Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los
estudios, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes a la Junta
Directiva o a los titulares subordinados de la administración activa, con
competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas
recomendaciones.
Artículo 55.—Materias sujetas a informes de Auditoría.
Los informes de Auditoría Interna versarán sobre diversos
asuntos de su competencia, así como sobre asuntos de los que pueden derivarse
posibles responsabilidades para funcionarios, ex funcionarios de la
Institución y terceros.
Artículo 56.—Informes de relación de hechos.
Cuando de un estudio se deriven recomendaciones sobre asuntos de
responsabilidad y otras materias, la Auditoría Interna deberá comunicarlas en
informes independientes para cada materia. En el caso de los informes que
contengan asuntos de responsabilidad, se elaborará un informe de una relación
de hechos cuyo formato y contenido será regulado en los procedimientos de
trabajo de la Auditoría Interna del INA y estará acorde con los lineamientos
que al efecto dicte la Contraloría General. Dicha relación de hechos se hará
del conocimiento del Presidente Ejecutivo, en concordancia con las
disposiciones del Reglamento Autónomo de Servicios del INA con excepción de
los casos en que éste sea el funcionario involucrado.
Artículo 57.—Informes de control interno.
Cuando se trate de estudios programados o especiales, que
evalúen la estructura de control interno de la actividad tratada, se
elaborarán informes de control interno, conteniendo resultados que generan
recomendaciones.
Artículo 58.—Presentación de resultados del informe final de
un estudio.
Los resultados de los informes de control interno serán objeto
de comunicación mediante una conferencia final con los titulares
subordinados, con el objeto de lograr una mejor comprensión de su contenido y
la aceptación de las recomendaciones. Como formalidad de este proceso de
comunicación de resultados, el auditor responsable del estudio en conjunto
con la Encargada de Proceso respectivo, convocará formalmente y participarán
en la conferencia final. Se elaborará un acta de conferencia final donde se
plasmará el grado de aceptación de cada una de las recomendaciones por parte
del titular subordinado correspondiente. Asimismo, se fijarán los compromisos
sobre las fechas en que se implantarán las recomendaciones.
Artículo 59.—Plazo para la aceptación de recomendaciones
contenidas en informes dirigidos a los titulares subordinados.
El titular subordinado que deba implantar las recomendaciones
emitidas por la Auditoría Interna dispondrá de un plazo improrrogable de 10
días hábiles, contado a partir de la fecha de recibo del informe de que se
trate, para informar a la Auditoría Interna sobre la aceptación de las
recomendaciones y las medidas tomadas en primera instancia. Si el titular
subordinado discrepa de las recomendaciones giradas por la Auditoría Interna,
deberá aplicarse lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley General de Control
Interno.
Artículo 60.—Informes dirigidos a la Junta Directiva.
Cuando el informe de auditoría esté dirigido a la Junta
Directiva, ésta deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un
plazo improrrogable de treinta días hábiles, contados a partir de la fecha de
recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de
tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las
soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que
comunicarlo debidamente a la Auditoría Interna y al titular subordinado
correspondiente.
Artículo 61.—Planteamiento de confiictos
ante la Contraloría General de la República.
Firme la resolución de la Junta Directiva del INA, que ordene
soluciones distintas de las recomendadas por la Auditoría Interna, ésta podrá
acogerse a lo dispuesto en el artículo Nº 38 de Ley General de Control
Interno.
Artículo 62.—Tratamiento de los indicios de presuntos
ilícitos.
El Auditor Interno debe denunciar, en forma oportuna, al
Ministerio Público en caso de tener noticia de presuntos ilícitos penales en
contra de la Hacienda Pública, e informar en forma concomitante a la Junta
Directiva del INA lo pertinente (salvo que este órgano sea el denunciado )
para que, en forma ágil y oportuna, tome las medidas correspondientes.
Asimismo, en el caso de eventuales responsabilidades civiles y
administrativas relacionadas con presuntos ilícitos, comunicar la relación de
hechos correspondiente al jerarca o a la Contraloría General cuando se trate
de este último. La Auditoría Interna deberá actuar con el debido celo y con
una actitud vigilante para fiscalizar que la Administración Activa adopte y
ejecute en forma diligente, las medidas que correspondan para la tramitación
de los procedimientos sancionatorios y de resarcimiento de los eventuales
daños y perjuicios sufridos por la Administración. El no hacerlo, convertirá
a la Auditoría Interna en corresponsable pasiva de esos perjuicios y daños
cometidos.
Artículo 63.—Comunicación de resultados de asesorías.
La comunicación de los resultados obtenidos, como producto de
una asesoría será un documento u oficio de la Auditoría Interna que contiene
la expresión de criterios, opiniones u “observaciones” que coadyuvan a la
toma de decisiones a la Junta Directiva, sin manifestar inclinación por una
posición determinada ni sugerir o recomendar. Su contenido deberá basarse en
una investigación tan amplia como fuere necesario para cubrir el
requerimiento sobre el tema, debidamente documentada y haciendo uso de las
fuentes disponibles, las cuales deberán ser mencionadas. Tanto la
investigación realizada como los análisis efectuados por la Auditoría Interna
deberán documentarse y conformar un legajo de respaldo. La estructura del
documento y las formalidades de presentación del documento serán definidas en
los procedimientos de trabajo de la Auditoría Interna, en cumplimiento de lo
antes expuesto.
Artículo 64.—Resultados de advertencias.
Las advertencias serán emitidas en un documento u oficio de la
Auditoría Interna conteniendo “observaciones” previniendo lo que legal,
administrativa y técnicamente corresponda a un asunto determinado. Deben
tener un tono constructivo y de apoyo, y estar fundamentadas y documentadas
adecuadamente, dada la responsabilidad que implicaría inducir a error a
quienes las reciben. El formato y estructura del documento será definido en
el Manual de Procedimientos de Trabajo de la Auditoría Interna.
Artículo 65.—Resultados de autorización de libros.
Los resultados de las autorizaciones de libros se emitirán
mediante un documento u oficio de la Auditoría Interna en el cual se
detallarán las observaciones surgidas en el proceso de revisión del libro
objeto de cierre y del que se reciba para apertura, o bien, sobre alguna
situación especial comentada por el solicitante o acaecida en el período
objeto de revisión y sobre la cual sea pertinente emitir alguna observación o
recomendación de acuerdo con la normativa aplicable. El formato del documento
se definirá en el Manual de Procedimientos de Trabajo de la Auditoría
Interna.
CAPÍTULO IX
Del seguimiento de recomendaciones
Artículo 66.—Definición del proceso de seguimiento.
El Auditor Interno debe diseñar y poner en ejecución un sistema
de seguimiento que contenga los mecanismos necesarios para verificar
oportunamente el cumplimiento efectivo de las recomendaciones contenidas en
los informes emitidos, así como de las disposiciones emanadas de la
Contraloría General de la República, de conformidad con los lineamientos
establecidos para tal efecto por el órgano contralor.
Artículo 67.—Seguimiento de recomendaciones derivadas de
evaluaciones periódicas realizadas por la Auditoría Interna sobre los
procesos de autoevaluación institucionales.
Las recomendaciones emitidas en los informes de la Auditoría
Interna producto de revisiones periódicas de los procesos de autoevaluación
institucionales serán objeto de seguimiento al tenor de lo dispuesto en el
artículo Nº 17 de la Ley General de Control Interno, como parte de las
funciones encomendadas a la Auditoría Interna por su naturaleza.
Artículo 68.—Seguimiento de disposiciones y recomendaciones
emanadas de los órganos de control externo.
Las recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la
República, auditorías y revisiones externas o emitidas por las demás instituciones
de control y fiscalización que correspondan, tanto dirigidas a la Institución
como a la Auditoría Interna propiamente, serán objeto de seguimiento por
parte de la Auditoría Interna. En caso de discrepancia por parte de la
Auditoría Interna, con respecto de las disposiciones emanadas de la
Contraloría General de la República se aplicará el artículo 26 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República.
Artículo 69.—Informe anual sobre el estado de las
recomendaciones.
El Auditor Interno debe elaborar y presentar ante la Junta
Directiva del INA un informe anual sobre el estado de las recomendaciones
emitidas por la Auditoría Interna, de las disposiciones emanadas de la
Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos,
en los últimos dos casos, sin perjuicio de que se elaboren informes y se
presenten ante dicho órgano colegiado cuando las circunstancias lo ameriten y
sean de su conocimiento.
CAPÍTULO X
Administración de la Auditoría Interna
SECCIÓN I
Planificación
Artículo 70.—Visión estratégica.
El Auditor Interno debe orientar estratégicamente el quehacer de
la Auditoría Interna del INA, establecer y actualizar la visión, misión y las
principales políticas que regirán el accionar de la Auditoría Interna,
dirigiendo y coordinando las acciones para que la planificación estratégica
cubra el universo fiscalizable institucional y posicione la labor de
Auditoría dentro del ámbito institucional, definiendo en cada ejercicio de
planificación estratégica el ciclo de fiscalización y la rotación del énfasis
en los estudios para una mejor cobertura.
Artículo 71.—Planificación estratégica.
El Auditor Interno definirá, pondrá en práctica y liderará el
proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna, el cual
culminará en la formulación de un documento formal que deberá ser del
conocimiento de la Junta Directiva del INA, ello de conformidad con la
normativa legal y técnica.
El Auditor Interno debe establecer esa planificación estratégica
congruente con su universo fiscalizable actualizado, la valoración del riesgo
y los objetivos de la organización. La planificación de la actividad de
auditoría en general deberá estar muy vinculada a potenciar que la
Institución maneje con eficiencia y legalidad los fondos públicos, y que los
sistemas de control interno contribuyan a que ello ocurra dentro del marco
jurídico y técnico que rige la Institución, en absoluta congruencia con el
objetivo del Sistema de Control y Fiscalización Superiores. El trabajo que se
realice en lo relativo a la planificación estratégica deberá definirse a lo
interno de la Auditoría Interna, acorde con las disposiciones y normativa
vigentes y con los lineamientos que al efecto emita la Contraloría General.
Artículo 72.—Formulación presupuestaria.
Es competencia de la Auditoría Interna elaborar su propio
proyecto de presupuesto anual, que se confeccionará de conformidad con el
ordenamiento jurídico aplicable y los mecanismos de coordinación establecidos
en el orden institucional para los procesos de formulación y control de la
ejecución presupuestaria. Será dado a conocer a la Junta Directiva
previamente a su incorporación al Presupuesto del INA para su aprobación.
SECCIÓN II
Organización del trabajo de Auditoría
Artículo 73.—Procedimientos de trabajo.
Se refiere a todos los procedimientos, instrucciones y
formularios aprobados por el Auditor Interno para ejecutar las competencias
de la Auditoría Interna del INA, los cuales deberán seguir las normas de
calidad de aplicación institucional y deberán ser actualizados periódica y
oportunamente.
Artículo 74.—Delegación de funciones.
El Auditor Interno podrá delegar en su personal sus funciones,
utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establecen los artículos 89 y
siguientes de la Ley General de la Administración Pública.
Artículo 75.—Cumplimiento de normas sobre atributos
personales.
El Auditor Interno y el Subauditor
Interno deberán cumplir las normas sobre atributos dictadas en el Manual para
el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, especialmente la
referida a que los trabajos de Auditoría deben realizarse con pericia y
debido cuidado profesional, haciendo valer sus competencias con independencia
funcional y de criterio, debiendo vigilar que su personal responda de igual
manera.
SECCIÓN III
Funciones de dirección
Artículo 76.—Dirección superior de la Auditoría Interna.
Corresponderá al Auditor Interno la dirección superior y
administración de la Auditoría Interna. Entre las funciones principales se
definen las siguientes:
• Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas,
procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir
con sus competencias, considerando en cada caso lo relativo a los procesos de
la estructura de la Auditoría.
• Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas,
procedimientos, y prácticas de administración, acceso y custodia de la
documentación de la Auditoría Interna, en especial la información relativa a
los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6 de la Ley
General de Control Interno y el 8 de la Ley Contra la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
• Mantener actualizado el Reglamento de Organización y
Funcionamiento de la Auditoría Interna, cumplir y hacer cumplir el
Reglamento.
• Presentar ante la Junta Directiva del Instituto el plan anual
de trabajo de conformidad con los lineamientos emitidos por la Contraloría
General, previa consulta a ese Órgano Colegiado sobre algún o algunos
estudios que podrían incorporarse en el Plan, lo que sería valorado por el
Auditor Interno, y proponer al jerarca oportuna y debidamente justificados,
los requerimientos de plazas, recursos para llevar adelante su plan,
incluidas las necesidades administrativas de la Unidad.
• Responder por su gestión ante la Junta Directiva del INA y
presentar al menos el informe de labores previsto en la Ley General de
Control Interno.
• Establecer un programa de aseguramiento de la calidad para la
Auditoría Interna, de conformidad con la normativa vigente.
• Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los
funcionarios de la Auditoría Interna cumplan, en el ejercicio de sus
competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con
las políticas, procedimientos, prácticas y las disposiciones administrativas
aplicables en el ámbito de la Auditoría y de la Institución.
• Establecer los mecanismos de coordinación necesarios para que
el responsable del control del presupuesto institucional mantenga un registro
separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por
objeto del gasto, de manera que se controlen la ejecución y las
modificaciones de los recursos presupuestados para esa Unidad.
Artículo 77.—Funciones que competen al Subauditor
Interno.
Al Subauditor Interno le corresponderá
apoyar al Auditor Interno en el descargo de sus funciones y lo sustituirá en
sus ausencias temporales, y deberá responder ante él por su gestión.
SECCIÓN IV
Regulaciones administrativas generales
Artículo 78.—Principios rectores para los funcionarios de la
Auditoría en el cumplimiento de su deber.
Los principios rectores de la actuación de los funcionarios de
la Auditoría Interna del INA, se encuentran plasmados en el capítulo
referente a la independencia y objetividad en el presente Reglamento y en el
Código de Ética de la Auditoría Interna del INA.
Artículo 79.—Administración del recurso humano de la
Auditoría.
El Auditor Interno actuará como jefe de personal de su Unidad y
en esa condición ejercerá las funciones que son propias en la administración
de personal, tales como: remociones, sanciones, promociones, permutas,
traslados, concesión de licencias, Definición y aplicación de los mecanismos
de incentivos y establecimiento de indicadores de desempeño, todo de acuerdo
con el marco jurídico que rige para el INA. Los nombramientos se realizarán
conforme con la selección efectuada por el Auditor Interno, y otros
movimientos de personal con su anuencia. En el manejo de los recursos humanos
multidisciplinarios, deberá procurar la mejor integración y coordinación de
los funcionarios a su cargo, según la normativa jurídica y técnica aplicable,
especialmente lo regulado en los artículos 24 y 28 de la Ley General de
Control Interno.
Artículo 80.—Políticas de recursos humanos e incentivos.
Le corresponderá al Auditor Interno, de conformidad con la
normativa y las políticas institucionales aplicables, participar en la
Definición y aplicación de los mecanismos de incentivos institucionales en lo
correspondiente a su personal; establecer indicadores de desempeño que estimulen
la excelencia en la aplicación de normas, metodologías, procedimientos y
generación de productos y servicios por parte de sus colaboradores; evaluar
el desempeño de su personal y tomar las medidas de mejora correspondientes.
Artículo 81.—Regulaciones administrativas que competen al
Auditor Interno para la selección del personal de Auditoría.
El Auditor Interno seleccionará al personal de acuerdo con lo
establecido en los perfiles definidos para los distintos niveles de
competencia. La Auditoría Interna del INA contará con personal de nivel
profesional y asistente necesario. La Definición de los perfiles requeridos
por el personal de Auditoría será responsabilidad del Auditor Interno, quien
deberá contemplar en tal Definición los niveles de conocimiento, experiencia
y competencias exigibles a las disciplinas y especialidades atinentes a la
labor de auditoría, tomando en consideración las disposiciones legales
aplicables y los lineamientos y directrices o criterios que al efecto haya
emitido o emita la Contraloría General.
Artículo 82.—Elaboración y ejecución del plan de capacitación
del personal de la Auditoría Interna.
El Auditor Interno debe elaborar y mantener en ejecución un plan
anual de capacitación el cual deberá ser del conocimiento de la Junta Directiva.
Para su elaboración serán consideradas las necesidades reales y
los perfiles definidos por la Auditoría Interna. Los beneficios se concederán
por el Auditor Interno o Subauditor Interno en el
ejercicio de sus competencias, bajo criterios de racionalidad en dicha
concesión, igualdad de trato, y en los aspectos no regulados, lo pertinente
de acuerdo con lo estipulado en el Reglamento del Sistema de Capacitación
para servidores del INA. Una vez aprobado el beneficio por el Auditor Interno
o Subauditor Interno se plantea la solicitud de
confección de cheque en forma directa al Proceso de Tesorería.
Artículo 83.—Relaciones con otras dependencias del INA para
los asuntos administrativos.
Para los trámites que realice la Auditoría Interna, a efecto de
gestionar sus recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos o de
otra índole, deberá cumplirse con los procedimientos y las autorizaciones
previas que establezca la reglamentación interna del INA. Para la gestión de
los recursos humanos, una vez autorizada la asignación de recursos, la Unidad
de Recursos Humanos realizará los trámites respectivos; en cuanto a los
trámites de compra, corresponderá al Proceso de Adquisiciones, y en lo
relativo a la ejecución presupuestaria, los trámites corresponden a la Unidad
de Recursos Financieros. Tal como se dispone en el ordenamiento jurídico, en
todos los casos, se informará por escrito si existe algún inconveniente en el
trámite digno de mención en cuanto a la oportunidad en la ejecución de los
diferentes pasos o etapas del trámite, de manera que la Auditoría Interna
pueda tomar las decisiones del caso y atender adecuadamente lo requerido para
lograr agilidad y eficacia.
Artículo 84.—Plazas vacantes.
Las vacantes que, por cualquier razón, tengan lugar en los puestos
de la Auditoría Interna, deberán ser objeto de una gestión en un plazo de 3
meses, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley General de Control Interno.
Artículo 85.—Incorporación de personal especializado.
El Auditor Interno debe gestionar -cuando se requiera- la
incorporación de profesionales y técnicos de diferentes disciplinas,
funcionarios o no del INA, para que lleven a cabo labores de su especialidad
en apoyo a las auditorias que realice la unidad a su cargo.
Artículo 86.—Otras regulaciones administrativas.
En cuanto a las regulaciones administrativas aplicables al
personal de la Auditoría Interna deberá atenderse lo dispuesto en los
artículos 24 y 28 de la Ley General de Control Interno, con las
justificaciones pertinentes.
CAPÍTULO XI
De las sanciones y responsabilidades
Artículo 87.—Causales de responsabilidad administrativa del
Auditor y del Subauditor Internos y de los demás
funcionarios de la Auditoría Interna.
Incurrirán en responsabilidad administrativa el Auditor Interno,
el Subauditor Interno y los demás funcionarios de
la Auditoría Interna cuando, por dolo o culpa grave, incumplan sus deberes y
funciones, infrinjan la normativa técnica aplicable o el régimen de
prohibiciones referido en la Ley General de Control Interno Nº 8292; todo sin
perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y
penalmente.
Además, se aplicarán las contempladas en el Reglamento Autónomo
de Servicios del INA.
Artículo 88.—Causales de responsabilidad administrativa de
los funcionarios del INA en su relación con la Auditoría Interna.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo Nº 39 de la Ley
General de Control Interno, incurrirá en responsabilidad administrativa y
civil, el funcionario del INA, sea, el jerarca, los titulares subordinados y
los demás funcionarios públicos, cuando corresponda, por obstaculizar o
retrasar el cumplimiento de las potestades del Auditor, el Subauditor y los demás funcionarios de la Auditoría
Interna, establecidas en dicha Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de
órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus
integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo.
Artículo 89.—Sanciones.
Las faltas comprobadas a las disposiciones derivadas de la
relación laboral existente entre los funcionarios de la Auditoría Interna con
el INA serán sancionadas conforme lo establecido en el Reglamento Autónomo de
Servicios del INA.
Artículo 90.—Sanciones administrativas aplicables al personal
de la Auditoría Interna.
Según la gravedad de las faltas, al personal de la Auditoría
Interna se le aplicará lo establecido en el artículo Nº 41 de la Ley General
de Control Interno, previo cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables al régimen laboral del INA. Serán sancionadas así:
a. Amonestación escrita.
b. Amonestación escrita comunicada al colegio profesional
respectivo, cuando corresponda.
c. Suspensión, sin goce de salario, de ocho a quince días
hábiles. En el caso de dietas y estipendios de otro tipo, la suspensión se
entenderá por número de sesiones y el funcionario no percibirá durante ese
tiempo suma alguna por tales conceptos.
d. Separación del cargo sin responsabilidad patronal.
CAPÍTULO XII
De las disposiciones finales
Artículo 91.—Plazo para atender solicitudes de información de
la Auditoría Interna.
La Auditoría Interna señalará a la Administración, en cada caso
y atendiendo a principios de la lógica, razonabilidad y oportunidad, el plazo
en el cual debe suministrarse lo solicitado por ella. Este plazo será
establecido considerando además, el grado de complejidad y la urgencia que
representa la información requerida.
Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo
establecido, previa comprobación de los motivos que concurren, el responsable
deberá comunicarlo así a la Auditoría Interna dentro de los tres primeros
días hábiles siguientes al recibo de la petición, a fin de que ésta determine
si procede su ampliación o prórroga del plazo establecido.
En caso de incumplimiento, se aplicará lo dispuesto en el
capítulo de sanciones y responsabilidades, salvo situaciones documentadas y
justificadas, o de imposibilidad material debidamente comprobadas por la
Auditoría Interna, caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditados.
Artículo 92.—Derogatoria del reglamento anterior.
El presente Reglamento, aprobado por la Junta Directiva del
Instituto Nacional de Aprendizaje mediante Acuerdo Nº 079-2007-JD, tomado en
la sesión Nº 4898 del 21 de mayo del 2007, deroga el Reglamento de
Organización y Funciones de la Auditoría, publicado en La Gaceta Nº
199 del 16 de octubre de 1997, que fue promulgado con base en los
Lineamientos generales que deben observarse en la promulgación del Reglamento
de Organización y Funciones de las Auditorías Internas de las entidades y
órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República,
publicados en La Gaceta Nº 14 del 21 de enero de 1998, así como
cualquier otra disposición interna que se le oponga.
Artículo 93.—Vigencia.
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta
y divulgado internamente para su debida aplicación.—14 de agosto del
2007.—Lic. Elías Rodríguez Chaverri, Auditor
Interno.—1 vez.—(Solicitud Nº 32544).—C-727655.—(71138).
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