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INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
JUNTA DIRECTIVA
En
sesión Nº 4448 celebrada el 9 de agosto del 2010, la Junta Directiva acordó
aprobar las modificaciones al Reglamento de Adquisiciones de Obras Bienes y
Servicios del INA, según consta en el acta de esa sesión en el artículo VII y
el acuerdo Nº 116-2010-JD-V2, para que en adelante disponga lo siguiente:
REGLAMENTO DE
ADQUISICIÓN DEL
INSTITUTO NACIONAL
DE APRENDIZAJE
Considerando:
1º—Que
la Junta Directiva del INA, en sesión Nº 4410, conoció la Propuesta de
Modificación del Reglamento de Suministros del INA, emitiendo y aprobando el
Reglamento de Adquisiciones de Obras, Bienes y Servicios del INA, que fue
publicado en La Gaceta Nº 222 del 16 de noviembre del 2009.
2º—Que
la Auditoría Interna emite los informes AI-51-2009 y AI-53-2009, relacionados
con estudios de Contratación de Entes de Derecho Privado.
3º—Que
mediante el oficio DFOE-SOC-382-2010, la Contraloría General de la República
remite el informe DFOE-SOC-42-2010 sobre el proceso de capacitación y formación
profesional en el INA.
4º—Que
mediante el oficio PE-512-2010, del 5 de mayo del 2010, la Presidencia
Ejecutiva del INA, comunica la aprobación de la nueva estructura
organizacional del INA, según oficio DM-140-10 de MIDEPLAN.
5º—Que
mediante el artículo 23 de la Ley Nº 8823, publicada en La Gaceta Nº 105 del
1º de junio del 2010, denominada “Reforma varias leyes de la participación de
la Contraloría General de la República para la simplificación y
fortalecimiento de la Gestión Pública”, se reforma el artículo 18 de la Ley
Orgánica del INA para que disponga:
“Artículo
18.—La adquisición de bienes y servicios que requiera el Instituto, así como
la venta de los bienes y servicios que produzca con sus actividades de
capacitación y formación profesional se regulará por lo dispuesto en la Ley
de Contratación Administrativa”.
6º—Que
en la sesión Nº 4448, del lunes 9 de agosto del 2010, el Lic. Arturo
Gutiérrez Ballard, Asesor de la Subgerencia Administrativa del INA, presenta
a Junta Directiva, la propuesta de modificación al Reglamento de
Adquisiciones de Obras, Bienes y Servicios del INA, de acuerdo con el oficio
SGA-207-2010 del 28 de julio del 2010, y la constancia de legalidad emitida
mediante el oficio AL-973-2010.
7º—Que
los señores directores y directoras conocen y discuten la propuesta de
Reglamento, y luego de realizar las observaciones y consideraciones
correspondientes manifiestan su anuencia.
8º—Que
de conformidad con el artículo 7º inciso d) de la Ley Nº 6868, y al haberse
sometido el presente Reglamento al conocimiento de Junta Directiva, se
acuerda: Aprobar el Reglamento de Adquisición del Instituto Nacional de
Aprendizaje; de conformidad con la propuesta presentada mediante el oficio
JD-105-2010, lo expuesto por el Lic. Arturo Gutiérrez Ballard y las
interpretaciones y observaciones realizadas por los señores directores. Para
que en adelante disponga lo siguiente:
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo
1º—Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular el sistema de
adquisición de obras, bienes, servicios de capacitación y formación
profesional y cualquier otro servicio general de este Instituto. Así como las
competencias de las diversas dependencias involucradas en dicho sistema.
Artículo
2º—Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento se entiende por:
Autoridades
superiores: Comprende la Junta Directiva, la Presidencia Ejecutiva, la
Gerencia, la Subgerencia Administrativa y la Subgerencia Técnica.
Comisión
de Licitaciones: Órgano colegiado encargado de conocer, aprobar, adjudicar,
declarar desierto o infructuoso las contrataciones realizadas por medio de
procedimientos ordinarios o materias excluidas según su competencia por rango
de acción.
Comisión
Local Central de Adquisiciones: Órgano colegiado encargado de conocer, aprobar,
adjudicar, declarar desierto o infructuoso las contrataciones realizadas por
medio de procedimientos ordinarios o materias excluidas según su competencia
por rango de acción.
Comisión
Local Regional de Adquisiciones: Órgano colegiado encargado de conocer,
aprobar, adjudicar, declarar desierto o infructuoso las contrataciones
realizadas por medio de procedimientos ordinarios o materias excluidas según
su competencia por rango de acción.
Contratación
directa por escasa cuantía: Contratación de limitado volumen y trascendencia
económica.
Equipo
administrativo: Activo utilizado para desarrollar las actividades
técnico-administrativos que sirven de apoyo para la ejecución de los
servicios de capacitación y formación profesional.
Equipo
de uso general: Instrumentos, utensilio o equipo, que es utilizado para la
ejecución de los servicios de capacitación y formación profesional, forma
parte de la lista de recursos didácticos y requiere control permanente de
inventarios.
Equipo
especializado: Activo de alto nivel tecnológico que es utilizado para la
ejecución de los servicios de capacitación y formación profesional, forma
parte de la lista de recursos didácticos, y por condición requiere un manejo
especial en el uso y la manipulación y un control permanente de inventario.
Material
de uso didáctico: Insumos necesarios para la ejecución de los servicios de
capacitación y formación profesional, forma parte de la lista de recursos
didácticos.
Material
devolutivo: Insumo utilizado para la ejecución de los servicios de capacitación
y formación profesional, forma parte de la lista de recursos didácticos, se
utiliza en el desarrollo del servicio y que es reutilizado y requiere
devolución al finalizar el servicio.
Material
especializado: Insumo con alto nivel tecnológico que es utilizado para la
ejecución de los servicios de capacitación y formación profesional, forma
parte de la lista de recursos didácticos y requiere una manipulación y manejo
especial.
Material
gastable: Insumo utilizado para la ejecución de los servicios de capacitación
y formación profesional, forma parte de la lista de recursos didácticos y se
consume en el desarrollo del servicio.
Material
perecedero: Insumo utilizado para la ejecución de los servicios de
capacitación y formación profesional, forma parte de la lista de recursos
didácticos y por sus características físico-químicas no puede ser almacenado,
se consume en el desarrollo del servicio y su vida útil es poco durable.
Material
uso administrativo: Insumos necesarios para desarrollar las actividades
técnico-administrativas de apoyo para la ejecución de los servicios de
capacitación y formación profesional.
Monto
de apelación: Estimación económica a partir de la cual el afectado puede
recurrir por medio de la apelación ante la Contraloría General de la
República (CGR). De acuerdo a la Ley Nº 8251, publicada en La Gaceta Nº 94
del viernes 17 de mayo del 2002, que adiciona los artículos 27 y 84 de la Ley
de Contratación Administrativa y actualizado por la CGR los primeros meses de
cada año.
Monto
de la contratación directa por escasa cuantía: Estimación económica que se
establece de acuerdo con la Ley Nº 8251, publicada en La Gaceta Nº 94 del
viernes 17 de mayo del 2002, que adiciona los artículos 27 y 84 de la Ley de
Contratación Administrativa y actualizado por la CGR los primeros meses de
cada año.
Proceso
de adquisiciones: Es el encargado de tramitar las solicitudes de adquisición
de obras, bienes y servicios de capacitación y formación profesional y
cualquier otro servicio general, de conformidad con lo requerido por las
unidades solicitantes, de acuerdo con la Ley de Contratación Administrativa y
su Reglamento. Dicho Proceso de Adquisiciones forma parte de la Unidad de
Compras Institucionales y de cada Unidad Regional.
Programa
de Adquisiciones: Es el plan de compras proyectado por la Institución a nivel
anual que se publicita conforme al artículo 7º del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
Proveedor
idóneo: Es el que se dedica al giro comercial del negocio en referencia.
Rango
de acción: Montos definidos en el artículo 13 de este Reglamento, que
delimitan la actuación para cada uno de los órganos competentes para tramitar
las contrataciones realizadas por medio de procedimientos ordinarios o
materias excluidas.
Servicios:
Conjunto de actividades que por su naturaleza son intangibles pudiendo ser
prestados por personas físicas y/o jurídicas a favor de la institución con el
fin de satisfacer las necesidades administrativas.
Servicios
de capacitación y formación profesional: Conjunto de acciones y productos
técnicos, metodológicos, tecnológicos y curriculares derivados de la
identificación de necesidades y requerimientos de los clientes. Por su
naturaleza se clasifican en a) Planes y programas de formación; b) Módulos
específicos de capacitación; c) Asistencia técnica; d) Certificación de
competencias laborales; e) Acreditación.
Unidad
de Compras Institucionales: Es la unidad encargada de normalizar, asesorar y
supervisar los procesos de adquisición de obras, bienes y servicios, así
como, la tramitación de los procesos de compra según su rango de acción, todo
en función del apoyo a la labor sustantiva y administrativa de la
Institución.
Unidades
Regionales: Central Oriental, Central Occidental, Brunca, Chorotega, Pacífico
Central, Huetar Norte, Huetar Atlántica, Cartago y Heredia.
Unidad
Solicitante: Corresponde a aquellas
dependencias que tienen un código presupuestario asignado, y, en el caso de
las Unidades Regionales incluye al Proceso de Servicio al Usuario, las
autorizadas para solicitar el trámite correspondiente para adquisición de
obras, bienes y servicios de capacitación y formación profesional y cualquier
otro servicio en general.
Unidad
Técnica Especializada: Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos y otras
Unidades de la Institución que realizan Estudios Técnicos Específicos.
Artículo
3º—Abreviaturas.
CGR:
Contraloría General de la República.
EPA:
Encargado del Proceso de adquisiciones en las Unidades Regionales y la Sede
Central.
INA:
Instituto Nacional de Aprendizaje.
LCA:
Ley de Contratación Administrativa.
PASER:
Plan Anual de Servicios de Capacitación y Formación Profesional.
PPCO:
Proceso de Programación y Control de Operaciones.
POIA:
Plan Operativo Institucional Anual.
RLCA:
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
SCFP:
Servicios de Capacitación y Formación Profesional.
SINAFOR:
Sistema Nacional de Formación.
SIREMA:
Sistema de Recursos Materiales.
UCI:
Unidad de Compras Institucionales.
UPE:
Unidad de Planificación y Evaluación.
GERENCIA:
Gerencia General, Subgerencia Administrativa, Subgerencia Técnica.
Artículo
4º—Ámbito de aplicación. Este Reglamento se aplicará a la adquisición de
obras, bienes y servicios, mediante los procedimientos ordinarios de
contratación, y las contrataciones de materias excluidas de los
procedimientos ordinarios que se llevan a cabo en el INA.
Artículo
5º—Actualización del sistema. La UCI es la responsable del sistema de
adquisición de obras, bienes y servicios. Deberá evaluar, actualizar,
automatizar, estandarizar y difundir los procedimientos necesarios para el
óptimo aprovisionamiento de las obras, bienes y servicios que requieran las
diversas dependencias institucionales.
Artículo
6º—Elaboración del plan de aprovisionamiento. Las obras, bienes y todos los
servicios que se adquieran, deberán estar acordes con las necesidades
institucionales, las cuales deben ser consideradas por el PPCO para realizar
el Programa de Adquisiciones.
En
el caso de la contratación de servicios de capacitación y formación
profesional se realizaran de acuerdo con las necesidades registradas en el
PASER.
Artículo
7º—Normalización de obras, bienes y servicios. El PPCO se encargará de la
normalización de la descripción de los códigos de las obras, bienes y
servicios que requiera la Institución, con la información proporcionada por
las unidades técnicas especializadas y coordinada con las unidades
solicitantes, según corresponda.
Artículo
8º—Registro de Proveedores Institucional. El PPCO se encargará de la
actualización del Registro de Proveedores. Todo lo relacionado con dicho
registro se regirá por lo establecido en el Reglamento de Registro de
Proveedores del INA y la LCA y su Reglamento.
CAPÍTULO II
De los procedimientos ordinarios de contratación
Artículo
9º—Solicitudes de adquisición y elaboración del programa de adquisiciones.
a) Solicitudes de adquisición: La UCI
suministrará la calendarización para que los responsables de las Unidades
solicitantes o a quien estos autoricen, incluyan en el SIREMA todas las
necesidades de adquisiciones de obras, bienes y servicios que requerirán para
el período presupuestario siguiente, salvedad hecha de aquellas que surjan
producto de situaciones de emergencia o imprevisibles, las cuales deberán ser
debidamente justificadas por la Unidad Solicitante, así como los servicios de
capacitación y formación profesional los cuales se solicitaran de conformidad
con las modificaciones reportadas en el PASER.
b) Agrupación de adquisiciones de obras,
bienes y servicios: Con base en los requerimientos de adquisiciones,
solicitados por las diferentes Unidades solicitantes, PPCO analiza y procede
a agrupar las solicitudes de acuerdo a los siguientes criterios de separación
y agrupación emitidos por las Unidades Técnicas Especializadas.
Criterio de separación: Obra
pública. -Materiales de uso administrativo. -Materiales de uso didáctico.
-Material gastable. -Material devolutivo. -Material perecedero. -Material
especializado. -Equipo especializado. -Equipo de uso general. -Equipo
administrativo. -Servicios de apoyo técnico. -Servicios de apoyo
administrativo. -Servicios de Capacitación y Formación Profesional.
Criterio de agrupación: Las
separaciones anteriores se agruparán por familia de obras, bienes y
servicios, especializándolas de acuerdo a semejanzas en las características
técnicas y uso, entre otros posibles elementos. El encargado del PPCO
revisará y aprobará las agrupaciones para su trámite correspondiente.
c) Elaboración del programa de
adquisiciones: El PPCO será el encargado de elaborar y publicar el Programa
de Adquisiciones y sus modificaciones que contiene la proyección de las
adquisiciones que se requieren para satisfacer las necesidades de obras,
bienes y servicios institucionales, con base en el Plan Operativo
Institucional Anual (POIA) y el Presupuesto Institucional al tenor de lo
dispuesto por el RLCA, el cual deberá ser aprobado por la Comisión de
Licitaciones. Requieren una justificación por escrito debidamente sustentada,
todas las adquisiciones de obras, bienes y servicios que no están incluidas
en el POIA o en el Presupuesto Institucional del período.
Las
modificaciones deberán ser aprobadas por la UCI en aquellos casos de
necesidades calificadas como urgentes o imprevistas.
Lo
anterior de conformidad con el artículo 13 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
Artículo
10.—Solicitudes de adquisiciones. Los encargados de las Unidades Solicitantes
o quien ellos designen formalmente, estarán autorizados para realizar las
solicitudes de adquisiciones de las obras, bienes y servicios en el SIREMA.
Asimismo serán los responsables de verificar la necesidad pública de
contratar y el cumplimiento del objeto de la contratación, salvo disposición
en contrario.
Para
la justificación establecida en el artículo 8º inciso a) del RLCA y la
determinación de la necesidad pública de contratar servicios de capacitación
y formación profesional total o parcialmente y los diseños curriculares se
motivarán en un diagnóstico de determinación de necesidades institucionales
elaborado o contratado por la UPE, este estudio deberá complementarse con las
prospecciones realizadas por cada Unidad Regional del INA, para los casos en
que la necesidad deba definirse según la pertinencia del mercado de la zona.
Para
complementar el diagnóstico de determinación de necesidades institucionales
también podrán utilizarse las siguientes fuentes:
a) Políticas y programas gubernamentales
e institucionales.
b) Requerimientos de organismos
nacionales e internacionales.
c) Comités de Cúpula, Comités de Enlace
sectoriales y Regionales.
d) Cámaras empresariales, instituciones
públicas y privadas.
e) Potenciales inversionistas (nacionales
y extranjeros).
f) Gremios empresariales y de
trabajadores.
g) Colegios profesionales.
h) Solicitudes específicas de personas
físicas, empresas o comunidades.
i) Análisis de requerimientos laborales
en medios de prensa.
j) Evaluaciones de impacto. Oficinas de
intermediación de empleo.
k) Estudios generados por unidades del
INA: Gestión Rectora del Sistema Nacional de Capacitación y Formación
Profesional, Gestión Regional, Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos
y Unidad de Planificación y Evaluación.
l) Resultados de vigilancia estratégica
de las Unidades Técnicas.
m) Información generada por empresas
catalogadas como Centros Colaboradores.
n) Estudios de necesidades y requerimientos
de formación y capacitación.
o) Informantes clave de los diferentes
sectores de la economía.
p) Ferias vocacionales.
q) Pre matrículas reportadas por las
regionales.
r) Lista de personas interesadas que
generan las comunidades.
s) Bases de datos de personas
interesadas en las Unidad Regionales y en el Centro de Llamadas INA.
t) Otras señales del mercado, así como
aquellas que al efecto la administración considere convenientes conforme al
interés general.
Artículo
11.—Comisión de Actualización de Necesidades de Capacitación y Formación
Profesional.
1) Integración: Esta Comisión estará
conformada de la siguiente manera:
a) Titular de la Gerencia General y en su
ausencia por el titular de la Subgerencia Técnica.
b) Titular de la UPE.
c) Titular de la Gestión Regional o
quien este designe.
d) Titular de la Gestión Tecnológica o a
quien este designe.
2) Funcionamiento de la Comisión: Para el
funcionamiento de esta Comisión se considerará lo siguiente:
a) Presidencia: La Comisión estará
presidida por el titular de la Subgerencia Técnica o en su ausencia por el
titular de la Gerencia General.
b) Secretaria: La secretaría de esta
Comisión estará a cargo del UPE.
c) Quórum: Para que la comisión sesione
válidamente deberá contarse con el titular de la Subgerencia Técnica o la
Gerencia General quienes serán responsables personalmente de sus actuaciones.
El quórum estará formado por la mayoría simple de sus integrantes.
d) Acuerdos: Los acuerdos se tomarán por
la mayoría simple de los presentes.
e) Empate: En caso de empate, quien
preside la Comisión tendrá voto de calidad. Este voto contará solo por dos.
f) Asistencia: La asistencia a las
sesiones de esta Comisión es obligatoria, por lo que toda ausencia debe ser
debidamente justificada ante quien la preside, excepto en el caso de alguno
de los Gerentes.
g) Responsabilidad del titular: En caso
que alguno de los titulares, no pueda asistir y decida enviar un sustituto,
éste podrá votar y firmar el acta en nombre del integrante ausente, pero
quedando la responsabilidad de los actos emitidos al titular, excepto en el
caso de los Gerentes.
h) Funcionamiento en general: Para los
demás aspectos no contemplados en este Reglamento, se regirá supletoriamente
por lo dispuesto en el artículo 49 y siguientes de la Ley General de la
Administración Pública.
i) Sesiones: La presidencia de la
Comisión podrá convocar en cualquier momento.
j) Sesiones mínimas: Deberá sesionarse
como mínimo cada seis meses.
3) Funciones de la Comisión: Las
funciones de la Comisión serán las siguientes:
a) Actualizar las necesidades de
capacitación del INA de acuerdo con las fuentes establecidas en el artículo
10 del presente Reglamento.
b) Establecer los procedimientos y
normalizar la metodología para la actualización del estudio de necesidades
con las fuentes establecidas en el artículo 10 del presente Reglamento.
c) Emitir criterios vinculantes en
cuanto a la determinación de necesidades en materia de capacitación y
formación profesional.
Artículo
12.—Requisitos para las justificaciones de compra. La Justificación de la
solicitud de adquisición deberá ser formulada por el encargado de la Unidad
Solicitante, considerando:
a) La necesidad a satisfacer con la
contratación y los beneficios que se espera obtener, ambos en concordancia
con los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el
Plan Anual Operativo, el presupuesto, la disponibilidad presupuestaria para
la adquisición de obras, bienes y el Programa de Adquisiciones Institucional.
b) La descripción del objeto de la
contratación (las especificaciones técnicas) que permitan satisfacer los
requerimientos internos y que correspondan a la realidad y necesidad real del
mercado.
c) Los procedimientos de control de
calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción
de la obra, bien o servicio.
d) La estimación actualizada del costo
del objeto, conforme al artículo 12 RLCA.
e) En las licitaciones públicas deberá
acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del
proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad
razonables, de conformidad con el artículo 8º inciso e) del RLCA.
f) Indicación expresa de los recursos
humanos y materiales a disponer para verificar la correcta ejecución del
contrato.
g) La designación de un encargado general
de supervisar el contrato.
h) Establecer los factores de
calificación y su aplicación.
i) Deberá además incluir cualquier otro
aspecto de relevancia para la contratación, como el requerimiento de
capacitación, garantías, plazos de entrega, entre otros elementos esenciales
y necesarios para la contratación.
La
presentación incompleta o poco clara de la información, facultará al Proceso
de Adquisiciones a prevenir por una única vez la justificación de la
solicitud de adquisición, para lo cual la Unidad Solicitante contará con un
plazo de dos días hábiles para solventar el problema, de no procederse con lo
requerido de manera satisfactoria, se anulará la solicitud de trámite.
Artículo
13.—Selección de procedimientos y decisión inicial. La selección de los
procedimientos de contratación corresponderá al Proceso de Adquisiciones, con
base en la información aportada por los encargados de las Unidades
Solicitantes en sus requerimiento de trámite de adquisición, tomando en
cuenta lo dispuesto en los artículos 8º, 9º, 12 y 13 del RLCA, así como los
montos establecidos en el artículo 27 LCA para cada tipo de procedimiento,
aprobados y actualizados por la CGR anualmente.
Todo
procedimiento de contratación administrativa deberá contar con la decisión inicial
la cual será dictada por la persona u órgano colegiado que corresponda, según
el procedimiento de que se trate y su rango de acción. Asimismo, dicha
persona u órgano colegiado deberá aprobar el cartel en caso de los
procedimientos ordinarios, según los siguientes rangos:
a) Comisión de Licitaciones: Las
contrataciones realizadas por medio de procedimientos ordinarios o materias
excluidas, cuya estimación sea igual o mayor al monto de apelación.
b) Comisión Local Central de
Adquisiciones: Las contrataciones realizadas en la Sede Central por medio de
procedimientos ordinarios o materias excluidas, cuya estimación sea inferior
al monto de apelación y superior al monto de las contrataciones directas por
escasa cuantía.
c) Comisión Local Regional de Adquisiciones:
Las contrataciones realizadas en su Unidad Regional por medio de
procedimientos ordinarios o materias excluidas, cuya estimación sea inferior
al monto de apelación y superior al monto de las contrataciones directas por
escasa cuantía.
d) EPA: Las contrataciones realizadas por
medio de procedimientos ordinarios o materias excluidas, cuya estimación sea
igual o menor al monto de las contrataciones directas por escasa cuantía.
Para
determinar el órgano competente de dictar la decisión inicial, se considerará
el monto estimado de la contratación de conformidad con el artículo 12 del
RLCA.
Artículo
14.—Elaboración de carteles y llamado a participar. La elaboración de los
carteles de los distintos procedimientos ordinarios de contratación, se hará
de acuerdo con la información aportada en la justificación de la solicitud de
trámite y estará a cargo del Proceso de Adquisiciones.
Para
la elaboración de los carteles el Proceso de Adquisiciones o EPA deberá
realizar lo siguiente:
a) Aval técnico. Solicitar a las Unidades
Técnicas Especializadas el aval técnico del cartel, cuando este sea
necesario.
b) Aprobación del cartel. Remitir los
carteles al órgano que corresponda según el rango de acción de acuerdo con el
monto estimado para su eventual aprobación.
c) Invitaciones: Invitar a participar a
los proveedores atinentes o idóneos con el objeto contractual, debiendo para
ello gestionar las publicaciones o cursar las invitaciones respectivas, todo
de conformidad con la LCA y los artículos 116, 117, 119 siguientes y
concordantes del RLCA.
d) Cronograma: Suministrar en cada
contratación un cronograma de actividades y plazos conforme a la LCA y su
Reglamento, el cual definirá períodos de ejecución para cada actor. Este
documento deberá ser actualizado en cada etapa, la no actualización oportuna
y la ausencia de anotación por incumplimiento se contabilizará como falta
grave y podrá acarrear una sanción disciplinaria conforme con lo dispuesto
por el Reglamento Autónomo de Servicios del INA y LCA.
Artículo
15.—Recepción de ofertas y elaboración de dictámenes. El Proceso de
Adquisiciones, tendrá a su cargo la recepción y apertura de ofertas, todo de
conformidad con la legislación vigente. De igual forma será el encargado de
solicitar los estudios legales a la Asesoría Legal cuando por el tipo de
concurso se requieran, estudios financieros a la Unidad de Recursos
Financieros cuando corresponda y los dictámenes técnicos a las unidades
técnicas especializadas, tanto internos como externos cuando se requiera.
Todo estudio técnico, ya sea interno o externo, deberá ser suscrito por el
responsable de su elaboración y; en los internos, deberá ser suscrito además
por el jefe de la unidad solicitante o unidad técnica especializada que lo
elaboró. La Asesoría Legal y las unidades técnicas especializadas internas a
las que se les solicite la preparación de dictámenes correspondientes, están
en la obligación de elaborarlos de acuerdo con los plazos que se fijen, aún
cuando el bien o servicio a adquirir no sea para su uso. El EPA deberá recomendar
la adjudicación tomando en consideración el resultado del análisis financiero
cuando corresponda, técnico y legal de las ofertas.
Para
el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones del Proceso de
Adquisiciones, todas las unidades de la Administración de tipo técnico,
administrativo, contable, financiero, presupuestario, informático están
obligados a brindarle colaboración y asesoría en el cumplimiento de sus
cometidos en el plazo establecido. El incumplimiento de los plazos fijados y
la omisión de los datos necesarios para la emisión de los criterios se
considerarán falta grave de conformidad el artículo 49 del Reglamento
Autónomo de Servicios del INA y el artículo 224 del RCLA.
Artículo
16.—Adjudicación. La Junta Directiva, la Comisión de Licitaciones, las
Comisiones Locales (regional y central) de Adquisiciones y el EPA,
adjudicarán los trámites de contratación según los siguientes rangos de
acción:
a) Junta Directiva: Todas las
contrataciones de cuantía inestimable. También todas las contrataciones
realizadas por medio de procedimientos ordinarios de licitación o
excepcionales de contratación directa, cuyo monto total a adjudicar sea igual
o mayor a dos veces el monto del recurso de apelación.
b) Comisión de Licitaciones: Las
contrataciones realizadas por medio de procedimientos ordinarios o materias
excluidas, cuyo monto total a adjudicar se encuentre en el rango comprendido
entre el monto de establecido por la Contraloría General de la República para
el recurso de apelación y que sea inferior a dos veces este monto.
c) Comisión Local Central de
Adquisiciones: Las contrataciones realizadas para la Sede Central por medio
de procedimientos ordinarios o materias excluidas, cuyo monto total a
adjudicar sea inferior al monto de apelación y superior al monto de las
contrataciones directas por escasa cuantía.
d) Comisión Local Regional de
Adquisiciones: Las contrataciones realizadas en su Unidad Regional por medio
de procedimientos ordinarios o materias excluidas, cuyo monto total a
adjudicar sea inferior al monto de apelación y superior al monto de las
contrataciones directas por escasa cuantía.
e) Proceso de Adquisiciones o EPA: Las
contrataciones realizadas por medio de procedimientos ordinarios o materias
excluidas, cuyo monto total a adjudicar sea igual o menor al monto de las
contrataciones directas por escasa cuantía.
Artículo
17.—Controles y custodia de documentos. El Proceso de Adquisiciones deberá
establecer los controles de las operaciones y de los documentos relativos a
compras de los bienes y servicios. De igual forma deberá mantener en custodia
los documentos de las contrataciones tramitadas.
CAPÍTULO III
De las funciones de los órganos involucrados en el
procedimiento de contratación
Artículo
18.—Junta Directiva. La Junta Directiva tendrá a su cargo las siguientes
funciones:
a) Adjudicar las contrataciones
realizadas por medio de procedimientos ordinarios o materias excluidas según
su rango de acción, previa recomendación de la Comisión de Licitaciones.
b) Autorizar los arrendamientos y ventas
de bienes inmuebles propiedad del INA, así como las compras de dichos bienes,
todo de conformidad con la LCA y el RLCA.
c) Autorizar o aceptar según
corresponda, las donaciones de bienes inmuebles cuando el INA sea sujeto
donante o donatario, previa recomendación de la Comisión de Licitaciones.
Artículo
19.—Comisión de Licitaciones.
1) Integración. La Comisión de
Licitaciones estará integrada por:
Miembros:
a) El titular de la Gerencia General o en
su ausencia por cualquiera de los Subgerentes.
b) El titular de la Gestión de Formación
y Servicios Tecnológicos;
c) El titular de la Gestión Regional;
d) El titular de la Gestión de
Normalización y Servicios de Apoyo;
e) El titular de la UCI;
f) El titular del Proceso de
Adquisiciones.
Miembros no permanentes, deberán
asistir:
a) En los casos que se analicen temas
relacionados con tecnologías de la información, para lo cual el titular de la
Gestión de Tecnologías de la Información, será miembro con voz y voto.
b) En los casos que se analicen temas
relacionados con el SINAFOR, para lo cual el titular de la Gestión Rectora
del SINAFOR, será miembro con voz y voto.
2) Funcionamiento de la Comisión de
Licitaciones: Para el funcionamiento de la Comisión se considerará lo
siguiente:
a) Presidencia: La Comisión estará
presidida por el titular de la Gerencia General, en su ausencia por el
titular de la Subgerencia Administrativa y en ausencia de esta última por el
titular de la Subgerencia Técnica.
b) Secretaría: La secretaría de la
Comisión estará a cargo del titular de la UCI o en su ausencia del titular
del Proceso de Adquisiciones.
c) Quórum: Para que la comisión sesione
válidamente deberá contarse con el titular de la Gerente General o alguno de
los Subgerentes, quienes serán responsables personalmente de sus actuaciones.
El quórum estará formado por la mayoría simple de sus integrantes. Para estos
efectos se computará el miembro no permanente, según la materia.
d) Acuerdos: Los acuerdos se tomarán por
la mayoría simple de los presentes.
e) Empate: En caso de empate, quien
preside la Comisión tendrá voto de calidad. Este voto contará solo por dos.
f) Asistencia: La asistencia a las
sesiones de esta Comisión es obligatoria, por lo que toda ausencia debe ser
debidamente justificada ante quien la preside con excepción de los miembros
de la Gerencia.
g) Responsabilidad del titular: En caso
que alguno de los titulares a excepción de los miembros de la Gerencia, no
pueda asistir y decida enviar un sustituto, éste podrá votar y firmar el acta
en nombre del integrante ausente, pero quedando la responsabilidad de los
actos emitidos al titular.
h) Funcionamiento en general: Para los
demás aspectos no contemplados en este Reglamento, se regirá supletoriamente
por lo dispuesto en el artículo 49 y siguientes de la Ley General de la
Administración Pública.
i) Deber de inhibirse: Cuando alguno de
los miembros de la Comisión de Licitaciones sea a su vez encargado de la
dependencia solicitante que promueve el proceso de compra, deberá inhibirse
de concurrir a los acuerdos relacionados con esa contratación. En el caso de
que alguno de los miembros no permanentes sea el que solicita la compra, este
deberá inhibirse, no tendrá voto y no se computará para constituir el quórum.
Artículo
20.—Competencia de la Comisión de Licitaciones. La Comisión de Licitaciones
tendrá las siguientes funciones:
a) Aprobar el Programa de Adquisiciones
Institucional y sus modificaciones.
b) Recomendar a la Junta Directiva la
adjudicación de las contrataciones realizadas por medio de procedimientos
ordinarios o materias excluidas según el rango de acción de la Junta
Directiva.
c) Recomendar a la Junta Directiva
autorizar o aceptar según corresponda, las donaciones de bienes inmuebles
cuando el INA sea sujeto donante o donatario.
d) Adjudicar las contrataciones realizadas
por medio de procedimientos ordinarios o materias excluidas según el rango de
acción.
e) Dictar la decisión inicial y aprobar
los carteles de las contrataciones realizadas por medio de procedimientos
ordinarios o materias excluidas según el rango de acción.
f) Resolver los recursos de objeción al
cartel en las contrataciones en que se dictó la decisión inicial según su
rango de acción.
g) Resolver los recursos de revocatoria
en las contrataciones adjudicadas por su rango de acción.
h) Aprobar y aceptar las donaciones de
bienes muebles cuando el INA sea sujeto donante o beneficiario, de
conformidad con lo indicado en el Reglamento de Donaciones de Bienes Muebles
del INA.
i) Convocar a cualquier funcionario del
INA con carácter de invitado y con el fin de obtener su criterio técnico en
asuntos de su competencia.
j) Realizar las solicitudes de
autorización a la CGR para contratar en forma directa de conformidad con el
artículo 138 del RLCA, así como la autorización para iniciar el procedimiento
de contratación sin contar con los recursos presupuestarios suficientes
dentro del mismo período presupuestario en los diferentes procedimientos de
contratación o materias excluidas.
k) Resolver los cambios y prórrogas
propuestos por los contratistas de las contrataciones igual o superior al
monto de apelación.
l) Aprobar las modificaciones
unilaterales y contratos adicionales de las contrataciones igual o superior
al monto de apelación.
m) Conocer cualquier otro asunto
relacionado con contratación administrativa, según su rango de acción y
competencias.
Artículo
21.—Comisión Local Central de Adquisiciones. La Comisión Local Central de
Adquisiciones estará integrada por:
1) Integración. La Comisión de
Licitaciones estará integrada por:
Miembros permanentes:
a) El titular de la UCI.
b) El titular de la Gestión de Formación
y Servicios Tecnológicos, o a quien este designe formalmente.
c) El EPA, en ausencia del titular a
quien este designe formalmente.
Miembros no permanentes, deberán
asistir:
a) En los casos que se analicen temas
relacionados con tecnologías de la información, para lo cual el titular de la
Gestión de Tecnologías de la Información será miembro con voz y voto.
b) En los casos que se analicen temas
relacionados con el SINAFOR, para lo cual el titular de la Gestión Rectora
del SINAFOR será miembro con voz y voto.
2) Funcionamiento de la Comisión Local
Central de Adquisiciones: Para el funcionamiento de la Comisión se
considerará lo siguiente:
a) Presidencia: La Comisión estará
presidida por el titular de la UCI o del EPA en ausencia de esta.
b) Secretaria: La secretaría de esta
Comisión estará a cargo del EPA.
c) Quórum: Para que la comisión sesione
válidamente deberá contarse con el titular de la UCI o el EPA quienes serán
responsables personalmente de sus actuaciones. El quórum estará formado por
la mayoría simple de sus integrantes. Para estos efectos se computará el
miembro no permanente, según la materia.
d) Acuerdos: Los acuerdos se tomarán por
la mayoría simple de los presentes.
e) Empate: En caso de empate, quien
preside la Comisión tendrá voto de calidad. Este voto contará solo por dos.
f) Asistencia: La asistencia a las
sesiones de esta Comisión es obligatoria, por lo que toda ausencia debe ser
debidamente justificada ante quien la preside.
g) Responsabilidad del titular: En caso
que alguno de los titulares, no pueda asistir y decida enviar un sustituto,
éste podrá votar y firmar el acta en nombre del integrante ausente, pero
quedando la responsabilidad de los actos emitidos al titular.
h) Funcionamiento en general: Para los
demás aspectos no contemplados en este Reglamento, se regirá supletoriamente
por lo dispuesto en el artículo 49 y siguientes de la Ley General de la
Administración Pública.
i) Deber de inhibirse: Cuando alguno de
los miembros de la Comisión de Licitaciones sea a su vez encargado de la
dependencia solicitante que promueve el proceso de compra, deberá inhibirse
de concurrir a los acuerdos relacionados con esa contratación. En el caso de
que alguno de los miembros no permanentes sea el que solicita la compra, este
deberá inhibirse, no tendrá voto y no se computará para constituir el quórum.
Artículo
22.—Competencias de la Comisión Local Central de Adquisiciones. Será
competencia de la Comisión Local Central de Adquisiciones:
a) Dictar la decisión inicial y aprobar
los carteles de las contrataciones realizadas en la Sede Central por medio de
procedimientos ordinarios o materias excluidas según su rango de acción.
b) Adjudicar las contrataciones
realizadas en la Sede Central por medio de procedimientos ordinarios o
materias excluidas según su rango de acción.
c) Resolver los recursos de objeción al
cartel en las contrataciones en que se dictó la decisión inicial según su
rango de acción.
d) Conocer los recursos de revocatoria en
las contrataciones adjudicadas por su rango de acción.
e) Resolver los cambios propuestos por
los contratistas en cuanto a plazos y características de los bienes o
servicios contratados en las contrataciones adjudicadas por su rango de
acción.
f) Aprobar las modificaciones
unilaterales y contratos adicionales de las contrataciones adjudicadas por su
rango de acción.
g) Convocar a cualquier funcionario del
INA con carácter de invitado y con el fin de obtener su criterio técnico en
asuntos de su competencia.
h) Conocer cualquier otro asunto
relacionado con Contratación Administrativa, según su rango de acción y
competencias.
Artículo
23.—Comisión Local Regional de Adquisiciones. La Comisión Regional de
Adquisiciones estará integrada por:
1) Integración. La Comisión de Licitaciones
estará integrada por:
a) La persona encargada de la Unidad
Regional.
b) El EPA.
c) Un representante de los centros de
costo aprobado por la persona encargada de la Gestión Regional.
2) Funcionamiento de la Comisión Local
Central de Adquisiciones: Para el funcionamiento de la Comisión se
considerará lo siguiente:
a) Presidencia: La Comisión estará
presidida por el titular de la Unidad Regional o en ausencia de éste por el
EPA.
b) Secretaria: La secretaría de esta
Comisión estará a cargo del EPA.
c) Quórum: Para que la comisión sesione
válidamente deberá contarse con el titular de la Unidad Regional o el EPA
siempre y cuando uno de ellos sea el titular del puesto. Estos serán
responsables personalmente de sus actuaciones. El quórum estará formado por
la mayoría simple de sus integrantes.
d) Acuerdos: Los acuerdos se tomarán por
la mayoría simple de los presentes.
e) Empate: En caso de empate, quien
preside la Comisión tendrá voto de calidad. Este voto contará solo por dos.
f) Asistencia: La asistencia a las
sesiones de esta Comisión es obligatoria, por lo que toda ausencia debe ser
debidamente justificada ante quien la preside.
g) Responsabilidad del titular: En caso
que alguno de los titulares, no pueda asistir y decida enviar un sustituto,
éste podrá votar y firmar el acta en nombre del integrante ausente, pero
quedando la responsabilidad de los actos emitidos al titular.
h) Funcionamiento en general: Para los
demás aspectos no contemplados en este Reglamento, se regirá supletoriamente
por lo dispuesto en el artículo 49 y siguientes de la Ley General de la
Administración Pública.
Artículo
24.—Competencias de la Comisión Local Regional de Adquisiciones. Será
competencia de la Comisión Local de Adquisiciones:
a) Dictar la decisión inicial y aprobar
los carteles de las contrataciones realizadas en la Unidad Regional por medio
de procedimientos ordinarios o materias excluidas según su rango de acción.
b) Adjudicar las contrataciones
realizadas en la Unidad Regional por medio de procedimientos ordinarios o materias
excluidas según su rango de acción.
c) Resolver los recursos de objeción al
cartel en las contrataciones en que se dictó la decisión inicial según su
rango de acción.
d) Conocer los recursos de revocatoria en
las contrataciones adjudicadas por su rango de acción.
e) Resolver los cambios propuestos por
los contratistas en cuanto a plazos y características de los bienes o
servicios contratados en las contrataciones adjudicadas por su rango de
acción.
f) Aprobar las modificaciones
unilaterales y contratos adicionales de las contrataciones adjudicadas por su
rango de acción.
g) Convocar a cualquier funcionario del
INA con carácter de invitado y con el fin de obtener su criterio técnico en
asuntos de su competencia.
h) Conocer cualquier otro asunto relacionado
con materia de contratación administrativa que se considere según su rango de
acción y su competencia.
Artículo
25.—EPA. El EPA tendrá a su cargo las siguientes funciones:
a) Tramitar procedimientos ordinarios o
materias excluidas.
b) Requerir las justificaciones en
relación con las solicitudes de adquisiciones de obras, bienes y servicios.
c) Dictar la decisión inicial y aprobar
los carteles de las contrataciones realizadas por medio de procedimientos
ordinarios o materias excluidas según su rango de acción.
d) Formular invitaciones, recibir ofertas
y efectuar la apertura de los diferentes procedimientos ordinarios o materias
excluidas.
e) Resolver y comunicar las aclaraciones
y modificaciones a los carteles de los procedimientos ordinarios o materias
excluidas.
f) Adjudicar las contrataciones
realizadas por medio de procedimientos ordinarios o materias excluidas según
su rango de acción de acuerdo con el artículo 15 inciso e) de este
Reglamento.
g) Resolver los cambios y prórrogas
solicitados por los contratistas en cuanto a plazo y características en las
contrataciones adjudicadas por su rango de acción.
h) Resolver los recursos de revocatoria
en las contrataciones adjudicadas por su rango de acción.
i) Tramitar los recursos ante quien
corresponda según el presente Reglamento.
j) Aprobar las modificaciones
unilaterales y contratos adicionales de las contrataciones adjudicadas según
su rango de acción.
k) Custodia de los expedientes de los
trámites de compras así como todos los documentos que se relacionen con
estos.
l) Realizar el trámite de revisión y
reajuste de precios de los contratos de obras, bienes y servicios,
coordinando en aquellos casos que corresponda con las Unidades Técnicas
Especializadas.
CAPÍTULO IV
De la supervisión, recepción, almacenamiento y
distribución
Artículo
26.—Trámites conexos de importación de bienes. Todos los trámites bancarios,
aduaneros, transporte interno a almacenes del “INA”, exoneraciones de
impuestos, contratación de medios de transporte, reclamos ante proveedores y/o
sus representantes o ante el Instituto Nacional de Seguros, producto de las
operaciones relacionadas con la importación de bienes estarán a cargo del
Proceso de Adquisiciones de la UCI.
Artículo
27.—Recepción, almacenamiento y distribución de los bienes. Para la recepción
de los bienes deberá llevarse un registro en el cual deberán constar las
cantidades, calidades, características, naturaleza de los bienes y
concordancia con lo adjudicado, así como toda otra información pertinente, y
será suscrita por el funcionario encargado de recibir los bienes y el
contratista o por quien hace la entrega. Al Proceso de Almacén le
corresponderá establecer y llevar a cabo los procedimientos y controles para
la adecuada recepción, almacenamiento y distribución de bienes en las
diferentes bodegas que aseguren un servicio eficiente y seguro.
Artículo
28.—Supervisión y recepción de servicios. El INA deberá evaluar el trabajo, a
fin de asegurarse su cumplimiento, conforme con las condiciones pactadas.
La
supervisión del contrato durante su período de ejecución, corresponderá a la
Unidad solicitante de la contratación en coordinación con las Unidades
Técnicas Especializadas involucradas cuando corresponda. Para tal efecto ésta
deberá tomar oportunamente las medidas que estime necesarias para obligar al
contratista a cumplir estrictamente con las condiciones específicas y plazos
establecidos, o para proceder a establecer la comunicación respectiva ante el
órgano que aprobó la contratación según su rango de acción, para resolver el
contrato cuando dicha medida se estime pertinente, con una indicación clara
de los motivos concurrentes y del incumplimiento en que el contratista ha
incurrido.
La
recepción provisional y definitiva del contrato, corresponderá a la Unidad
solicitante de la contratación cuando corresponda en coordinación con las
Unidades Técnicas Especializadas involucradas.
Artículo
29.—Supervisión de Servicios de Capacitación y Formación Profesional. El INA
deberá evaluar la ejecución de los servicios contratados, a fin de asegurarse
su cumplimiento, conforme con las condiciones pactadas.
La
supervisión del contrato durante su período de ejecución, corresponderá a la
unidad solicitante quien tendrá la supervisión directa de la ejecución del
contrato. Para tal efecto ésta deberá tomar oportunamente las medidas que
estime necesarias para obligar al contratista a cumplir estrictamente con las
condiciones específicas y plazos establecidos, o para proceder a establecer
la comunicación respectiva ante el Órgano competente según su rango de
acción, para resolver el contrato cuando dicha medida se estime pertinente,
con una indicación clara de los motivos concurrentes y del incumplimiento en
que el contratista ha incurrido.
El
Proceso de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional
de UCI, velará con la unidad solicitante la aplicación de la normativa de
contratación de SCFP que requiere las unidades adscritas a la Gestión
Regional. Asimismo, Proceso de Contratación de Servicios de Capacitación y
Formación Profesional de UCI ejercerá la supervisión complementaria a la
ejercida directamente por la unidad solicitante.
CAPÍTULO V
Sanciones
Artículo
30.—Sanciones. Para la ejecución del régimen de sanciones establecidas para
funcionarios en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley
de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, se aplicará el
procedimiento establecido en el Reglamento Autónomo de Servicios del INA y
supletoriamente la Ley General de Administración Pública, sin perjuicio de las
responsabilidades civiles o penales que puedan surgir.
CAPÍTULO VI
Disposiciones finales
Artículo
31.—Normativa aplicable. Con este Reglamento se deberán aplicar la LCA, RLCA
y la Ley General de Administración Financiera y de Presupuestos Públicos,
Supletoriamente se aplicará la Ley General de la Administración Pública.
Artículo
32.—Normativa derogada. Se deroga el Reglamento de Adquisiciones de Obras,
Bienes y Servicios, aprobado por la Junta Directiva mediante acuerdo Nº
119-2009-JD, de la sesión Nº 4410, celebrada el 7 de octubre del 2009,
publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 222 del 16 de noviembre del 2009.
Artículo
33.—Vigencia. El presente Reglamento entrará a regir a partir de su
publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
Disposiciones transitorias
1- Dentro de un plazo no mayor a un mes
después de comunicado el acuerdo de aprobación del presente Reglamento, la
UCI y la Comisión de Actualización de Necesidades de Capacitación y Formación
Profesional realizarán los procedimientos y las modificaciones necesarias a
los existentes, con el fin de adaptarlos a los nuevos requerimientos del
presente Reglamento.
2- Las Comisiones contenidas en el
Reglamento de Contrataciones de Servicios de Capacitación y Formación
Profesional, quedarán en funcionamiento únicamente para conocer y resolver
todos los aspectos relacionados con los contratos de servicios de
capacitación y formación profesional, que hayan sido aprobados de conformidad
con el citado Reglamento. La funciones que le competían a la Unidad de Contratación
de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, según el Reglamento de
Contratación de dichos servicios serán asumidos por el Proceso de
Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional para la
aplicación de este transitorio.
3- Se modifican todas aquellas
disposiciones reglamentarias del INA en materia de contratación
administrativa vigentes con anterioridad a la aprobación de la nueva
estructura organizativa del INA en las cuales se enuncie la Unidad de
Recursos Materiales para que se lea como Unidad de Compras Institucionales.
4- Se derogan todas aquellas
disposiciones anteriores que contravengan el presente Reglamento.
San
José, 20 de agosto del 2010.—Unidad de Compras Institucionales.—Lic. Ana Luz
Mata Solís, Jefa.—1 vez.—O. C. Nº 20671.—Solicitud Nº
32580.—C-746300.—(IN2010070923).
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